складаємо графік
Управляти часом було б легше, якби постійно не виникали різні непередбачені обставини, які абсолютно не сприяють здійсненню наших планів. Але що б не обіцяв день прийдешній, які б виклики ні кидав навколишній світ, не впадайте у відчай. Просто потрібно знайти кілька способів, які допомагали б найкращим чином використовувати час.
Справляємося з термінами
Перший закон Паркінсона [1] говорить: робота заповнює час, відпущений на неї. Ось чому дуже важливо визначати терміни її виконання. Інакше робота може розтягнутися на кілька тижнів, а то і місяців, і за тривалий період зроблено буде дуже мало.
Після встановлення остаточних термінів можна в цих рамках встановити власні - за принципом «матрьошки». Так ви отримаєте додатковий стимул виконати роботу швидше і не допустите, щоб на неї пішло невиправдано велика кількість часу.
Встановіть власні тимчасові рамки для різних завдань. Налаштуйте таймер або нагадування в комп'ютері (або скористайтеся будильником), щоб знати про закінчення терміну, відведеного для якогось завдання. Ви будете здивовані тим, наскільки це сприяє організації і як багато ви встигли зробити у відведений час. Більш того, поступово звикаючи виконувати роботу у встановлені терміни, ви виявите, що справляєтеся з нею все швидше.
Вирішуємо складні завдання
Ми боїмося складних завдань тільки тому, що вони такими здаються. Але, можливо, детально розібравшись в ситуації, виявиться, що це зовсім не так. Не варто відразу ж опускати руки, якщо ви не знаєте, з чого почати роботу. Наприклад, при необхідності організувати переїзд офісу важливо не злякатися уявній складності цієї затії.
Секрет в тому, що з важкими завданнями легше впоратися, якщо розділити їх, немов кавун, на більш дрібні частини. Після цього треба намітити окремий план виконання кожного пункту і реалізовувати їх в порядку черговості. Таким чином, будь-який нелегке завдання здасться цілком здійсненним, і ви зможете внести позначку про виконання в свій план.
Вибираємо час для роботи в самоті
Деякі завдання вимагають особливої уваги і зосередженості. При їх виконанні не можна відволікатися на щось інше, інакше можна збитися або втратити думку, і довгі години напруженої праці будуть витрачені даремно. Багато хто прагне знайти тихе і затишне місце, щоб попрацювати. Однак є й інші способи усамітнитися. Наприклад, відведіть в своєму графіку місце «часу недоступності».
• Визначте, о котрій годині до вас можна звертатися, а коли вас не можна турбувати. Обов'язково повідомте про це всім, хто має звичку порушувати ваш спокій.
• Увімкніть автовідповідач на пару годин, навіть якщо ви на місці. Це звільнить час для вирішення дійсно важливих питань, а повідомлення можна буде прослухати пізніше, в спеціально виділений час.
• Встановіть у ванній кімнаті «Сухостираєма» дошку з водостійкими маркерами, щоб мати можливість писати і планувати в тиші.
• Нехай ваш блокнот завжди знаходиться поряд з ліжком. Вражаюче, як часто важливі думки відвідують нас в хвилини найбільшого спокою.
Як часто ми висловлюємо розчарування після зустрічі: «Абсолютно марна трата часу!» Наприклад, нерідко залишається непоміченим, як відживають свій вік і стають непотрібними щотижневі «п'ятихвилинки». Але зустрічі і зборів повинні сприяти ефективній роботі, а не вбивати час. Якщо ви відповідальні за проведення якогось заходу, переконайтеся в тому, що ви знаєте:
• хто і чому повинен бути присутнім на зустрічі;
• які питання будуть обговорюватися;
• який результат ви хочете отримати від цієї зустрічі.
Якщо ви хочете, щоб захід був продуктивним, відповіді на ці питання повинні знати всі його учасники. Отже, якщо зустрічі забирають у вас дуже багато часу, не забувайте уточнювати:
• відведену вам роль;
• яких результатів ви плануєте досягти після її закінчення.
Якщо до проведення зустрічі вам не відомі відповіді на ці три питання, в першу чергу з'ясуйте, чому ви запрошені, чи обов'язково ваша присутність на протязі всієї зустрічі або ж ви можете бути присутнім при розгляді стосується вас питання, а з рештою ознайомитися з протоколом.
Безсумнівно, бувають ситуації, коли не обійтися без особистих зустрічей. наприклад:
• якщо ви не зустрічалися з цією людиною раніше;
• коли вам потрібно скласти власну думку про те, як взаємодіють інші, або особисто оцінити чиїсь здібності;
• якщо особистий контакт може прискорити вирішення питання;
• коли питання настільки тонкий, що мова рухів і жестів може виявитися важливіше слів.
Ефективно використовуємо час поїздок
Поїздки часто пов'язані з відвідуванням різних заходів і ділових зустрічей. Переїзди, що не кажи, сприяють марної трати часу, особливо якщо потрібно подолати значні відстані. Тому завжди цікавтеся метою поїздки. Якщо ви любите відрядження або у вас виникла необхідність провести ділову зустріч далеко за межами міста, витягніть якомога більше користі з цього «втраченого» часу.
• Візьміть з собою ноутбук або персональний органайзер, щоб, попередньо відключивши режим оповіщення, трохи попрацювати.
• За допомогою диктофона, тихо, не створюючи незручностей оточуючим, працюйте з кореспонденцією.
• Подорожуйте з колегою, але будьте обережні, присвячуючи його в курс подій. Може бути, не варто розповідати йому (або їй) всі деталі.
• Перевірте свій портфель і переконайтеся, що все зайве відправлено в кошик для сміття або заховано в належному місці.
• Очистіть кишені, портмоне і кейс від чеків; їх краще підшити до авансового звіту.
• Слухайте за допомогою плеєра різні аудіокурси, наприклад посібник з управління або уроки іноземної мови.
• Складіть докладний план і накидайте замітки на майбутнє.
• Прочитайте те, що відкладали роками.
Якщо вам вдасться включити в робочий графік всі завдання, що вимагають виконання, з'явиться більше шансів вкластися в термін. Ви встигнете зробити все необхідне і, крім того, знайдете час для давно запланованих справ, на які його ніколи не вистачало.
Укладайтеся в поставлені терміни свідомо. Тоді ви уникнете ситуації, коли виконання справи затягується і відбирає час, необхідний для подальших завдань, і не допустите ефекту снігової лавини. З'явиться реальне відчуття, ніби ви керуєте часом, а не навпаки. Це дасть впевненість в тому, що ви тримаєте ситуацію під контролем і можете виконувати незліченну кількість справ вчасно.
Проаналізуйте, як ви складаєте графік використання свого часу, і дайте відповіді на наступні питання.
^ Укладають ви в заплановані терміни?
^ Ділите ви складні завдання на частини?
^ Чи використовуєте ви «час недоступності» для завершення важливих справ?
^ Витягають ви всю можливу користь із зустрічей з іншими людьми?
^ Чи всі ваші поїздки дійсно необхідні?
^ Чи плануєте ви заздалегідь, як будете використовувати час в тривалих відрядженнях?
^ Чи правильно складений графік вашої роботи, чи використовуєте ви час з найбільшою ефективністю?
Все вийде, якщо ...
• встановлювати власні терміни в рамках вже певних;
• впроваджувати практику «часу недоступності»;
• розділяти складні завдання на кілька етапів.
• планувати, чим зайнятися під час поїздки;
• завершувати заплановане у встановлений термін.