Про затвердження примірної інструкції з діловодства в закладах охорони здоров'я Біла Церква
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я Біла Церква КРАЮ
Про затвердження Примірної інструкції з діловодства
в установах охорони здоров'я Біла Церква краю
1. Затвердити Примірної інструкції з діловодства в закладах охорони здоров'я Біла Церква краю.
2. Керівникам крайових державних установ, крайових державних унітарних підприємств, підвідомчих міністерству охорони здоров'я Біла Церква краю, прийняти до керівництва затверджену Примірної інструкції з діловодства в закладах охорони здоров'я Біла Церква краю.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника міністра - начальника управління кадрової політики, інформаційно-аналітичної роботи та контролю Малишева С.А.
міністр
А.В. Вітько
Примірна інструкція з діловодства в закладах охорони здоров'я Біла Церква краю
1. Загальні положення
2. Документація установ охорони здоров'я
3. Правила оформлення документів
3.1. Бланки документів
3.1.1. Документи установ охорони здоров'я Біла Церква краю повинні оформлятися на бланках і мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів (додаток N 1) і порядок їх розташування (додаток N 2).
Бланки документів виготовляються на стандартних аркушах паперу форматів А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Бланки документів повинні мати поля (мм):
- ліве - 35;
- праве - 10;
- верхнє - 20;
- нижнє - 20.
Документи, що видаються від імені двох або більше організацій, оформляються на стандартних аркушах паперу без бланка.
3.1.2. В установах охорони здоров'я краю застосовуються такі бланки:
загальний бланк із зазначенням найменування установи;
бланк листа установи (форматів А4 і А5);
бланк конкретного виду документа.
Залежно від розташування реквізитів встановлюються два варіанти бланків - кутовий і поздовжній
Склад видів бланків, що застосовуються крім перерахованих, в установах охорони здоров'я, затверджується його керівником за поданням відповідального за діловодство.
3.2. Оформлення реквізитів в процесі підготовки документів
Додаток: на 8 л. в 3 прим.
Якщо програми не названі в тексті, то їх найменування перераховуються із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
1. Довідка про. на 3 л. в 2-х прим.
2. Проект. на 8 л. в 3 прим.
Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів в них не вказується.
Якщо до документа додають інший документ, також має додаток, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:
лист міністерства охорони здоров'я Біла Церква краю
Додатки до розпорядчих документів містять в правому верхньому кутку першого аркуша позначку із зазначенням документа, його дати і номера, наприклад:
Кузнєцова Зінаїда Петрівна
На документі, підготовленому за дорученням керівника групою виконавців, в позначці про виконавця вказується прізвище основного виконавця.
3.2.23. Відмітка про виконання документа
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає: короткі відомості про виконання, якщо немає документа, який свідчить про виконання, або, при наявності такого документа, посилання на його дату і номер; позначку "До справи", номер справи, в якій буде зберігатися документ; дату, підпис виконавця або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ.
3.2.24. Реквізит «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» включає: короткі відомості про виконання, якщо немає документа, який свідчить про виконання. При наявності такого документа - посилання на його дату і номер, відмітку «У справу», номер справи, в якому буде зберігається документ, наприклад:
У справу N 02.2 - 12
4. Підготовка та оформлення окремих видів документів
4.1. Наказ
Про відрядження працівників
лікарні на курси підвищення кваліфікації
Текст документа відокремлюється від заголовка 2-3 міжстроковими інтервалами і друкується шрифтом розміром N 14 через 1,5 інтервали (в режимі "одинарний" для ПЕОМ) від лівої межі текстового поля і вирівнюється по лівій і правій кордонів текстового поля. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.
Текст наказу може складатися з 2 частин: констатуючій (преамбули) та розпорядчої.
У констатуючій частині стисло викладаються цілі та завдання, факти і події, що послужили підставою для видання наказу. Вона може починатися словами "з метою", "відповідно", "на виконання" і т.д. Якщо наказ видається на підставі іншого документа, то в констатуючій частині вказується найменування цього документа в орудному відмінку, його дата, номер і заголовок.
Преамбула в проектах наказів завершується словом НАКАЗУЮ, яке друкується великими літерами без розрядки.
Розпорядча частина повинна містити перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії і термінів виконання. Розпорядча частина може ділитися на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Дії однорідного характеру можуть бути перераховані в одному пункті.
Як виконавці вказуються структурні підрозділи або конкретні посадові особи.
Останній пункт розпорядчої частини може містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на скасовується документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Визнати таким, що втратив силу.".
В наказ не слід включати пункт "Наказ довести до відома.".
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписала документ, особистого підпису і розшифрування підпису (ініціали, прізвище). Підпис відокремлюється від тексту чотирма міжстроковими інтервалами
Накази підписує керівник установи, а в його відсутність - виконуючий обов'язки керівника.
Додатки до наказу підписуються керівником структурного підрозділу, який підготував проект.
4.2. Положення, правила, інструкція
4.2.1. Положення встановлює системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції установи.
У правилах встановлюються норми і вимоги, обов'язкові для виконання.
В інструкції викладається порядок здійснення будь-якої діяльності або порядок застосування положень чи інших нормативних актів.
Положення (правила, інструкції) застосовуються як самостійні правові акти, які затверджуються керівником, твердження оформляється у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про їх затвердження. Рішення про порядок прийняття положень, правил та інструкцій знаходиться у веденні установи.
4.2.2. Порядок підготовки проекту положення (правил, інструкції) відповідає загальному порядку підготовки проектів нормативних актів.
4.2.3. Текст проекту положення (правил, інструкції) друкується на загальному бланку установи.
Текст викладається від третьої особи однини чи множини. У тексті використовуються слова: "повинен", "слід", "необхідно", "забороняється", "не допускається".
Заголовок до тексту положення (правил, інструкції) відповідає на питання "Про що?" (Інструкція про ведення діловодства); заголовок до інструкції, що містить посадові вимоги і порядок проведення робіт (посадова інструкція), відповідає на питання "Кого" (Посадова інструкція головного спеціаліста).
Констатуючій частиною положення (правил, інструкції) служить розділ "Загальні положення", в якому зазначаються підстави розробки, основне призначення нормативного акту і сфера його поширення, відповідальність за порушення встановлених правил і технологій.
Основний текст положення (правил, інструкції) може ділитися на глави, пункти і підпункти. Глави повинні мати назви. Нумерація пунктів і підпунктів проводиться арабськими цифрами.
4.3. протокол
4.3.1. Протокол складається на підставі записів, зроблених під час наради (засідання), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень та ін. (Додаток N 13).
Записи під час засідання, збір матеріалів та підготовка тексту покладається на секретаря або співробітників підрозділів, які готували питання до обговорення. Протокол повинен бути підготовлений не пізніше ніж через 10 днів з дня засідання.
4.3.2. Текст протоколу, як правило, складається з двох частин: вступної та основної.
У вступній частині оформляються такі реквізити:
Головуванням Васильєв К.М.
Секретар-Петрова І.В.
запрошені: 16 осіб (список додається)
4.4. службові листи
5. Організація документообігу та виконання документів
5.1. організація документообігу
5.1.1. Рух документів в установах охорони здоров'я краю з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг.
5.1.2. Порядок проходження документів та операції, вироблені з ними в установах охорони здоров'я краю, регламентуються інструкцією з діловодства, положень про структурні підрозділи та посадовими інструкціями їх працівникам.
5.2. Організація доставки документів
5.3. Прийом, обробка та розподіл вступників документів
5.4. Організація обробки і передачі документів, що відправляються
5.6. Робота виконавців з документами
6. Реєстрація документів
7. Контроль за виконанням документів.
7. Контроль за виконанням документів
8. Організація документів у діловодстві
Організація документів у діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік, систематизацію документів, формування та оформлення справ у діловодстві та їх передачу в архів установи відповідно до вимог, встановлених державними стандартами на документи, нормативно-методичними документами Федеральної архівної службиУкаіни, а також відповідними нормативно-методичними документами з архівної справи та діловодства Біла Церква краю.
Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ і формування справ.
8.1. Складання номенклатури справ
Листування з органами місцевого самоврядування
з питань підготовки і перепідготовки кадрів
У заголовках справ, що містять листування з різнорідними кореспондентами, останні не перераховуються, наприклад:
Листування про організацію семінарів і нарад
з питань документування управлінської діяльності
У заголовку справи вказується конкретний кореспондент, якщо листування ведеться тільки з ним, наприклад:
Листування з міністерством охорони здоров'я Біла Церква краю
з питань основної діяльності
Листування з главами міських округів і муніципальних районів краю
з питань організації медичної допомоги
У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період (квартал, рік), на (за) який складено плани (звіти), наприклад:
8.2. Формування та оформлення справ
8.3. Організація оперативного зберігання документів
8.3.1. З моменту закладу і до передачі в архів установи справи зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів та співробітники, що відповідають за діловодство, зобов'язані забезпечувати збереження документів і справ.
Справи, що знаходяться в робочих кімнатах і спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, розташовуються у вертикальному положенні корінцями назовні в замикаються шафах, що забезпечують їх повне збереження, що оберігають документи від пилу і впливу сонячного світла.
З метою підвищення оперативного пошуку документів справи розташовуються відповідно до номенклатури справ. Номенклатура справ або виписка з неї поміщається на внутрішній стороні шафи.
На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
Завершення справи постійного і довготривалого (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом двох років, а потім здаються в архів установи.
8.3.2. Видача справ співробітникам підрозділів для роботи здійснюється під розписку. На видану справу заводиться карта-заступник. У ній вказується структурний підрозділ, індекс справи, дата його видачі, кому справа видано, дата його повернення, передбачаються графи для розписок в отриманні і прийомі справи.
Справи видаються у тимчасове користування співробітникам структурних підрозділів на термін не більше одного місяця. Після закінчення зазначеного терміну справа має бути повернуто на місце його зберігання.
Стороннім організаціям справи видаються на підставі їх письмових запитів з дозволу керівника установи, за актами.
Вилучення документів із справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках і здійснюється з дозволу керівника установи з залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причини видачі оригіналу.
9. Порядок передачі документів на зберігання в архів
Для зберігання документів постійного, тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, що мають практичне значення, а також документів з особового складу, їх обліку, використання, заклад охорони здоров'я краю утворює архів.
Підготовка документів до передачі на зберігання в архів установи включає роботу осіб, відповідальних у структурних підрозділах за ведення діловодства, з проведення експертизи цінності документів, формування та оформлення справ, складання описів справ та актів про виділення до знищення документів і справ.
9.1. Експертиза цінності документів
9.2. Підготовка і передача документів в архів
9.2.1. В архів установи передаються справи з виконаними документами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача здійснюється тільки за описами справ.
9.2.2. Справи з виконаними документами постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів установи після закінчення дворічного терміну їх зберігання та використання в структурних підрозділах.
9.2.3. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в архів установи, як правило, не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
9.2.4. Передача справ до архіву установи здійснюється за графіком, складеним відповідальним за діловодство та архів, погодженим з керівниками структурних підрозділів установи.
9.2.5. У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів установи відповідальним за діловодство та архів попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ установи. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути.
9.2.6. Прийом кожної справи проводиться відповідальним за діловодство та архів в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому - передачі справ, а також підписи відповідального за діловодство та архів і особи, що передала справи.
Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні картотеки на документи або програмні засоби і бази даних, що містять інформацію про реєстрацію та виконанні переданих документів. Заголовок кожної картотеки або бази даних включається в опис.
9.2.7. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу установи, особа, відповідальна за ведення діловодства даного структурного підрозділу, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі наявні документи в справи, оформляє справи і передає їх до архіву установи, незалежно від термінів зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою справ.
Головний спеціаліст загального відділу
Міністерства охорони здоров'я
Біла Церква краю
Т.В. Дегтярьова
Додаток N 1 до п. 3.1.1. Склад реквізитів документів
Додаток N 1 до п. 3.1.1
Склад реквізитів документів
Додаток N 2 до п. 3.1.1. Схема розташування реквізитів документів
Додаток N 2 до п. 3.1.1
схема
розташування реквізитів документів
Рисунок А.1. - Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка