Реферат - комплектування архівних фондів рф

Попередня ◈ Наступна
Комплектування архіву - систематичне поповнення архіву документами відповідно до його профілем та чинним законодавством. Профіль архіву визначається Федеральної архівної служби РФ.
Державні архіви комплектуються архівними документами, що утворюються в діяльності органів державної влади, державних установ, організацій та підприємств або набутими цими архівами, а також документами, переданими їм недержавними установами, організаціями, підприємствами та громадянами.
Метою комплектування є найбільш повна концентрація в архіві профільних йому документів. До передачі документів до держархівів вони зберігаються у фондообразователей у відомчих або приватних архівах.
Робота з комплектування архіву документами складається:
      З встановлення профілю архіву;
      Визначення джерел комплектування;
      Визначення складу документів, що підлягають зберіганню в архіві;
      Організації комплектування.
Джерело комплектування - юридична або фізична особа, чиї документи надходять або можуть надійти на зберігання в архів. Якщо фондообразователей створює в своїй життєдіяльності весь документальний фонд, то джерело комплектування передає на зберігання в архів тільки архівний фонд, тому поняття «фондообразователей» ширше поняття «джерело комплектування».
Критеріями джерел комплектування є:
      Функціонально-цільове призначення установи;
      Масштаб його діяльності;
      Вид організації;
      Повнота відображення в її документах цінної інформації.
Для документів особового походження враховуються:
      Значимість творчої та громадської діяльності фондоутворювача:
      Ступінь збереження його фонду;
      Взаємозв'язок його фонду з іншими фондами
Для відомчих архівів джерелами комплектування є:
      Структурні підрозділи організації;
      Підвідомчі організації;
      Фізичні особи.
Відомчі архіви комплектуються документами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, документами особового складу.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів не передаються, залишаючись на зберігання в структурних підрозділах організації. Після закінчення термінів зберігання вони знищуються відповідно до архівних законодавством після проведення експертизи їх цінності та оформлення актів на знищення.
До архіву передаються документи фізичних осіб, які мають державне значення.
У відомчому архіві зберігаються також документи організацій- попередників і документи ліквідованих підлеглих організацій.
В основі комплектування відомчих архівів лежить наступність архівних та діловодних документів, що виявляється в наступності діловодної номенклатури справ і архівного опису справ. Номенклатура є основою для складання архівних описів і використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років) зберігання.

2. Визначення джерел комплектування

Функціонально-цільове призначення установи

Виконання основних завдань галузі, унікальність діяльності, новизна товарів і послуг, стабільність існування, конкурентоспроможність, участь в міжнародних і регіональних програмах

Багатопрофільність виробництва товарів і послуг; обсяг статутного фонду; склад засновників та учасників; міжрегіональна діяльність; чисельність працівників

Сформована структура і організація діяльності, наявність іноземного партнера, наявність унікальних або найбільш типових структур

Повнота відображення інформації

Ступінь повторення цінної інформації, в тому числі в фонді інших організацій


3. Організація комплектування

Термін зберігання, років

Записи актів цивільного стану; документи з особового складу; записи нотаріальних дій і судових справ; господарські книги


Передача справ на зберігання до державного архіву. Прийом документів починається за відомств за описами справ постійного зберігання з візою експертно-перевірочної комісії (ЕПК) архівної установи, а також за актом прийому-передачі.
У державному архіві строго стежать за дотриманням термінів передачі документів від джерела комплектування в держархів. Нижче наводяться терміни передачі документів від джерел комплектування до державного архіву (табл.3). Таблиця 3

Терміни передачі, років

Федеральні органи державної влади; Генеральна прокуратура РФ; органи державної влади та прокуратури республік; галузеві академії; державні об'єднання; установи, організації, підприємства федерального і республіканського підпорядкування

Органи державної влади та прокуратура країв, областей, міст федерального значення, автономної області, автономних округів; прокуратура міст і районів, державних установ, організацій, підприємств крайового, обласного підпорядкування, підпорядкування автономної області і окружного підпорядкування

Органи місцевого самоврядування; установи, організації, підприємства міського і районного підпорядкування; підприємства сільського господарства

Спільні підприємства за участю держави; організації та об'єднання змішаних форм власності, в статутному капіталі яких є переважна частка федеральної або державної власності

висновок
Комплектування архіву - систематичне поповнення архіву документами відповідно до його профілем та чинним законодавством. Профіль архіву визначається Федеральної архівної служби РФ.
і т.д.

Схожі статті

Попередня ◈ Наступна