Різновиди службових листів супровідний лист, інформаційний лист, гарантійний лист,
Ділова службове листування. ділові листи
Різновиди службових листів: Супровідний лист, Інформаційний лист, Гарантійний лист, Лист подяки
3. Різновиди службових листів
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою, кур'єром, факсимільним зв'язком, електронною поштою і т. Д.
3.1. Супровідний лист
Текст супровідного листа починається словами:
«Представляємо Вам. »(У вищестоящу організацію);
«Направляємо Вам. »(В підвідомчу організацію);
«Надсилаємо Вам. »(В сторонню організацію).
Одночасно з цим може міститися додаткова інформація, яка відображає характер управлінської ситуації, в якій здійснюється ділове спілкування:
«Відповідно до попередньої домовленості висилаємо Вам. »
«Відповідно до додатковим протоколом висилаємо Вам. »
«У підтвердженні нашої домовленості висилаємо Вам. »
Текст супровідного листа може містити прохання, пояснення, пов'язані з тими матеріалами, які становлять додаток до супровідного листа. У цьому випадку спочатку говориться про направлення документів, потім викладаються прохання і пояснення.
Обов'язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про контроль.
Лист-прохання повинно містити обґрунтування прохання і виклад самого запиту. Обгрунтування повинно передувати викладу прохання. Обгрунтування може бути відсутнім у випадках очевидності прохання, її типовий характеру, а також у разі, якщо здійснення дій, що становлять прохання, є обов'язком організації, підрозділу, посадової особи. Прохання викладається за допомогою дієслова «просити»:
«Просимо Вас провести. »
«Просимо Вас надати. »
«Просимо Вас повідомити. »
Прохання може формулюватися і без дієслова «просити», наприклад:
«Сподіваємося на позитивне вирішення питання. »
«Сподіваємося, що Ви вважаєте за можливе розглянути наше звернення»
В одному листі може міститися кілька прохань. В цьому випадку використовуються наступні мовні звороти: «Також просимо Вас розглянути (надати, провести.). Одночасно просимо Вас. ».
Лист-запит - службовий лист, що направляється з метою отримання будь-яких офіційних відомостей або документів.
Текст листа-запиту містить обґрунтування необхідності подання відомостей або матеріалів і власне виклад запиту. В обґрунтуванні можуть міститися посилання на законодавчі та інші нормативні акти, організаційно-правові документи, так як організація не має права запитувати відомості, не обумовлені її функціональної діяльністю
В цілому листи-запити складаються так само, як листи-прохання. Листи-запити, як правило, підписуються керівником організації або офіційно уповноваженим на це посадовою особою.
Лист-запит вимагає листи-відповіді.
Лист-відповідь - службовий лист, складене як відповідь на лист-прохання або лист-запит. Відповідь може бути позитивним або негативним (лист-відмову).
Негативна відповідь повинен бути обгрунтований, не можна просто відмовити у проханні без пояснення, тому лист-відмову доцільно починати з обгрунтування відмови: «У зв'язку з. ».
Лист-повідомлення може бути ініціативним або бути відповіддю на лист-прохання або лист-запит (див. Також лист-відповідь). Як правило, листи-повідомлення - невеликого обсягу, нерідко складаються з одного-двох пропозицій.
Лист-повідомлення може починатися з обґрунтування або безпосередньо з викладу інформації, що повідомляється:
Повідомляємо Вам, що.
Доводимо до Вашого відома, що.
Вважаємо за необхідне поставити Вас до відома про.
Ключовий мовної формулою цього різновиду листів є: «Підтверджуємо (отримання документів, попередню домовленість, згода на.)».
Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, побажанням, пропозицією.
3.7. Інформаційний лист
Інформаційні листи нерідко носять типовий характер і розсилаються органами влади і управління різних рівнів підвідомчим організаціям або організаціям певного типу. В інформаційних листах можуть дослівно наводитися окремі рекомендації та пропозиції.
Інформаційні листи можуть містити додатки. Обсяг інформаційного листа коливається від одного абзацу до декількох сторінок.
Як правило, інформаційні листи підписуються керівником організації.
3.8. Гарантійний лист
Гарантійний лист - службовий лист, що містить зобов'язання або підтвердження.
Гарантійні листи завжди підписуються двома особами: керівником організації та головним бухгалтером. Гарантійні листи також засвідчуються печаткою організації.
Лист-повідомлення - службовий лист, що інформує про публічні заходи (нарадах, семінарах, виставках, конференціях і т. П.).
Листи-повідомлення, як правило, розсилаються широкому колу організацій, установ, підприємств з метою їх залучення або запрошення до участі в проведених заходах. Залежно від конкретної ситуації листи-повідомлення можуть тільки повідомляти про межах заходу, час і місце проведення, але можуть одночасно запрошувати до участі, повідомляти про умови участі в заході та містити іншу допоміжну інформацію.
Лист-повідомлення може мати додатки, що містять карту учасника, анкету учасника, програму заходу та інші інформаційні матеріали.
Лист-повідомлення може бути одночасно листом-запрошенням, а запрошення - окремим документом.
Підписують листи-сповіщення керівник організації або заступник керівника, який відповідає за організацію та проведення заходу. Листи-повідомлення можуть підписуватися і декількома керівниками, якщо захід проводиться спільно декількома організаціями.
Лист на фірмовому бланку - службовий лист, різновид листи-повідомлення. Відрізняється від листи-вання ті, що може оформлятися на бланку, мати різний формат, колір. При оформленні листів-запрошень можуть використовуватися різні елементи прикраси тексту - орнамент, малюнки і т. П.
Лист-пропозиція - службовий лист, що направляється потенційному партнеру з пропозицією різних форм співробітництва. У комерційній діяльності використовується як комерційну пропозицію.
Лист-пропозиція може бути направлено одному кореспонденту або відразу декільком. Пропозиція партнеру може містити конкретну детальну інформацію, так що наступним кроком може бути укладення договору, або загальну інформацію, що є фактично пропозицією розпочати переговори.
Лист-нагадування - службовий лист, що використовується у випадках, коли організація-партнер не виконує взяті на себе зобов'язання або прийняті домовленості.
Текст листи-нагадування, як правило, складається з двох частин: посилання на офіційний документ, в якому зафіксовані зобов'язання сторін або обставини, у зв'язку з якими організація зобов'язана зробити певні дії, і прохання виконати ті чи інші дії.
Ключовою фразою листи-нагадування є:
«Вдруге нагадуємо Вам. »
«Звертаємо Вашу увагу на те, що. »
«Ставимо Вас до відома, що. »
Листи-вимоги, як правило, - листи складної структури. У них обов'язково викладаються умови укладених домовленостей з посиланням на конкретні документи, викладається суть ситуації, що ситуацій, формулюється вимога про необхідність виконання зобов'язань та попередження про заходи, які будуть прийняті, якщо зобов'язання не будуть виконані.
Ключовими фразами в листах-вимогах можуть бути:
«Вимагаємо виконати взяті на себе зобов'язання. »
«Терміново вимагаємо виконати (вислати, надати, перерахувати). »
«Вимагаємо негайно виконати. і т.д."
«В іншому випадку справа буде передано до Арбітражного суду. »
«В іншому випадку Вам будуть пред'явлені штрафні санкції. »
«В іншому випадку ми не несемо відповідальність за наслідки. »
Лист-подяка - службовий лист, що направляється організації, посадовій особі чи громадянинові з висловленням подяки за вчинені дії.
Ці листи, як правило, складаються в більш вільній формі, ніж інші різновиди листів. Ключовими фразами листа можуть бути наступні вирази:
«Дякуємо за надану допомогу в. »
«Висловлюємо Вам свою подяку за. »
«Дозвольте Вам подякувати за. »
«Дозвольте висловити Вам щиру подяку за. »
Лист-привітання - службовий лист, складене в урочистих випадках, пов'язаних зі значними подіями в положенні посадової особи, організації, установи, підприємства.
Листи-вітання, як правило, складаються у вільній формі, можуть бути як невеликими за обсягом - одне-два речення, так і досить розгорнутими. В останньому випадку в листі-привітанні викладаються основні етапи життя, діяльності особи, до якої звернене привітання, найбільш важливі його досягнення. Якщо лист звернено до організації або її структурному підрозділу, в ньому викладаються найбільш важливі і значущі досягнення організації або підрозділу.
У листах-привітаннях використовуються наступні ключові фрази:
«Вітаємо Вас у зв'язку з. »
«Щиро вітаємо Вас с. »
«Прийміть наші щирі вітання з нагоди. »
«Від щирого серця вітаємо Вас з. »
Листи-вітання можуть оформлятися не тільки на бланках організації, але і на спеціальному папері різної кольорової гами, прикрашеної орнаментом, водяними знаками, що має велику щільність і т. П.