Принципи відбору інформації
Необхідно відібрати з зібраної інформації найбільш необхідну для даної теми, виключивши незначну.
Основою для виключення інформації служать аргументи:
· Чи відповідає інформація обраному підходу;
· Чи важлива інформація для досягнення мети;
· Підтримує інформація мета;
· Ефективна інформація;
· Надає вона значущості тексту.
Даний етап роботи з фактичним матеріалом окреслює контури майбутнього тексту.
Як скласти план? На основі зібраної інформації необхідно скласти план тексту ділового листа.
Особливо рекомендується складати план, якщо відсутній досвід складання ділового листа, а також при надлишку негативних емоцій.
Яким чином виходить план? Формулюйте висновки на основі відібраної інформації. Висновки будуть пунктами плану тексту, складеного в суворій відповідності з фактичними даними, а також строго зорієнтованими на кінцеву мету.
Приклад роботи над планом ділового листа
2 Складання висновків по базі даних:
Композиція тексту листа. Велике значення для ефективності листи має композиція тексту. Нагадаємо, що під композицією * літературного твору (в тому числі і належить до епістолярного жанру) слід розуміти його побудова, обумовлене характером і призначенням листи. Композиція тексту листа - послідовність логічно взаємопов'язаних смислових частин, об'єднаних єдністю теми і мети. Композиція додає листу єдність і цілісність, забезпечує підпорядкованість його елементів відносно один одного.
Таким чином, найбільш складним для написання є саме багатоаспектне лист. У загальному випадку воно являє собою послідовне виклад декількох аспектів змісту, синтаксично оформлених у вигляді абзаців.
Структурування тексту листа. Потрібно мати на увазі, що в переважній більшості випадків у змісті пі-сем розглядається лише одна тема. Проте, для освітлення його різних аспектів майже завжди виникає необхідність у додатковій структуризації тексту.
Текст листа можна розділити:
· На інформаційну (смислове) частина, саме заради неї і пишеться лист (конкретна мета);
Композиція інформаційної частини тексту. Далі, термін «композиція» означатиме побудову саме інформаційної частини листа.
При великому обсязі інформації застосовується трехчастная композиція.
Вступна частина тексту призначена для конкретизації суті питання, що послужив приводом для письма. Дана частина тексту може складатися з одного абзацу, що включає дві пропозиції. У першому реченні чітко формулюється суть питання. У другому реченні, як правило, міститься смислова і стилістична підводка до основної частини тексту. Перший абзац тексту листа повинен бути найкоротшим і гранично ясним.
Основна частина тексту служить для послідовного і детального опису різних аспектів питання. Залежно від складності та новизни питання основна частина може включати від одного до трьох і більше абзаців, кожен з яких налічує від одного до трьох пропозицій. Пропозиції всередині абзаців повинні бути об'єднані однією і тією ж думкою, наприклад:
· В першому абзаці - робиться коротка згадка про стан справ на момент відправки попереднього листа;
· В третьому абзаці - наводиться коротка оцінка зробленого;
· В четвертому абзаці - вказуються невирішені питання і головні причини цього.
У разі якщо обсяг інформації невеликий, можна будувати текст Двочастинні способом.
Головна частина (основна ідея), де наводять факти ідеї рекомендації.
Другорядна частина (уточнення деталей) може викладатися: в хронологічному, просторовому, зростаючому, тематичному, порівняльному порядку.
Дедуктивний метод (форма перекинутої піраміди) *
Індуктивний метод (форма звичайної піраміди) *