Проблема розмежування понять - юридична сила документа - і - юридична значимість документа
Якщо поняття юридичної сили має встановлене стандартом визначення, то поняття юридичної значимості документа (документообігу) такого визначення не має, що, безумовно, створює певні труднощі при вживанні цих термінів. Нерідко навіть у спеціальній літературі ці поняття вживаються як синонімічні. Наскільки це вірно?
Поняття юридичної сили документа - давно існуюче і звичне всім фахівцям поняття, значення якого визначено ГОСТ Р 51141-98. Поняття юридичного значення (значущості) документа - відносно нове, що отримало широке розповсюдження тільки в останні 5-10 років. При цьому слід зазначити, що це поняття, по-перше, застосовується зазвичай не до документу взагалі, а до електронного документа, а по-друге, поряд з цим поняттям також використовується поняття «юридично значимий електронний документообіг», яке широко вживається як розробниками систем електронного документообігу, так і користувачами цих систем.
Якщо поняття юридичної сили має встановлене стандартом визначення, то поняття юридичної значимості документа (документообігу) такого визначення не має, що, безумовно, створює певні труднощі при вживанні цих понять. Нерідко навіть у спеціальній літературі ці поняття вважаються синонімічні. Наскільки це вірно? Поговоримо про юридичної значимості електронного документа більш докладно.
Юридична значимість електронного документа
Для того щоб зрозуміти, що таке «юридична значимість електронного документа» задамо собі питання, чому це поняття виникло саме тоді, коли ми стали активно працювати з електронними документами і коли з'явилася можливість завіряти електронний документ електронним підписом і відповідно сформувалися передумови для переходу на безпаперовий документообіг , т. е. виключення в певних випадках документа на паперовому носії з інформаційного обміну. Чому, маючи справу з документами на паперовому носії, ми могли обходитися поняттям «юридична сила документа» і нам його було досить? Очевидно, відповідь на це питання полягає в тому, що документ на паперовому носії - це самостійний фізичний об'єкт, контроль над яким ми можемо здійснювати безпосередньо, відстежуючи переміщення даного об'єкта в процесі його підготовки або виконання.
Звичайно, документ на паперовому носії не існує сам по собі: в процесі підготовки він може бути пов'язаний з іншими документами (наприклад, документами, що ініціюють видання даного документа або службовцями підставою для його видання, з раніше підготовленими проектами і ін.); після того, як документ підготовлений або виданий, він може переміщатися в іншу систему документообігу або поміщатися в справу і потрапляти до складу документального фонду, але в будь-якому випадку документ на паперовому носії - це візуально сприймається і контрольований нами об'єкт.
У Рекомендаціях Європейської економічної комісії ООН щодо функціональної сумісності підписаних цифрових документів підкреслюється, що між цифровими і паперовими документами багато спільного, але між ними є і ряд важливих відмінностей, зокрема «підписані паперові документи, як правило, містять власноручний підпис підписанта, тоді як цифровий підпис під електронним документом не має графічної форми. Зазвичай тільки комп'ютерна програма здатна провести складні математичні розрахунки, необхідні для перевірки цифрового підпису ».
«1. Інформація в електронній формі, підписана кваліфікованої електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, крім випадку, якщо федеральними законами або прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами встановлено вимогу про необхідність складання документа виключно на паперовому носії.
2. Інформація в електронній формі, підписана простий електронним підписом або некваліфікованої електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами або угодою між учасниками електронного взаємодії. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних некваліфікованої електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаним власноручним підписом, повинні передбачати порядок перевірки електронного підпису. ».
Крім того, законом (ст. 11) встановлено порядок визнання кваліфікованої електронного підпису, який включає ряд умов, одним з яких є позитивний результат перевірки приналежності власнику кваліфікованого сертифіката кваліфікованої електронного підпису, за допомогою якої підписаний електронний документ, і підтверджено відсутність змін, внесених в цей документ після його підписання.
З наведених положень закону випливає, що сама можливість використання для підписання електронних документів того чи іншого виду електронного підпису повинна бути встановлена нормативними правовими актами або угодою сторін (в разі використання некваліфікованої або простий електронного підпису), а при отриманні електронного документа, підписаного електронним підписом, обов'язкова процедура перевірки, яка повинна підтвердити (або не підтвердити) приналежність власнику кваліфікованого сертифіката квалифициров Ганною електронного підпису і відсутність спотворень в підписаному електронному документі.
Уявімо ситуацію: ми створили внутрішній електронний документ, підписали його некваліфікованої або простий електронним підписом (відповідно до встановленого в організації порядком), отже, ми маємо право вважати, що даний електронний документ має юридичну силу. Якщо той же електронний документ необхідно буде передати контрагенту або представити як доказ до суду, нам доведеться зробити ряд додаткових дій: або підписати документ кваліфікованої підписом, якщо у нас є електронний підпис для реалізованого типу відносин, або керуватися угодою між сторонами, що дає право використовувати даний вид електронного підпису при обміні документами (якщо така угода є), або (якщо мова йде про використання даного документа в якості судового докази) представити внутрішній нормативний документ, який встановлює порядок підписання електронних документів даного виду і підтверджує, що документ має юридичну силу. І тільки в разі, якщо документ буде задовольняти всім наявним умовам, можна буде вважати, що він є юридично значимим документом.
Таким чином, стосовно до електронного документа слід визнати, що факт підписання електронного документа встановленим видом електронного підпису означає, що даний документ має юридичну силу, але це ще не означає, що даний документ може бути справжнім доказом, якщо даний документ буде потрібно представити контрагенту або іншому органу або особі. Говорити про те, що даний документ може виступати як доказ, можна буде, як мінімум, після перевірки електронного підпису і отримання позитивного результату, а можливо, і після здійснення інших додаткових дій, наприклад уявлення угоди, укладеної сторонами інформаційного обміну.
Придатним для використання є документ, який можна знайти (мається на увазі - в інформаційній системі), відтворити і інтерпретувати. При відтворенні повинні зберігатися зв'язку між документами, що фіксують послідовність дій, зв'язку з діловою діяльністю або операціями, в яких ці документи були створені і застосовувалися.
Сформульовані в стандарті вимоги, яким повинні задовольняти електронні документи, не мають прямого відношення до юридичної сили документа (як ми вже відзначали, для надання юридичної сили документ повинен бути підписаний уповноваженою органом (особою) встановленим видом електронного підпису), але мають безпосереднє відношення до юридичної значимості електронного документа, оскільки вважати юридично значущим можна тільки той електронний документ, який є автентичним, достовірним, цілісним і придатним для використання.
Анонси майбутніх номерів