Що таке дедлайн як вкластися в термін
У цьому матеріалі ми постараємося відповісти на питання: що таке дедлайн? Як укластися в термін і виконати свою роботу без запізнень хочуть дізнатися багато. Адже дуже часто ми стикаємося з ситуацією, коли невиконані справи накопичуються, мов снігова куля, і створюється враження, що з цього авралу просто неможливо вибратися. Причиною для освіти завалу на роботі може послужити один з наступних факторів:
• Ви недооцінюєте складність того чи іншого завдання, в результаті витрачаєте на нього більше часу, ніж планували;
• Замовник не надає повні відомості, що призупиняє процес роботи;
• Для того щоб почати виконання завдання, необхідно повторювати ряд документів, а цей процес затягується, на увазі черг, відсутність часу на відвідування інстанцій, і так далі;
• Непередбачувані обставини, які обумовлені людським фактором.
Незалежно від того, що саме викликає завал на роботі підсумок один - величезна кількість невиконаних справ, які постійно крутяться в голові, доводять людини до стресового стану, а іноді і до нервового зриву. До речі, не у всіх ситуаціях виною ставати саме сама організація, оформлення документації або внутрішні особливості працівника. Навіть коли компанія змогла повністю укластися в термін, готова представити остаточне рішення свого клієнта, підкріплене усіма необхідними документами, тестами, дослідженнями, виникає інша проблема.
Сам клієнт раптом приймає рішення про те, що отриманий результат його не влаштовує. Наприклад, він хотів би починати будівництво не двоповерхового котеджу, а триповерхового. І тоді він вимагає додати в проект ще один поверх буквально за кілька днів. Природно, що переорієнтувати проект - це завжди занадто багато роботи і вимагає додаткового часу, а клієнт хоче отримати результат якомога швидше. Тут і з'являється напруга, роздратованість, працівники в поспіху забувають про дрібниці, зриваються один на одного і працюють цілодобово, не покладаючи рук.
Деякі контори відразу відмовляються від внесення змін до апробовані і затверджені розробки, кажучи про те, що повторне тестування, отримання паперів та інші нюанси вимагають додаткових витрат і термінів. Однак такою поведінкою організація відштовхує потенційного замовника, і навіть якщо він і погодиться на подібне рішення питання, то для себе зробить висновок, що надалі буде співпрацювати з більш лояльними конторами.
Звичайно, якщо людина вже вважається постійним клієнтом, то і домовитися з ним простіше. Адже він знає, що фірма виконує свою роботу якісно, і якщо їй і знадобився додатковий час, то тільки для того, щоб зробити проект якісно, без огріхів. Набагато важче пояснити це тим, хто прийшов робити замовлення вперше. В такому випадку багато керівників компаній погоджуються з умовами клієнта, для того, щоб викликати у нього довіру і бажання повторно звертатися саме до цього виконавцю.
Але все ж давайте перейдемо до основного питання: що таке дедлайн?
Дедлайн - це ситуація, коли на роботі на вас навалюється величезна кількість справ, які не виконані в строк або з'явилися спонтанно. У такому випадку людина відчуває себе під постійним тиском, з'являється стресовий стан, почуття невизначеності. Самі завдання, які стоять перед співробітником, він бачить нечітко, постановки задачі толком немає, зате є дуже маленький термін на їх виконання. Пропонуємо вам розглянути кілька рекомендацій, як правильно повестися в такій ситуації.
6 рекомендацій, як врятуватися від дедлайну.
1. Давайте заспокоїмося! Всі ми знаємо, що в стані нервового напруження виконувати роботу виходить з рук геть погано. Думки розбігаються, руки не слухаються, постійний поспіх просто заганяє в кут, людина починає робити помилки, друкарські помилки. Потім необхідно витратити додатковий час на те, щоб перевірити ще раз себе, виправити всі недоліки і знову перевірити ще раз, в загальному, замість того, щоб виконати завдання швидше, людина тільки затягує час. Паніка - це найгірший помічник в роботі, особливо в відповідальною. Для того щоб відчути себе спокійніше і зняти нервову напругу, слід структурувати свою задачу. Чітко виділяємо кінцеву мету, розбиваємо на послідовні дії процес її досягнення, формуємо групи робіт, які варто виконати, щоб пройти кожен етап, і ось, перед вами чіткий план - причини панікувати немає.
2. Визначтеся з вимогами! Для того щоб здати роботу в строк, необхідно мати чітке уявлення про те, якого саме результату чекає клієнт. Не дарма багато менеджерів прямо-таки завалюють питаннями клієнтів, оформляючи їх замовлення. Не соромтеся уточнювати всі, аж до дрібниць, щодо побажань клієнта. Іноді, особливо в тому випадку, якщо людина розуміє, що у нього залишилося мало часу, а результат потрібен в найближчі дні, він просто починає плутатися, говорити не чітко, узагальнено. Наприклад, якщо йому не сподобався підсумковий варіант в чорновому форматі, замовник просто говорить: «Це мені не підходить, треба все змінити». В такому випадку детально уточніть: що змінити, з якої причини, ніж замінити запропонований варіант, щоб в чистовому варіанті оформити вже максимально відповідає вимогам, пропозиція.
Можна скласти перелік характеристик, які повинні бути дотримані в замовленні наприклад: колір, вага, висота, ширина, тип, і так далі. Задавайте питання щодо кожної з них і уточнюйте побажання замовника максимально точно. Якщо це колір, то недостатньо відповіді синій, темний або світлий, яскравий або пастельний і так далі. Це дозволить реалізувати завдання максимально точно.
3. Вибудовуємо пріоритети. Будь-який проект має під собою кілька підзадач, причому зазвичай їх не менше п'яти. Давайте підрахуємо. Припустимо, ви працюєте дев'ять годин на день, при цьому маєте годинну перерву, тобто залишається вісім годин продуктивного робочого часу. Перед вами стоїть п'ять завдань, які необхідно виконати за сьогоднішній день, причому на кожне доведеться витратити не менше двох годин. Природно, що все зробити не вийде, двох годин все-таки не вистачає. Замість того щоб намагатися зробити все швидше, при цьому неуважно, краще розставити завдання по значущості, і то, яке найменш пріоритетне, відкласти на завтра. Така технологія допоможе і в разі, якщо справами завалив начальник, і при співпраці із замовниками.
Причому краще самостійно підійти до боса, пояснити, що вкластися в термін, і виконати всі п'ять завдань, просто неможливо, і попросити його розставити завдання відповідно їх пріоритетності на даний момент.
4. Інформуємо учасників проекту! Багато працівників все ще впевнені в тому, що якщо вони до останнього будуть приховувати свою помилку, невідповідність термінів або поставленим вимогам до задачі, то в останній момент все як-небудь, але зважитися. Це в корені неправильний підхід. Більшості замовників, начальників і клієнтів важливо знати, на якій стадії розвитку перебуває їхній проект. Залежно від цього вони планують подальшу свою діяльність, роботу, виробництво, і так далі. Набагато краще обговорити з замовником проект, донести до нього причини, які можуть стимулювати затримку здачі, проінформувати про те, яка можлива затримка.
Deadline - завал на роботі, який дуже часто провокує не вміння людини правильно організувати свою співпрацю з клієнтами або начальством. Спочатку працівник обіцяє виконати нереальні завдання за мінімальні терміни, а потім розуміє, що даремно давав гарантії того, що зробити не зможе. Він починає переживати, нервувати, шукати шляхи виконання обіцяного, в той час, як терміни підтискають, керівництво починає цікавитися ходом роботи і так далі. Цього варто уникати, набагато краще прямо повідомити, в які терміни і що ви зможете зробити. Свої слова можна підтвердити графіком, звітом, планом виконання замовлення із зазначенням тривалості кожної роботи, і так далі. Чим наочніше бачить замовник хід виконання його доручення, тим спокійніше він себе відчуває.
Для того щоб клієнт розумів, як ви працюєте над його проектом, кого підключаєте до роботи, бажано вказувати в документах всіх осіб, які працюють з вами в команді.
5. Плануйте! Щоб ефективно працювати при великому навантаженні, просто необхідно планувати свою діяльність. Дедлайн простими словами - це безліч невиконаної роботи, яка повинна бути здана не сьогодні-завтра. У мозку людини утримується безліч інформації, адже намагаючись нічого не забути, ми прокручуємо всі справи знову і знову. Іноді. Коли незабаром здача важливого проекту, працівники затримуються на роботі і по п'ятнадцять годин, щоб встигнути виконати все необхідне. Як відомо, активна інтелектуальна мозкова діяльність триває протягом семи, максимум дев'яти годин, після чого людині потрібен відпочинок. Для того щоб спростити собі роботу і розвантажити свій мозок, спробуйте кожне завдання розбити на кілька простих завдань.
Наприклад, необхідно скласти місячний звіт. Розбийте завдання на занесення даних в документ, підрахунок загальних коефіцієнтів, побудова діаграми, складання прогнозу і так далі. Завдання стануть простішими, конкретніше, і виконувати їх буде значно легше.
6. Угруповання. Напевно за один робочий день вам доводиться виконувати однотипні завдання. Наприклад, для того, щоб здати один проект, необхідно скласти кілька графіків, відвідати ряд інстанцій, відвідати різних постачальників, щоб вибрати найбільш оптимальні матеріали, і так далі. Щоб полегшити собі завдання, навчитеся групувати однотипні завдання. Наприклад, виділіть післяобідній час тільки на відвідування продавців матеріалів, які знадобляться вам для проекту, а першу половину дня проведіть за дзвінками в держслужби, з метою визначення часу відвідування.
В принципі, ми привели цілком поширені приклади серед управлінців проектами, які використовує будь-який професіонал для того, щоб успішно вести свою діяльність. Основне завдання - це здійснити певний комплекс робіт з метою досягнення кінцевої мети за чітко встановлений період часу. Саме до цього прагне кожен керівник проекту, причому необхідно так структурувати робочий процес, щоб уникнути дедлайну, виконати роботу якісно і уважно.
Але, как не странно, навіть дедлайн може бути корисний в деяких випадках. Давайте подивимося, чого доброго нас може навчити завал на робочому місці?
• Можливості людини не обмежені, і в умовах авралу навіть рядовий співробітник здатний працювати на рівні граничних можливостей, про які й не підозрював. Така мобілізація сил і ресурсів допомагає людині відкрити в собі нові здібності і таланти, а надалі працювати більш ефективно.
• Під час дедлайну співробітники настільки намагаються швидше виконати поставлені завдання, що часом знаходять альтернативні, перспективні та інноваційні вирішення питань.
• Дедлайн стимулює командний дух.
Але позитивні моменти стосуються тільки тих випадків, коли аврали - це разові, рідкісні ситуації, що виникають спонтанно і несподівано. Якщо ж людина постійно працює в такій напрузі, то це не варіант довгострокової служби. В іншому випадку постійне нервове напруження може негативно позначитися і на продуктивності праці, і на самопочутті, і на емоційному стані працівника.