Професійний аудиторський центр
Ведення кадрового діловодства дуже відповідальне завдання, до якої необхідно підходити з певними знаннями і досвідом роботи в цій галузі.
Основні проблеми у веденні кадрового діловодства:
- дотримання трудових і галузевих нормативів;
- постійний моніторинг змін всієї нормативної бази, пов'язаної з персоналом та трудового законодавства;
- грамотне і безпомилкове оформлення офіційних документів і журналів (іноді при виникненні розбіжностей між роботодавцем і працівником вони можуть зіграти вирішальну роль);
- планові і не планові перевірки державних органів;
- постійне вдосконалення автоматизації обліку кадрового діловодства.
Ведення кадрового діловодства починається з аудиту кадрового діловодства.
У чому полягає ведення кадрового діловодства
1. Підготовка і прийом документів для оформлення на роботу нових співробітників.
2. Експертиза документів, наданих новими співробітниками для оформлення на роботу:
- правильність оформлення заяв на роботу;
- паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
- трудової книжки, за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;
- страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
- документів військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
- документів про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань під час вступу на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки.
3. Оформлення та ведення особової картки працівника та особистих справ співробітників відповідно встановленими нормами.
4. Складання наказів про прийом на роботу.
5. Прийом трудової книжки нових співробітників на зберігання.
6. Ведення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них відповідно встановленими нормами.
7. Забезпечення умов зберігання трудових книжок відповідно встановленими нормами.
8. Ведення записів у трудових книжках відповідно до встановлених норм.
9. Ведення журналу ознайомлення під розпис нових співробітників з прийнятими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з трудовою діяльністю
10. Оформлення та систематизація поточних документів за уніфікованими формами
- штатний розклад;
- графік змінності, якщо в організації введена змінна робота;
- перелік посад працівників з ненормованим робочим днем, якщо в організації є такий режим роботи;
- графік відпусток;
- накази по основній діяльності;
- накази по особовому складу (прийом, переклад, чергової відпустки, надання навчальної відпустки, звільнення, направлення у відрядження, заохочення працівника);
- особова картка № Т-2;
- табель обліку робочого часу.
11. Отримання і видача медичних полісів, ведення журналу видачі медичних полісів.
12. Оформлення нових пенсійних посвідчень, відновлення загублених пенсійних посвідчень, ведення журналу видачі пенсійних посвідчень.
13. Фіксування всіх кадрових операцій в спеціальних журналах (книгах) обліку.
14. Консультації Клієнтів зі складання посадових інструкцій.
15. Підготовка трудових договорів, договорів про матеріальну відповідальність.
16. Формування і сортування по розділах всіх кадрових документів після виконання відповідно до номенклатури справ і термінів зберігання.
17. Архівація документів за певними ознаками, який забезпечує схоронність, систематизацію, облік документів, здійснення швидкої передачі справ.