Пошук записів з найостаннішими або найдавнішими датами
Як це зробити?
Введення прикладів даних вручну
на вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.
Access додасть в базу даних нову порожню таблицю.
Примітка: Цю операцію слід виконувати тільки при необхідності додати таблицю в базу даних. При відкритті нової пустої бази даних ця дія не потрібно.
Двічі клацніть першу клітинку в рядку заголовків і введіть ім'я поля з прикладу таблиці.
За замовчуванням в Access порожні поля позначаються написом Додати поле в рядку заголовків:
За допомогою клавіш зі стрілками перейдіть в наступну вільну позицію заголовка і введіть ім'я другого поля (щоб перейти в іншу клітинку, можна також натиснути клавішу TAB або клацнути цей осередок два рази). Повторіть ці дії, щоб ввести імена всіх полів.
Введіть дані в приклад таблиці.
Завершивши введення даних, натисніть кнопку Зберегти.
(Швидкий доступ: натисніть CTRL + S.)
Відкриється діалогове вікно Збереження документа.
В поле Ім'я таблиці введіть ім'я прикладу таблиці і натисніть кнопку ОК.
Слід використовувати зазначені імена таблиць, тому що вони застосовуються в запитах, наведених в покрокових інструкціях.
Повторюйте ці кроки, поки не створите кожен із прикладів таблиць, наведених на початку цього розділу.
Скопіюйте приклад таблиці з попереднього розділу і вставте його на перший лист, починаючи з першого осередку.
Клацніть правою кнопкою миші ярличок аркуша, виберіть команду Перейменувати. а потім введіть ім'я Співробітники.
Збережіть файл електронної таблиці в зручному місці і переходите до наступних кроків.
Імпорт таблиці в Access
У новому або існуючому базі даних:
На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт клацніть Excel.
Відкриється діалогове вікно Зовнішні дані - лист <имя программы> .
Натисніть кнопку Огляд. відкрийте файл електронної таблиці, створений на попередніх етапах, і натисніть кнопку ОК.
Відкриється вікно майстра імпорту електронних таблиць.
За замовчуванням майстер вибирає перший лист в книзі (в цьому прикладі - лист "Співробітники"), і дані з цього листа з'являються в нижній частині екрана. Натисніть кнопку "Далі.
Виберіть Перший рядок містить назви стовпців. а потім натисніть кнопку Далі.
Якщо потрібно, ви можете змінити імена полів і типи даних або пропустити деякі поля, скориставшись текстовими полями і списками в групі Параметри поля. В іншому випадку натисніть кнопку Далі.
Якщо ви використовуєте приклад таблиці, на цьому етапі не потрібно вносити зміни.
Залиште параметр автоматично створити ключ обраним і натисніть кнопку Далі.
За замовчуванням Access використовує ім'я листа для нової таблиці. Залиште це ім'я або введіть інше, а потім натисніть кнопку Готово.
Створення простого запиту на набір значень
На вкладці Створити у групі Інша натисніть кнопку Конструктор запитів.
Відкриється діалогове вікно Додавання таблиці.
У діалоговому вікні клацніть таблицю, яку ви хочете використовувати в запиті, натисніть Додати. щоб помістити її в верхній розділ конструктора запитів, і натисніть кнопку Закрити.
Двічі клацніть таблицю, а потім натисніть кнопку Закрити.
Якщо використовується приклад даних, додайте в запит таблицю "Співробітники".
Додайте на бланк поля, які ви хочете використовувати в запиті. Ви можете двічі клацнути кожне поле або перетягнути його в порожню клітинку в рядку Поле.
Якщо ви працюєте з прикладом таблиці, то додайте поля "Прізвище", "Ім'я" і "Дата народження".
В поле, яке містить шукані найбільші або найменші значення (при використанні прикладу таблиці - поле "Дата народження), в рядку Сортування виберіть порядок сортування По зростанню або За спаданням.
При сортуванні по спадаючій будуть повернуті найостанніші дати, при сортуванні по зростанню - найдавніші.
Важливо: У рядку Сортування слід встановити значення тільки для полів, що містять дати. Якщо порядок сортування заданий по іншому полю, запит не поверне очікуваних результатів.
Щоб виконати запит і відобразити результати в режимі таблиці, натисніть кнопку Виконати.
Збережіть запит і залиште його відкритим, щоб використовувати на наступних кроках.
Як ви бачите, цей тип запитів на набір значень дає відповіді на основні питання, наприклад "Хто зі співробітників найстарший або наймолодший?". Нижче описано, як за допомогою виразів та інших умов створювати більш точні і гнучкі запити. Запит по описаним нижче умов видає найближчі дні народження у трьох співробітників.
Додавання умов в запит
Примітка: У цих інструкціях передбачається, що ви використовуєте запит, описаний в попередньому розділі.
Відкрийте запит, створений на попередніх кроках, в Конструкторі.
У бланку запиту в стовпці праворуч від стовпця "Дата народження" скопіюйте і вставте або введіть такий вираз: Expr1: DatePart ( "m"; [Дата народження]). Потім натисніть кнопку Виконати.
Функція DatePart витягує місяць із значення в поле "Дата народження".
Перейдіть в Конструктор.
Праворуч від першого вираз вставте або введіть такий вираз: Expr2: DatePart ( "d"; [Дата народження]). Потім натисніть кнопку Виконати.
У цьому випадку функція DatePart витягує день з значення в поле "Дата народження".
Перейдіть в Конструктор.
Для обох введених виразів зніміть прапорці в рядку Показати. клацніть рядок Сортування і виберіть пункт По зростанню.
Натисніть кнопку Запустити.
При необхідності ви можете вказати умови для обмеження області запиту. Після цього запит буде сортувати тільки записи, що задовольняють їм, і визначати перші або останні значення полів з відсортованого списку.
Для продовження роботи з прикладом даних відкрийте Конструктор. Потім в рядку Умови відбору стовпця Дата народження введіть наступний вираз:
Month ([Дата народження])> Month (Date ()) Or Month ([Дата народження]) = Month (Date ()) And Day ([Дата народження])> Day (Date ())
Інші приклади виразів умов для запитів можна знайти в статті Приклади умов запиту.
Щоб виконати запит і відобразити результати в режимі таблиці, натисніть кнопку Виконати.
Якщо відображається більше записів, ніж було потрібно
Третя і четверта записи здаються однаковими, але це може пояснюватися тим, що Попов обробив два різних замовлення, відвантажених в один день.
Щоб уникнути відображення повторюваних записів, можна виконати одну з двох дій в залежності від необхідного результату. Ви можете змінити структуру запиту, додавши поля, які дозволять розрізнити записи, наприклад поля "КодЗаказа" і "КодКліента". Або, якщо достатньо показати тільки одну з повторюваних записів, ви можете вибрати відображення тільки унікальних записів, задавши значення Так для властивості запиту Унікальні значення. Щоб задати значення цієї властивості, в Конструктор клацніть правою кнопкою миші в будь-якому вільному місці у верхній половині вікна конструктора запитів і виберіть в контекстному меню команду Властивості. У вікні властивостей знайдіть властивість Унікальні значення і задайте для нього значення Так.
Додаткові відомості про роботу з повторюваними записами см. В статті Пошук, приховування або видалення повторюваних даних.
Інструкції в даному розділі припускають використання наступних трьох таблиць:
Таблиця "Типи заходів"
Примітка: Дії, описувані в даному розділі, припускають, що таблиці "Клієнти" і "Типи заходів" знаходяться на стороні "один" відносини "один-ко-многим" з таблицею "Заходи". В даному випадку таблиця "Заходи" має з цими таблицями загальні поля "КодКліента" і "КодТіпа". Підсумкові запити, описані в наступних розділах, не працюватимуть, якщо ці зв'язки відсутні.
Як додати ці дані в базу даних?
Щоб додати ці приклади таблиць в базу даних, виконайте дії, описані вище в розділі Пошук самої останньої або найдавнішої дати. з наступними виключеннями:
При копіюванні таблиць "Типи заходів" і "Клієнти" в Excel не копіюйте стовпці "КодТіпа" і "КодКліента". Access додасть значення первинних ключів при імпорті листів - це допоможе заощадити час.
Після імпорту таблиць необхідно відкрити таблицю "Заходи" в Конструкторі і перетворити стовпці "Тип заходу" і "Клієнт" в поля підстановки. Для цього клацніть стовпець Тип даних для кожного поля і виберіть пункт Майстер підстановок.
В ході створення полів підстановки Access замінює текстові значення стовпців "Тип заходу" і "Клієнт" числовими значеннями з вихідних таблиць.
Створення підсумкового запиту
На вкладці Створити у групі Інша натисніть кнопку Конструктор запитів.
Відкриється діалогове вікно Додавання таблиці.
У діалоговому вікні виберіть потрібні таблиці, натисніть кнопку Додати. а після додавання таблиць натисніть кнопку Закрити.
Двічі клацніть кожну з потрібних таблиць, а потім натисніть кнопку Закрити. Таблиці з'являться в верхній частині конструктора запитів.
При використанні наведених вище прикладів додайте таблиці "Заходи" і "Типи заходів".
При використанні даних з трьох наведених вище таблиць слід додати або поле "Тип заходу" з таблиці "Типи заходів", або поле "Дата заходу" з таблиці "Заходи".
При необхідності ви можете вказати умова для обмеження області запиту. Сортуватися будуть тільки записи, що задовольняють цій умові, і в відсортованому списку будуть визначені перші і останні значення полів.
Інші приклади виразів умов для запитів можна знайти в статті Приклади умов запиту.
Перетворіть цей запит в підсумковий запит наступним чином:
На вкладці Конструктор у групі Показати чи приховати натисніть кнопку Підсумки.
У бланку запиту з'явиться рядок Підсумки.
Функція Max повертає найбільше значення числового поля і саме останнє значення дати або часу в поле з типом даних "Дата / час". Функція Min повертає найменше значення в числовому полі і найбільш ранню дату або час в поле "Дата / час".
Примітка: В залежності від функції, обраної на кроці 6, Access змінює ім'я поля значення в запиті на Максімум_ІмяПоля або Мінімум_ІмяПоля. У нашому прикладі поле будуть перейменовано в Максімум_Датамеропріятія або Мінімум_Датамеропріятія.
Збережіть запит і переходите до наступних кроків.
Створення другого запиту для відображення більш докладних даних
На вкладці Створити у групі Інша натисніть кнопку Конструктор запитів.
У діалоговому вікні Додавання таблиці відкрийте вкладку Запити. а потім двічі клацніть підсумковий запит, створений в попередньому розділі.
Відкрийте вкладку Таблиці і додайте таблиці, які ви використовували в підсумковому запиті, а також таблиці, в яких містяться додаткові дані. Якщо ви використовували три таблиці з прикладу, додайте в новий запит таблиці "Типи заходів", "Заходи" і "Клієнти".
Зв'яжіть поля в підсумковому запиті з відповідними полями в батьківських таблицях. Для цього перетягніть кожне поле з підсумкового запиту на відповідне поле в таблиці.
При використанні прикладів даних з трьох таблиць перетягніть стовпець "Тип заходу" з підсумкового запиту на поле "Тип заходу" в таблиці "Типи заходів". Потім перетягніть стовпець Максімум_Дата заходи в підсумковому запиті на поле "Дата заходу" в таблиці "Заходи". Завдяки об'єднанню новий запит на вибірку пов'язує дані з підсумкового запиту з даними з інших таблиць.
Додайте в запит поля з додатковою інформацією з інших таблиць.
При використанні прикладів даних з трьох таблиць можна додати поля "Компанія" і "Контакт" з таблиці "Клієнти".
На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Виконати.
Результати запиту відображаються в режимі таблиці.
Порада. Якщо вам не подобається, що заголовок стовпця Ціна називається Максімум_Цена або Мінімум_Цена. то відкрийте запит в Конструкторі і в стовпці "Ціна" в бланку запиту введіть Ціна: Максімум_Цена або Ціна: Мінімум_Цена. Після цього в заголовку стовпця в режимі таблиці буде виводитися назва Ціна.
Одночасний пошук найостанніших і найдавніших дат
Запити, створені раніше в цій статті, повертають або найбільші, або найменші значення, але не обидва набору відразу. Якщо ви хочете відобразити обидва набору значень в одному поданні, слід створити два запити (один для отримання максимальних значень і інший для отримання найменших значень), а потім об'єднати і зберегти результати в одній таблиці.
Пошук найбільших і найменших значень і відображення цих даних в таблиці складається з наступних основних етапів:
Створення запиту на пошук максимальних значень і запиту на пошук найменших значень або, при необхідності угруповання даних, створення підсумкових запитів, що використовують функції Min і Max.
Перетворення запиту на пошук максимальних значень (або підсумкового запиту на пошук максимальних значень) в запит на створення таблиці і виконання цього запиту.
Перетворення запиту на пошук найменших значень (або підсумкового запиту на пошук мінімальних значень) в запит на додавання для додавання записів в таблицю максимальних значень.
Нижче описано, як це зробити.
Створіть запити на пошук найбільших і найменших значень.
Якщо використовуються таблиці прикладів з попереднього розділу, використовуйте тільки дані з таблиці "Заходи". Використовуйте в обох запитах поля "Тип заходу", "Клієнт" і "Дата заходу" з таблиці "Заходи".
Збережіть обидва запити, присвоївши їм описові імена, наприклад "Найбільше значення" і "Найменше значення", і залиште їх відкритими для використання на наступних етапах.
Створення запиту на створення таблиці
У запиті на пошук максимальних значень, відкритому в Конструкторі:
На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Створення таблиці.
Відкриється діалогове вікно Створення таблиці.
В поле Ім'я таблиці введіть ім'я таблиці, яка буде зберігати записи з найбільшими і найменшими значеннями. Наприклад, введіть Найменші і найбільші значення. а потім натисніть кнопку ОК.
Кожен раз при виконанні запиту замість відображення результатів в режимі таблиці запит буде створювати таблицю і заміщати значення поточними даними.
Збережіть і закрийте запит.
Створення запиту на додавання
Відкрийте запит на пошук найменших значень в Конструкторі.
На вкладці Розробка в групі Тип запиту виберіть команду Додати.
Відкриється діалогове вікно Додавання.
Введіть те ж ім'я, яке ви вказали в діалоговому вікні Створення таблиці.
Наприклад, введіть Найменші і найбільші значення. а потім натисніть кнопку ОК. Кожен раз при виконанні запиту замість відображення результатів в режимі таблиці він буде додавати записи в таблицю "Найбільші і найменші значення".
Збережіть і закрийте запит.
виконання запитів
Тепер ви готові запустити обидва запиту. В області навігації двічі клацніть запит на пошук максимальних значень і натисніть кнопку Так при появі підтвердження. Потім двічі клацніть запит на пошук найменших значень і натисніть кнопку Так при появі підтвердження.
Відкрийте таблицю з набором записів в режимі таблиці.
Важливо: Якщо при спробі виконання запиту на створення або додавання нічого не відбувається, перевірте, чи не з'являється в рядку стану Access наступне повідомлення:
Дана дія або подія заблоковано в режимі відключення.
Якщо виводиться це повідомлення, зробіть наступне:
Відкрийте панель повідомлень, якщо вона прихована. Для цього на вкладці Робота з базами даних в групі Показати чи приховати натисніть кнопку Панель повідомлень.
На панелі повідомлень натисніть Параметри.
Відкриється діалогове вікно Параметри безпеки Microsoft Office.
Виберіть Увімкнути це вміст. а потім кнопку ОК.
Виконайте запит ще раз.