Розділяй і володарюй! Або як правильно управляти грошима своєї компанії
Багатьом підприємцям в малому бізнесі, часом дуже складно доводиться при роботі з грошима своєї компанії. Сьогодні в школі не вчать фінансової грамотності, хоча гроші невід'ємна частина нашого життя. З приходом людини в бізнес, фінансова грамотність, як правило, не виростає сильно. Підприємці, які не вміють керувати своїми фінансами і фінансами своєї компанії, як правило розвиваються досить довго. Тобто замість того, щоб протягом року-півтора, на будівництво прибуткової компанії, йде близько 4-5 років, а в деяких випадках і більше. У цій статті, поговоримо про те, як правильно управляти грошовим потоком на благо компанії.
Періодично при діалозі з підприємцями, мені доводиться «спостерігати» таку картину, коли гроші на розвиток якогось напрямку є, але тому що воно ще не перевірено і мальовано, то як би і не дуже хочеться. А кажучи по-простому «жаба душить». І часто виходить так, що ця сама жаба душить ваш власний бізнес. Давайте розбиратися чому так відбувається.
І виходить так, що підприємець при отриманні більш-менш стабільних прибутків, починає збільшувати рівень свого життя. Купує нову машину, починає будівництво на дачі, в квартирі косметичний ремонт, починає ходити по кафе і ресторанах ... і все начебто чудово, життя починає налагоджуватися. Але це триває, як правило, не вічне і сувора реальність швидко ставить на місце, показуючи, що конкуренти теж не дрімають, і співробітники втрачають продуктивність, поки ви не в офісі, а на дачі ремонтом займаєтеся і т.д. Прибутковість бізнесу падає, грошей стає все менше і менше, дружина починає пиляти, що шубу чергову їй не можеш купити і інші радощі життя ... в загальному приходить велика і товста # опа.
Відповідь, насправді, лежить на поверхні і в назві цієї статті. Як говорили римляни - «розділяй і володарюй». Якщо ви не хочете в бізнесі і в особистому житті повторювати помилки багатьох ваших колег, то навіть на самому ранньому етапі, ви повинні розділити надходження грошей з бізнесу на «свої» і на «гроші компанії». Розділити не тільки фізично, а й психологічно (а це куди складніше, ніж здається). Тоді ви точно будете знати, скільки можете витратити на бізнес, а на які гроші можете дружині шубу купити або собі гаджет який.
Наприклад, при 300 тисячах рублів прибутку на місяць, ви поділяєте так: 80 т.р. - це моє, а 220 т.р. - це гроші які ви можете реінвестувати в бізнес. Така схема не дасть вам забутися і піти в «загул», а також дасть можливість вашому бізнесу дихати. Ви розумієте, що на наступний місяць компанія має в своєму розпорядженні сумою в 220 т.р. які ви будете витрачати на бізнес (закупівля нових партій товару, просування, найм нових співробітників і т.д.). Якщо вам вдалося психологічно розділити ці суми, то прощатися з грошима компанії буде значно простіше. А прощатися з грошима потрібно, тому що гроші - це кисень в кровоносній системі вашого бізнесу. Якщо знижувати кількість кисню в крові, то спочатку стане трохи мутить, потім самопочуття ще погіршитися, і так до так пір, поки бізнес не відкине копита.
Необхідно постійно шукати і пробувати нові методи і напрямки в бізнесі. Якщо постійно себе обмежувати, то, як правило, розвиватися ви будете дуже довго. Ви будете 4-5 років робити те, що інші роблять за рік, максимум за два. Звичайно, помилки в процесі неминучі. Частина грошей ви будете спускати в трубу, але за це ви отримаєте цінний досвід, без якого в бізнесі дуже складно.
Така проста примітивна схема розподілу грошей справедлива більше для невеликих бізнесів. Наприклад, для інтернет-магазинів з об'ємом замовлень не більше 300-400 на місяць. Коли бізнес-процеси ще примітивні, кількість співробітників ще не багато, і ви в силах самостійно управляти всіма процесами і потоками грошей, тому що вони ще не великі і зрозумілі.
При зростанні бізнесу, зростає і кількість оборотних грошей, і починають формуватися різні відділи зі своїми начальниками і т.д. В цьому випадку, принцип залишається тим же. Ви як і раніше повинні чітко розділяти гроші на власні і на гроші компанії. Але ваші відділи вже можуть мати власні бюджети (шматочки від загального «пирога»). Тут вже в деякому роді потрібно давати певну фінансову свободу керівникам відділів, інакше ви вставите величезну палицю в колеса самому ж собі. Наприклад, коли на покупку столів і стільців для нових співробітників, керівник відділу біжить погоджувати це з вами. Або, коли, необхідно купити стелажі та обладнання на склад. Я побачив багато компаній, де справи іноді доходять до абсурду, і доводиться погоджувати чи не друк візиток співробітникам для участі в якійсь конференції або виставці.
Звичайно, коли у відділів є свої бюджети, їх необхідно контролювати. І контролювати не тільки витрата грошей, але і ефективність цих витрат. Враховувати витрата грошей не складно, для цього потрібна просто облікова система типу 1С або CRM. А ось ефективність оцінювати значно складніше. Тут варто вводити якісь показники для відділів, за якими ви будете оцінювати їх ефективність. Якщо показник зростає систематично - значить є толк, якщо немає, треба розбиратися, що заважає. Це вже зовсім інша велика тема, зачіпати її зараз не буду, просто наведу приклад того, що я маю на увазі. Наприклад, для вашого відділу доставки, один з показників його ефективності може бути пропускна здатність - скільки доставок робить кур'єр в день (в середньому). Якщо він зростає, значить відділ йде в правильно напрямку. Звичайно, тут є певний фізичний межа, вище якого ви не зможете підняти показник, але ви будете бачити, що він не падає і контролювати його. Для відділу продажів, один з показників може бути результативність дзвінків від клієнтів або показник не прийнятих дзвінків.
І звичайно, давайте вашим керівникам і співробітникам можливість помилятися в певних діапазонах дозволеного. У тому числі і фінансово. Вони витрачають не ваші гроші, а гроші компанії, тому ставитеся до цього спокійніше, але контролюйте. Якщо ваші співробітники не будуть помилятися, вони ніколи нічому не навчаться, і скидатимуть з себе відповідальність. Мовляв, ви ж самі Іван Іванович, мені бюджет підписали на реорганізацію відділу логістики ... ну ось так вийшло, що тут зробиш. У підсумку, все зависне на вас, і ваші керівники замість допомоги в розвитку компанії будуть безвідповідальними, «ховаються» в будь-який незрозумілій ситуації, як маленький хлопчик за маминою спідницею.
Для тих же, хто тільки планує зайнятися бізнесом і має якийсь стартовий капітал. Рекомендую також, розділити його на гроші «на бізнес» і «на себе». Наприклад, якщо з роботи ви вже звільнилися, а бізнесу ще немає, то буде потрібно певна сума грошей, на яку ви будете жити, а решта піде на бізнес. І ви, ні в якому разі, не повинні їх змішувати. Інакше буде дуже велика спокуса або ущемити розвиток компанії, взявши собі більше грошей. Або навпаки, вливати в бізнес ті гроші, які ви відвели на себе. Це теж ні до чого доброго не приводить. Хоча підприємцям часом доводиться скорочуватися.