Порядок оформлення, зберігання, знищення бланків суворої звітності (БСЗ) і відображення операцій з
Організації та підприємці, які надають послуги населенню, має право замість чеків ККТ видавати замовникам бланки суворої звітності (БСЗ). Як правильно працювати з такими бланками з моменту їх придбання і до знищення, а також як відображати рух БСО в бухгалтерському та податковому обліку?
Форма бланка суворої звітності залежить від виду послуг
Для того щоб визначити, який бланк вам треба використовувати, необхідно перевірити, чи немає для вашого виду послуг діючої затвердженої форми. Якщо така форма є, то треба використовувати саме її, а якщо немає - вам доведеться розробити форму бланка самостійно (Пункти 3, 5, 7 Положення про здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки) . Нагадаємо, що приналежність виду діяльності до послуг населенню визначається по Загальноукраїнського класифікатора таких послуг (окунь).
Форми БСО, затверджені "зверху"
Для окремих видів послуг форми БСО можуть бути розроблені і затверджені будь-яким федеральним органом влади (Пункти 5 - 7 Положення). Наприклад, Мінтранс має право встановлювати форми авіаквитка та інших документів, що використовуються при наданні послуг з повітряного перевезення пасажирів, багажу, вантажів (Пункт 4 ст. 105 Повітряного кодексу РФ; пп. 5.2.3 п. 5 Положення про Міністерство транспорту Укаїни).
В даний час діють наступні затверджені Мінфіном БСО (Пункт 3 Положення):
- квитанція на отримання страхової премії (внеску);
- квитанція на оплату послуг газифікації і газопостачання;
- заставний квиток і сохранная квитанція;
- квитанція на оплату ветеринарних послуг.
- старі БСО також можна використовувати, якщо орган влади, наділений правом затверджувати форми БСО, поки ще їх не розробив.
Форми БСО, розроблені самостійно
- найменування документа, його шестизначний номер і серія;
- найменування та організаційно-правова форма - для організації або П.І.Б. - для підприємця;
- місце знаходження постійно діючого виконавчого органу організації, а якщо такого немає - іншого органу або особи, які мають право діяти від імені організації;
- ІПН організації або підприємця, що видали документ;
- вид і вартість послуги;
- дати розрахунку і складання документа;
- Посада, П.І.Б. особи, відповідальної за здійснення операції, його особистий підпис, печатка організації або підприємця.
Компонування реквізитів в бланку також віддана на відкуп виконавцям послуг.
Якщо для ваших послуг немає обов'язкової форми БСО, розробіть її самі з дотриманням вимог Положення та затвердите наказом по організації. За зразок можна взяти стару форму БСО, прибравши звідти посилання на реквізити нормативного документа, який затвердив форму бланка, і код ОКУД. Цим ви позбавите себе від зайвих судових суперечок про правомірність використання старих форм БСО.
І ще одне загальне для всіх бланків вимога: форма повинна забезпечувати одночасне заповнення копії бланка або мати відривну частину (Пункт 8 Положення). Крім випадків, коли:
(Або) орган влади, який розробив бланк, встановив і особливий порядок його заповнення (Підпункт "а" п. 8 Положення);
(Або) всі реквізити БСО заповнені друкарським способом при його виготовленні (Підпункт "б" п. 8 Положення);
(Або) всі реквізити БСО заповнені в електронному вигляді (Підпункт "в" п. 8 Положення).
А чи може прибутковий касовий ордер (ПКО) (Уніфікована форма N КО-1) замінити БСО?
ПКО і квитанцію до нього можна використовувати в якості БСО, якщо вони виготовлені в друкарні і в них є всі реквізити, обов'язкові для БСО. Так само вважають і багато судів. Правда, наявність судових спорів показує, що подібні дії схвалення у податкових органів не викликають. Є і судове рішення не на користь організації.
До того ж якщо прибуткові касові ордери у вас будуть не просто первинними касовими документами, а ще й БСО, то оформляти, зберігати і враховувати їх доведеться так само, як і бланки суворої звітності. Так що безпечніше все-таки самостійно розробити бланк і користуватися саме їм.
Як можна виготовити БСО
Бланки суворої звітності треба виготовляти (Пункт 4 Положення):
(Або) друкарським способом;
(Або) з використанням автоматизованих систем.
У друкарнях БСО друкувалися і раніше. Нагадаємо тільки, що на друкарському БСО повинні бути додатково вказані відомості про виробника (скорочене найменування, ІПН, місце знаходження, номер і рік виконання замовлення, тираж) (Пункти 4, 9 Положення).
А що ж таке автоматизована система? Взагалі-то давати роз'яснення з цього питання - компетенція Мінпромторгу. Він же поки ніяких роз'яснень не випускав.
Положенням встановлено лише вимоги до автоматизованої системи, згідно з якими вона повинна (Пункт 11 Положення):
- мати захист від несанкціонованого доступу;
- ідентифікувати, фіксувати і зберігати всі операції з бланком не менше 5 років;
- зберігати унікальний номер і серію бланка.
При цьому контролюючі органи вважають, що звичайний комп'ютер для виготовлення БСО не підходить. Причина - він не забезпечує захист, фіксацію і зберігання відомостей про бланку. На думку Мінфіну і податкових органів, автоматизована система повинна відповідати вимогам, що пред'являються до касової техніки.
Так що, як і раніше це питання залишається відкритим.
Купуємо, зберігаємо і знищуємо БСО
Увага! Зіпсований бланк можна просто викинути. Його потрібно перекреслити і прикласти до книги обліку бланків (Пункт 10 Положення).
Відразу скажемо, що якщо ви видали БСО відразу після надання послуги і виручка потрапила в касову книгу за цей день, то тільки за відсутність книги обліку БСО і актів про їх прийом і знищення до адміністративної відповідальності вас залучити ніхто не зможе (Статті 14.5, 15.1 КоАП РФ). А оскільки акти і книга обліку БСО - це не первинні документи і не облікові регістри, оштрафувати вас за ст. 120 НК Україна у податкових органів теж не вийде.
Однак не варто з цієї причини відмовлятися від складання книги і акту про знищення БСО. Адже в їх оформленні в першу чергу зацікавлена сама організація. Вам же потрібно контролювати кількість бланків, які знаходяться у працівників. А послуга - це не товар, і інвентаризацією мало що можна виявити. Тоді як по книзі обліку БСО відразу видно, що ви, наприклад, передали працівникові, що бере від замовників гроші за послуги, 100 бланків, а повернулися до вас тільки 80. Значить, працівникові доведеться пояснити, куди він подів решту 20 бланків. На нашу думку, чим дійсно можна знехтувати, так це актом прийому бланків - для приймання БСО цілком достатньо книги обліку та накладної на бланки, виписаної друкарнею.
До порядку зберігання БСО складних вимог немає - достатньо, якщо ви будете зберігати бланки в сейфі, який в кінці кожного робочого дня треба опечатувати (Пункт 16 Положення). Крім того, інвентаризацію бланків необхідно проводити одночасно з інвентаризацією наявних в касі (Пункт 17 Положення; п. П. 3.39, 3.40, 3.41 Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань).
Копії та корінці використаних і зіпсованих бланків, упаковані в опечатані мішки, треба зберігати не менше 5 років з дня закінчення року, в якому вони були використані. Коли закінчиться цей термін і пройде місяць з дня останньої інвентаризації БСО, їх можна буде знищити, створивши комісію і склавши акт про знищення бланків (Пункт 19 Положення). Форму такого акта ви можете розробити самостійно або взяти форму акта, розроблену для бюджетників (Додаток N 2 до Інструкції по бюджетному обліку).
- на організацію - від 30 000 до 40 000 руб .;
враховуємо БСО
У бухгалтерському обліку БСО відображають на позабалансовому рахунку 006 "Бланки суворої звітності" в умовній оцінці (План рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій). Простіше оцінити БСО в сумі фактичних витрат на їх виготовлення.
Раніше ГМЕК рекомендувала куплені БСО спочатку враховувати на рахунку 10 "Матеріали" по їх фактичної вартості і в міру використання списувати на витратні рахунки (Вказівки щодо застосування, виготовлення, зберігання, обліку документів суворої звітності). Однак це, по-перше, ускладнювало облік. А по-друге, взагалі суперечило призначенням рахунки 10, оскільки ніякої цінності БСО самі по собі не мають, і тому навряд чи їх можна назвати матеріально-виробничими запасами. З цих причин рахунок 10 для обліку БСО використовувати неправильно. Зазвичай вартість бланків відразу при їх оприбуткуванні включають до витрат проводкою: дебет рахунку 26 "Загальногосподарські витрати" (або 44 "Витрати на продаж") і кредит рахунку 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".
У податковому обліку витрати на придбання БСЗ у організацій, які застосовують загальний режим оподаткування, будуть зменшувати оподатковуваний прибуток у складі інших витрат (Підпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). А ПДВ по ним можна сміливо приймати до відрахування, якщо є рахунок-фактура друкарні (Пункт 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
А організації-спрощенці можуть врахувати витрати на БСО в складі яких матеріальних (Підпункт 6 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), або канцелярських витрат (Підпункт 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ).
Приклад. Облік бланків суворої звітності
ТОВ "Артіль" ремонтує взуття на замовлення фізичних осіб (побутові послуги населенню).
Вартість послуг друкарні - тисячі шістьдесят два руб. (В тому числі ПДВ 162 руб.). Серія бланків ЛХ, номера - 000001 по 001000.
Для позабалансового рахунку 006 організація відкрила субрахунка: 006-1 "Бланки квитанцій в бухгалтерії", 006-2 "Бланки квитанцій у виконавця". Позабалансовий облік БСО ведеться в сумі фактичних витрат. Вартість 1 бланка - 0,9 руб.
((Одна тисяча шістьдесят-дві руб. - 162 руб.) / 1000 шт.).
Прийом бланків з друкарні і їх видачу взуттьовик В.Л. Оріонова відбила в книзі обліку БСО. Також до книги вона доклала зіпсовані бланки.