Поняття і види конференцій
Поняття і види конференцій. Конференції - одні з тих заходів, без яких складно собі уявити цивілізований бізнес і науку.
Зазвичай конференція «прив'язана» до певної теми. Наукова конференція, як правило, присвячена науковій темі, її учасники - представники науки і студенти.
Основні завдання ділової конференції - зміцнення ділових зв'язків, бізнес-знайомства і презентації нових бізнес-рішень. Прес-конференції спрямовані на представників преси і різних каналів комунікацій і присвячуються певній темі. На прес-конференціях журналісти мають можливість задавати питання гостям конференції.
Існують також інші види конференцій. Бізнес-конференції - це один з видів конференцій, на яких обговорюються: проблеми, що зачіпають представників певних галузей і напрямків; особливості чинного Законодавства і пропозиції щодо його вдосконалення; політика держави щодо певних галузей; практика роботи кращих компаній галузі і т.п. відміну від семінарів і тренінгів, на бізнес-конференціях розглядаються не тільки відомі, перевірені результати, а й нові бізнес-пропозиції, ідеї. процес проведення бізнес конференцій складається з безлічі дрібниць, жодну з яких не можна упустити.
Зустріч журналістів з представниками державних установ, суспільно-політичних організацій, комерційних структур традиційно називається прес-конференціями.
Підготовка прес-конференції передбачає узгодження низки організаційно-технічних і творчих питань. Перш за все, необхідно визначити день і точний час проведення зустрічі з журналістами з урахуванням існуючого графіка випуску в світ більшості газет.
Якщо в запрошенні буде позначена прохання відразу підтвердити участь, то організатори будуть заздалегідь знати, скільки журналістів будуть присутні в залі, на скільки персон готувати фуршет чи коктейль (фахівці відзначають, що найчастіше на прес-конференцію приходить лише одна третина запрошених журналістів). До речі, якщо фуршет чи коктейль намічається, в запрошенні прийнято згадувати про це. У запрошенні також необхідно чітко вказати тему і, по можливості, імена основних доповідачів.
Дуже важливо вибрати також відповідний день. У деяких випадках вибору немає, оскільки заява повинна бути зроблена в певний день. Там же, де є можливість вибору, потрібно подбати про те, щоб не сталася накладка, і прес-конференція не збіглася з яким-небудь іншим важливою подією, яка може відвернути увагу журналістів і затьмарити повідомлення про прес-конференції у пресі.
Важливо також на підготовчому етапі прес-конференції перевірити готовність всіх підрозділів, для цього необхідно провести репетицію всіх учасників.
Особливу важливість репетиція представляє у разі, якщо учасники прес-конференції новачки, вперше виходять назустріч з журналістами. Однак і для досвідчених в цій справі асів прес-конференцій репетиція необхідна, якщо намічається телевізійна трансляція. Під час репетиції перевіряється готовність засобів зв'язку, вибирається режим освітлення майданчика, інтер'єр (зі столом президії), ракурси зйомок, мікрофони в залі та інше.
Дуже важливо також прорепетирувати питання і відповіді, що можна здійснити за допомогою залучення статистів. Виступи на прес-конференції готуються заздалегідь. Вони можуть бути просто зачитані, вивчені напам'ять або вимовлені в імпровізованій формі. Характер цих виступів, їх структура залежать від цілей прес-конференції. Суспільно-політична проблематика вимагає розгорнутого заяви з обґрунтуванням позиції, повідомленням нової інформації, подробиць і деталей. Організаторами прес-конференцій заздалегідь готується інформаційний пакет документів (прес-кіт), підбір їх в папки.
Пакет документів (прес-кіт) вручається журналістам у залі прес-конференції, а також розсилається по редакціях акредитованих журналістів, які зможуть прийти на зустріч з організаторами прес-конференцію. 2 Організація і проведення конференцій 2.1