Початок діловодного року в закладі охорони здоров'я
Олена Загорецька,
канд. іст. наук, с.н.с. провідний науковий співробітник відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства
На початку діловодного року працівнику, відповідальному за організацію діловодства, доведеться виконати великий обсяг дуже важливої роботи, від якої буде залежати стан впорядкованості і подальша збереження документів установи охорони здоров'я. Про це докладно розповідає в статті фахівець з діловодства та архівної справи.
Для працівника, відповідального за організацію діловодства установи охорони здоров'я, діловодний рік. це період часу, протягом якого здійснюється створення, прийняття, реєстрація та облік управлінських і медичних документів, деяких інших паперових та електронних матеріалів (зокрема бланків суворої звітності, посвідчень, перепусток тощо), виконуються інші технологічні процеси і операції (наприклад, документування оперативних нарад і засідань колегіальних органів, контроль за виконанням документів, видача печаток і штампів, прийом пацієнтів і інших відвідувачів закладу, проведення коп іровальних робіт), які також потребують реєстрації та обліку.
Починаючи діловодний рік, відповідальне за діловодство особа повинна:
- оновити нумерацію у всіх діловодних реєстраційних та облікових формах (журналах реєстрації, книгах обліку, картотеках, базах даних);
- згрупувати в справи документи, закінчені (виконані) в минулому діловодних році, відповідно до минулорічної номенклатурою справ медичного закладу;
- торішню номенклатуру справ закрити підсумковим записом;
- відомості про фактичну наявність заведених в медичній установі в минулому році справ передати працівникові, відповідальному за архів цієї установи;
- перехідні справи (в т.ч. і по особовому складу) відокремити від закінчених в минулому році;
- закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання оформити належним чином і здати в архів медичного закладу;
- відібрати документи (справи) для знищення;
- завести нові справи, передбачені номенклатурою справ, затвердженої керівником медичного закладу на поточний рік;
- ретельно переглянути діючу в установі інструкцію з діловодства і в разі необхідності внести в неї зміни, уточнення, доповнення або підготувати проект нової інструкції.
Відновлюємо нумерацію в реєстраційних формах
Реєстрацію всіх вхідних, вихідних і внутрішніх документів установи охорони здоров'я здійснюють в межах одного діловодного року. Тому з початком нового діловодного року таку реєстрацію обов'язково оновлюють.
Існує три основних форми реєстрації документів: журнальна, карткова і автоматизована з використанням відповідної комп'ютерної програми. З огляду на, що традиційної і найпоширенішою формою реєстрації документів є журнальна, пропонуємо зосередити увагу саме на ній.
В останній день діловодного року, який завершується, або в перші дні нового діловодного року слід зробити підсумкові записи в усіх завданнях журналах, а саме: в кожному журналі після останньої реєстраційної записи провести суцільну межу, під нею зафіксувати відомості про кількість зареєстрованих в цьому журналі документів за рік, проставити підпис і дату. наприклад:
Реєстрацію документів в новому діловодних році слід почати з нової сторінки.
Як відомо, складовим або навіть єдиним елементом реєстраційного індексу службового документа в журналі або інший реєстраційній формі (картотеці, базі даних тощо) є порядковий номер у межах одного діловодного року. Отже, зрозуміло, що починаючи з першого робочого дня нового року реєстраційний запис у кожної реєстраційній формі, зокрема в журналі, повинна починатися з номера 1. Наприклад:
Якщо у упровадженому в минулому році журналі реєстрації певних видів документів залишилося всього кілька чистих сторінок, яких явно буде недостатньо для реєстрації цих документів протягом цілого діловодного року, тоді слід почати новий журнал, а старий здати в архів.
Формуємо документи в справи
Працівник, відповідальний за діловодство, повинен дотримуватися порядок угруповання документів у справи, а саме:
- групувати в справи документи тільки за один рік, за винятком документів, поміщених в судові, особисті та перехідні справи;
- поміщати в справи тільки оригінали документів або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
- не включати в справи постійного зберігання чернетки, особисті документи працівників, розмноження копії документів, а також документи, які підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня).
Одна справа (том, частина) не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Також відповідальний за діловодство повинен знати, що:
- протоколи засідань колегіальних органів і оперативних нарад групують в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи (доповіді, довідки, проекти рішень тощо), які додаються до протоколів, групують разом з ними в одній справі. При цьому такі документи систематизують за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, по порядку денному засідання. Документи (порядок денний, список запрошень, макет розсадження, перелік осіб, які виступають, тощо) по організації і проведенню засідань колегіальних органів формують у справи окремо від протоколів;
- затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів;
- листи групують у справи за змістом і кореспондентському ознакою і систематизують у хронологічній послідовності: лист-відповідь йде після ініціативного листи.
Закриваємо торішню номенклатуру справ
Підсумковий запис зведеної номенклатури справ роблять на останньому аркуші цього документа у формі таблиці, яку заповнюють на підставі відомостей, переданих відповідального за діловодство в закладі охорони здоров'я, працівниками, відповідальними за діловодство в структурних підрозділах цієї установи.
Зібравши відомості від усіх структурних підрозділів, працівник, відповідальний за діловодство, складає і підписує підсумкову запис зведеної номенклатури справ, після чого подає особі, відповідальній за архів установи, звіт про фактичну наявність справ, заведених в установі за рік, наприклад: