Правила проведення прес-конференції - прес-конференція як жанр ділового спілкування
Правила проведення прес-конференції
Регламент оголошується ведучим прес-конференцію, в подальшому він же стежить за його дотриманням. Можна заздалегідь визначити кількість питань (задавати тільки з одного питання). Спроби порушити регламент можна легко нейтралізувати фразою - «... ми домовилися ставити по одному питанню». Порядок питань регулюється зазвичай черговістю піднятих журналістами рук або надійшли записок.
Ведучий прес-конференції повинен:
1. Не допускати перебільшень, називаючи речі своїми іменами.
2. Виявляти повагу до своїх конкурентів, політичним противникам, недоброзичливцям.
3. Не прагнути переконати інших у тому, що успіх - ваше особисте досягнення, пам'ятати про свою команду і всіх тих, хто працював на успіх.
4. Уникати вступати в суперечки, а також давати односкладові відповіді типу «ТАК», «НІ».
5. Не торкатися тем, висвітлення яких в пресі для вас небажано.
6. Не проявляти пристрасті чи неприязні до кого-небудь з ваших гостей.
7. Намагатися сповільнювати темп запитань, даючи більш ґрунтовні відповіді на деякі з них.
8. Відмовитися від втягування в суперечку або дебати.
Прес-конференція передбачає певну стартове повідомлення або заява запрошуючої сторони і, потім, питання журналістів з наступними відповідями. Головний чинник, які забезпечують успіх прес-конференції, є наявність статусної фігури, яка виступає на прес-конференції і / або наявність дійсно важливої інформації.
Прес-конференція передбачає участь одного або декількох представників компанії, її клієнтів, партнерів і представників цільових ЗМІ. Поширена помилка - велика кількість виступаючих (ньюсмейкерів) на прес-конференції. Бажаючи всебічно ознайомити громадськість зі своїм проектом, організатори надають слово інвестору, спонсору, директору, головному інженеру, головному художнику, головному майстрові і т.п. На журналістів, та й на аудиторію, це справляє гнітюче враження.
Виступи представників організації повинні бути короткими (в розрахунку на наступні питання), з максимальною тривалістю доповіді або повідомлення 10 хвилин для кожного виступаючого. Характер цих виступів, їх структура залежать від цілей прес-конференції.
Ще до початку заходу слід вирішити, що необхідно сказати пресі і громадськості. Потрібно мати в наявності вже готову заяву. У ньому стосуються найбільш важливих тем. Постарайтеся передбачити питання, які зададуть і продумайте відповіді. Вони повинні бути спокійними, правдивими і, по можливості, короткими.
# 45; відповідь «Не для запису» використовуйте якомога рідше, в тих випадках, коли ви хочете обговорити ситуацію, не висловлюючись по суті справи публічно;
# 45; коли мова йде про конфіденційну інформацію, то ще одним варіантом відповіді може бути заява, що в даний час у вас немає даних, щоб відповісти на питання, але що ви в самий найближчий час зв'яжетеся з репортером, поставте це питання, і відповісте на нього;
# 45; такі ситуації потрібно передбачити і заздалегідь до них готуватися і, якщо обіцяєте відповісти пізніше, - це потрібно потім обов'язково виконати;
# 45; і, нарешті, розіграйте потенційну прес-конференцію в ролях, з участю в ній ваших юридичних і технічних експертів, яким доручіть відстежити ваше повідомлення і відповіді на питання з професійної та комунікативної точок зору. Такі репетиції додадуть вам впевненість.
Питання журналістів, зачіпаючи сутності справи, не повинні повторюватися. Вони, далі, не можуть приймати форму власних заяв і декларацій. Ведучий може відвести такі питання, тобто залишити їх без відповіді, посилаючись на відхилення від оголошеної теми прес-конференції, на спроби нав'язати зборам неоголошений порядок роботи. Останнє запитання спеціально оголошується і після відповіді на нього прес-конференція закривається.
Відповіді виступаючих узгоджуються з їх компетенцією. По ходу зустрічі провідний визначає, кому з ораторів найбільше «підходить» питання.
Навіть більш важливою частиною, ніж вступне слово, є грамотно організована кінцівка прес-конференції. Іноді трапляється оказія такого роду: ведучий пропонує ставити питання, а питань-то і немає. Повисає незручна пауза, створюється враження, що тема нікому не цікава. Щоб цього не сталося, досвідчений ведучий відзначає про себе, скільки ще охочих поставити запитання залишилося, і незадовго до завершення конференції слід дати знати аудиторії про це, наприклад оголосивши, що наступне питання буде останнім. Тоді не повисне пауз, і прес-конференція закінчиться в керованому режимі. А якщо ж раптом з'являться ще бажаючі задати питання, то створиться враження, що тема журналістам дуже цікава і вони не хочуть відпускати спікера.
Можна заздалегідь розподіляти деякі питання з числа передбачуваних серед своїх співробітників в залі або знайомих журналістів. Цей прийом можна використовувати і для пом'якшення важкій ситуації або перекладу обговорення на іншу тему. Однак зловживати цим прийомом не варто. Можна вимовити фразу: «... перед прес-конференцією нам було передано кілька записок (або надійшло кілька дзвінків) з питаннями» і т. Д.
Останній етап прес-конференції настає після її безпосереднього завершення. Коли модератор каже «дякую і до побачення», прес-конференція не закінчується, адже журналісти підходять до ньюсмейкеру, щоб отримати будь-яку додаткову інформацію. Це допустимо, адже основною метою прес-конференції є максимальний вихід матеріалів в ЗМІ. Чим більше зустрічей і питань, тим більше і матеріалів. Більш того, ЗМІ, які отримали запрошення, але не надіслали на прес-конференцію своїх представників не повинні позбавлятися можливості розповісти про цю подію на своїх сторінках, в радіо- або теле-ефірі. Тому організатори прес-конференції повинні розіслати в ці ЗМІ всі необхідні матеріали, а також текст або тези основних виступів учасників прес-конференції.
Організатори можуть влаштувати для запрошених журналістів і репортерів невелике частування (коктейль, фуршет і т.п.). Мета даного заходу - створити неформальну обстановку для більш ефективного спілкування керівників і фахівців компанії з представниками ЗМІ. Організатори можуть використовувати фуршет для вирішення додаткових завдань: зібрати з тих, хто прийшов інформацію для включення в медіа-карту, провести серед них соціологічне опитування по питаннях, що цікавлять і т.д.