Що робити, якщо в касі виявлено недостачу
Якщо у вас «спрощенка» з об'єктом доходи Виявивши недостачу, ви повинні діяти за загальновстановленими правилами, описаним в статті. Крім того, стягнувши недостачу з винного, вам доведеться відобразити отриману суму у позареалізаційні доходи. Найчастіше касир виявляє недостачу в касі в кінці робочого дня або зміни, коли знімає Z-звіт і перераховує виручку. Як правило, це відбувається в присутності головного або старшого бухгалтера або керівника (індивідуального підприємця). Сума по Z-звіту повинна збігтися з фактичною кількістю готівки. Факт перевищення суми, зазначеної в Z-звіті, над розміром виручки свідчить про недостачу.
Виявити нестачу можна і протягом дня - під час порівняння виручки з даними Х-звіту. Такі звіти знімають протягом дня (зміни), в тому числі по секціях. При цьому лічильники ККТ НЕ обнуляються.
Крок № 1 Збираємо комісію і відображаємо недостачу в документах
А в новому Положенні про ревізію каси і обліку нестач не говориться взагалі. Швидше за все, це обумовлено тим, що новий документ надає більше свободи юридичним особам та підприємцям в питаннях обліку своїх фінансів. Проте ви можете продовжувати користуватися старим, звичним порядком інвентаризації каси, незважаючи на те що конкретні вимоги щодо цієї процедури тепер відсутні. Для довідки У новому положенні про ведення касових операцій порядок інвентаризації грошових коштів не вказано, тому організації можуть проводити її на власний розсуд.
Отже, інвентаризаційна комісія, яка в присутності матеріально відповідальної особи (касира) проведе ревізію каси, повинна бути призначена наказом керівника. Під час процедури комісія перераховує готівку і перевіряє інші цінності, що знаходяться в касі. Порівнявши наявний залишок в касі з залишком, зазначеними в касовій книзі, вона підтвердить факт недостачі. Нагадаємо, що запис в касову книгу касир повинен заносити за кожним прибутковим (видатковим) касовим ордером, оформленим на отримані (видані) готівкові гроші. Денна виручка оприбутковується в касу по одному касовим ордером. Тому суми виручки на кінець дня, відображені в Z-звіті і касовій книзі, співпадуть.
Далі за результатами перевірки потрібно скласти акт. Раніше в цих цілях допускалося використовувати або форму. наведену в додатку № 4 до Порядку. або форму № інв-15. затвердженої постановою ГоскомстатаУкаіни від 18.08.98 № 88. Тепер же, коли Порядок вже не діє, акт слід заповнювати за формою № інв-15.
Пам'ятка Факт нестачі в касі слід відобразити в акті ревізії наявних грошових коштів. Кілька слів про те, як краще оформити акт. У верхній частині документа касир або інше матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що до початку ревізії всі видаткові та прибуткові документи здані в бухгалтерію, що надійшли гроші оприбутковані, а вибулі списані за видатками. Далі вказується сума готівки за обліковими даними і сума виявленої недостачі. Потім матеріально відповідальна особа пише пояснення, викладаючи причини недостачі. І в самому кінці акту керівник організації відображає своє рішення.
Акт підписується головою і членами комісії, а також матеріально відповідальною особою. Директор компанії ставить підпис під своїм рішенням. Акт оформляють у двох примірниках, один з яких передається в бухгалтерію, а другий залишається у касира. Заповнений акт ревізії наявних грошових коштів наведено нижче.
Малюнок 1. Зразок акта про відмову працівника надати пояснення
Крок №2 Стягуємо недостачу з винної особи
Коли касира беруть на роботу, з ним укладають договір про повну матеріальну відповідальність. Тому касир відповідає за збереження всіх прийнятих цінностей. У разі нестачі ввірених йому грошей, він зобов'язаний відшкодувати роботодавцю заподіяну пряму дійсну шкоду в повному розмірі (ст. 242 і 243 ТК РФ). При цьому причини недостачі в общем-то не важливі. Касир міг привласнити гроші, а міг недобросовісно поставитися до своїх посадових обов'язків, наприклад залишити касу без нагляду. Крім того, він міг просто обрахували і видати покупцеві здачу в більшій сумі, ніж треба. У всіх перерахованих випадках працівникові доведеться відшкодовувати нестачу, тобто вносити свої гроші в касу.
Чи вправі роботодавець утримати недостачу із зарплати касира? Відповідь залежить від суми нестачі.
Важлива обставина Роботодавець може стягнути недостачу з касира в безспірному порядку без його згоди, тільки якщо її сума не перевищує середній місячний заробіток винного.
Варіант 1. Сума недостачі не перевищує середнього місячного заробітку касира. В цьому випадку ви маєте право утримати недостачу із зарплати касира в безспірному порядку за розпорядженням керівника. При цьому згода винного працівника не потрібно. Протягом місяця з дня встановлення комісією розміру недостачі керівник повинен видати наказ про стягнення. Зразок наказу наведено нижче. Потім відсутню суму можна утримати із зарплати касира. Пам'ятайте, що загальний розмір утримань при кожній виплаті зарплати не може перевищувати 20%. Гранично допустимий розмір стягуваної суми розраховується після вирахування з зарплати ПДФО. На практиці сума недостачі зазвичай більше 20% зарплати. Тоді недостачу утримують із зарплати частинами до тих пір, поки вона не буде повністю відшкодована.
Малюнок 2. Зразок наказу про утримання із зарплати винного працівника суми нестачі
Приклад. Утримання грошей із зарплати працівника в рахунок відшкодування виявленої недостачі
Варіант 2. Сума недостачі не перевищує середнього місячного заробітку касира, проте місячний термін прийняття наказу про стягнення пропущений. Тут порядок стягнення залежить від бажання касира відшкодувати суму, якої бракує. Якщо він не проти, то недостачу знову ж утримують із зарплати. Або касир може внести власні гроші в касу в рахунок погашення боргу. Більш того, ви маєте право домовитися з ним про відшкодування шкоди з розстрочкою платежу. Тобто працівник буде погашати заборгованість частинами. В цьому випадку попросіть його надати вам письмове зобов'язання про відшкодування недостачі з зазначенням конкретних термінів платежу.
Якщо касир не бажає добровільно відшкодовувати нестачу, вам доведеться звернутися в суд з позовною заявою про стягнення боргу з працівника. Зробити це можна протягом року з дня виявлення недостачі.
Варіант 3. Розмір недостачі перевищує середній місячний заробіток. У цьому випадку діють так само, як і в попередній ситуації. Касир або за власним бажанням відшкодовує суму недостачі, або організація стягує гроші через суд.
Для довідки Роботодавець може пробачити касира і не стягувати з нього суму недостачі. Варто відзначити, що у всіх наведених ситуаціях ви маєте право повністю або частково відмовитися від стягнення боргу з винного працівника (ст. 240 ТК України). Наприклад, ви можете дозволити касиру не відшкодовувати суму недостачі, якщо вважаєте за її незначною.
Для наочності ми зробили схему способів стягнення недостачі з зарплати касира і привели нижче.
Схема. Як стягнути недостачу з касира
Окремо слід сказати про ситуацію, коли недостача виникає з вини неповнолітнього працівника. Наприклад, це може бути 16-річний кур'єр, що втратив ввірені йому гроші. Згідно зі статтею 242 ТК України працівники, яким не виповнилося 18 років, несуть повну матеріальну відповідальність лише за шкоду, заподіяну умисними діями, в стані токсичного сп'яніння, а також в результаті вчинення злочину або проступку. Недостачу, що виникла з інших причин, з таких осіб можна стягнути лише в межах середньомісячного заробітку (с. 241 ТК України).
Крок №3 Відображаємо операції, пов'язані з нестачею, в податковому обліку
Облік доходів обговоримо більш докладно. «Спрощенці» враховують в податковій базі доходи від реалізації та позареалізаційні доходи (п. 1 ст. 346.15 НК Україна). Склад позареалізаційних доходів визначається відповідно до статті 250 НК РФ, в пункті 3 якій згадані суми відшкодування збитків або шкоди. Тому суму недостачі, відшкодована касиром або іншим винною особою, слід включити до складу доходів в день надходження в касу або на розрахунковий рахунок (п. 1 ст. 346.17 НК Україна).
Нюанси, які потребують особливої уваги
При виявленні недостачі в касі обов'язково слід скласти акт ревізії наявних грошових коштів.
Роботодавець може стягнути збитки з зарплати працівника без його згоди, тільки якщо сума недостачі не перевищує середнього місячного заробітку винуватця. В іншому випадку, якщо співробітник відмовляється добровільно внести гроші, доведеться звертатися до суду.
Незалежно від причин нестачі її сума податкову базу не зменшить. А ось відшкодована суму доведеться врахувати у позареалізаційні доходи.
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове