Представляємо електронні документи в ФНС
Коли компанія переходить на електронний обмін документами це означає, що безпаперову комунікацію їй тепер належить вибудовувати з трьома сторонами: контрагентами, партнерами і ФНС. Після того як організація підключається до оператору електронного документообігу, місцева податкова інспекція отримує повідомлення про появу нового платника податків, який приєднався до електронного обміну. З цього моменту замість сканів компанія починає відправляти в ФНС електронні оригінали.
Документи яких форматів приймає ФНС?
Перед завантаженням документів у спеціалізованого оператора зв'язку, потрібно перевірити формати. ФНС приймає тільки три формату. Тому простежте, щоб електронні оригінали мали розширення XML. а відскановані екземпляри - TIFF або JPG.
Прогалини законодавчого характеру
Електронні документи бувають формалізованими і неформалізованими. До формалізованим відносяться ті, чиї форма і формат відповідають нормам податкового законодавства. На даний момент відомі три види формалізованого електронного документа - це рахунок-фактура. акт виконаних робіт, товарна накладна (форма № ТОРГ-12). Решта документів - неформалізовані.
Згідно із законом формалізовані документи повинні відповідати формату XML. При цьому рахунки-фактури повинні задовольняти даній вимозі, а ось щодо первинної документації ця умова носить рекомендаційний характер. Але майте на увазі, якщо ви відправляєте акт або накладну не в XML. ці документи в автоматичному порядку зараховуються до неформалізовані.
При поданні формалізованих документів до контролюючих органів труднощів не виникає. Інша справа - як бути з документами, створеними або отриманими в таких форматах, як DOC. PDF. XLS. Ця тема під великим питанням.
рішення є
У законодавстві України процедура подання неформалізованих електронних документів на вимогу ніяк не розписувалися. Наведемо приклад. Уявіть, що у вашій компанії истребуют документ, який ви створили в DOC і підписали в тому ж форматі. Які будуть ваші дії? Ви справите його вивантаження з сервісу обміну, паралельно з цим вивантаживши файли ЕП. Таким чином, на виході у вас виходить три файли: сам договір, файл ЕП і файл підпису вашого контрагента. Надіслати документ через спецоператора в такому вигляді ви не зможете, так як формат НЕ XML. Як же бути?
Використовувати програму-конвертор і перетворити DOC в потрібний формат. Наприклад, в JPG. TIFF або XML. Але тут знову виникає питання: що вийде в результаті такого переформатування? Швидше за все, тільки копія електронного договору. Чи прийме її податкова? У Наказі ФНС Україна N ММВ-7-6 / 465 @ при згадці TIFF і JPG йдеться про відсканованих копіях паперових оригіналів. А так як договір не має затвердженого формату XML. інспекція його перевірити точно не зможе. Крім того, незрозуміло, як вчинити з файлами ЕП. Даний спосіб явно не годиться.
Переформатувати, використовуючи сканер. Документ роздруковують, віддають керівнику на підпис, ставлять печатку і сканують, зберігаючи скан в TIFF або JPG. Правда, і тут є свої темні плями. По-перше, виходить копія з копії. По-друге, залишається незрозуміло, як вчинити з файлами ЕП.
Обидва представлених способу можливі з технічної точки зору, але на практиці вони поки не реалізовані.
універсальний формат
Експерти Synerdocs рекомендують:
Якщо формати електронних документів розроблені, значить, їх потрібно використовувати. Причому використовувати сміливо, так як ФНС без проблем приймає формалізовані документи.
Питання, що виникають компаніям краще вирішувати безпосередньо зі своїм оператором і податковою інспекцією. Як правило, оператор ЕДО охоче йде на контакт. Податкові також лояльно налаштовані до організаціям, які переходять на електронний обмін документами. Компанії-першопрохідці разом з представниками контролюючих органів могли б надати належне вплив на процес законотворчості і на рівні нормативно-правових актів закріпити кращі практики обміну первинною документацією.