Плануємо свій час
Плануємо свій час
Уїнстон Черчілль сказав одного разу: «Якщо хочете, щоб робота була виконана, доручіть її дуже зайнято ій людині». Вважається, що зайняті люди краще за інших контролюють час. Створюється враження, що вони можуть зробити за день стільки, скільки іншим не під силу. І саме зайнята людина завжди знайде можливість внести потрібні корективи в свій графік.
Зазвичай цьому сприяють:
• вміння відрізняти першочергові справи від другорядних;
• серйозне ставлення до термінів виконання роботи;
• звичка все встигати;
• відповідальність за доручену справу.
У кожної посади є своя назва і опис, відповідно до сфери застосування. Воно визначає основні функціональні обов'язки, за які працівник несе особисту відповідальність.
Якщо ви обізнані про коло ваших обов'язків, то завжди можете порівняти їх з тією роботою, яку виконуєте насправді.
При відсутності посадової інструкції, складіть її самостійно. Визначте свої основні обов'язки. Складіть список того, що необхідно для ефективного виконання роботи. Проаналізуйте реальний обсяг вимог до посади і ваш внесок в ефективний розвиток бізнесу.
Ви можете виявити, що витрачаєте час на виконання далеко не основних функцій. І навіть якщо ця робота цікава і приємна, все ж треба усвідомити, що заробітну плату вам платять зовсім не за це.
Першим кроком до доцільного використання часу може послужити чітке уявлення про те, за що саме ви несете безпосередню відповідальність. Як тільки ви це усвідомлюєте, вам, безсумнівно, стане легше ставити завдання і визначати пріоритети.
Постановка і досягнення цілей грає головну роль в управлінні часом. Якщо ви не знаєте, чого хочете досягти, то не будете знати, з чого слід почати.
Чітко визначивши найбільш важливі справи і терміни їх виконання, ви з легкістю зможете контролювати події. Таким чином, у вас з'явиться шанс досягти найкращих результатів. Причому зробити це ви зможете за той час, яким володієте.
Не забувайте також, що намічати цілі дуже корисно. Це допомагає:
• сфокусувати увагу на виконуваній роботі;
• складати план виконання роботи на певний відрізок часу;
• тримати оточуючих в курсі подій, щоб вони розуміли, яка роль їм відведена.
Наявність цілей не допускає марної трати часу. Щоб чітко визначити мету, потрібно:
• виробити чітке уявлення про те, чого ви плануєте досягти;
• поділитися думками і вислухати думку інших;
• викласти на папері свої наміри і строго їх дотримуватися.
• основні завдання ; їх виконання служить індикатором того, наскільки ефективно ви справляєтеся зі своїми обов'язками;
• завдання, які слід виконувати за умови, що зі своїми першочерговими справами ви вже впоралися;
• завдання, які ви виконали б при наявності часу (це, як правило, проекти, яким не судилося здійснитися).
• завдання з невисоким рівнем пріоритетності. але разом з тим нескладні і приємні (зазвичай їх ми виконуємо в першу чергу).
Розподіліть всю свою роботу на ці чотири групи. Подивіться на перелік і вкажіть час, необхідний для виконання поставлених завдань. Виділіть різними кольорами то, що зробити необхідно, і те, чим би вам хотілося зайнятися. Час від часу робіть що-небудь приємне. Так ви будете почувати, що хоча це і не питання найбільшою важливості, ви дозволяєте собі зайнятися їм в якості заохочення за виконання складніших завдань.
Чи не примушуйте себе занадто суворо дотримуватися пріоритетів. Завжди потрібно бути готовим до змін, якщо цього вимагають обставини. Будьте гнучким: ситуація може змінитися кардинально, і те, що було пріоритетним, втратить свою значимість. Дотримуватися в такому випадку початкового плану означає витратити даремно ще більше часу.
Однак, якщо якась із першочергових завдань несподівано знімається з порядку денного (наприклад, скасовується зустріч), будьте напоготові, щоб не витратити час, що звільнився даремно. Використовуйте накопичену для вирішення конкретного завдання енергію на наступне завдання з вашого списку.
Невідкладне і важливе
Розуміння відмінності між невідкладним і важливим має величезне значення при розподілі часу.
Невідкладні завдання вимагають негайного вирішення, але при цьому можуть бути незначними (наприклад, залагодження питання з паркуванням). Важливі ж вимагають ретельної підготовки і, як правило, додаткового часу на обдумування (наприклад, складання бізнес-плану на наступний квартал).
Невідкладні завдання часто здаються значущими через стислість термінів. Вони вимагають негайних дій, але зазвичай не займають багато часу. Зазвичай ми намагаємося швидше позбутися термінових справ, щоб зайнятися важливими.
Звичайно, є речі в рівній мірі невідкладні і важливі. У такій ситуації справа вимагає повної віддачі, адже не можна визначити, яке з них важливіше. Але в будь-якому випадку не забувайте про небезпеку не вкластися в терміни.
Проаналізуйте свою діяльність. Визначте, скільки часу ви витрачаєте на виконання обов'язків керівника, а скільки йде на рутинну роботу, характерну для роду вашої діяльності або професії.
Керівна посада вимагає:
• продумувати заздалегідь, чи є для ефективного і якісного виконання завдання;
• збирати потрібних людей і потрібні матеріали в потрібний час в потрібному місці;
• повідомляти виконавцям про їх завданнях; пояснювати їм критерії оцінки виконаної роботи і, якщо потрібно, давати поради;
• переконуватися в тому, що задіяні особи присвячені в суть проблеми і знають, як контролювати процес.
Іншими словами, ви повинні вміти планувати, організовувати, направляти і контролювати хід виконання роботи.
Ви цілком можете виявити, що дозволяєте іншим перекладати на вас важкі, на їх погляд, завдання, оскільки ви справляєтеся з ними краще. Можливо також, що ви затягуєте виконання завдання через відсутність плану або брак необхідного обладнання. Причин для невиконання основних обов'язків і недотримання термінів може бути безліч. Але найважливіше - ви можете навіть не розуміти, яку значну роль відіграють ваші організаційні здібності в управлінні часу.
Після того як ви визначите свої обов'язки, намітили мети, розташуйте завдання в порядку пріоритетності і розподіліть їх на невідкладні і важливі, ви з легкістю складете план ефективного використання часу.
Якщо все це здається вам занадто обтяжливим і трудомістким, згадайте історію про одного китайського імператора. Він забажав, щоб до його палацу вела кедрова алея, і віддав наказ виконати це керуючому маєтком. На що керівник заперечив йому: «Пройде триста років, перш ніж ця затія втілиться в життя». «У такому разі, - сказав імператор, - ви не можете втрачати ні хвилини».
^ Чи чітко ви знаєте свої обов'язки? Чи не займаєтеся ви тим, що повинні робити інші?
^ Ясні чи вам мети вашої роботи?
^ Чи знаєте ви, яких результатів ви повинні домогтися сьогодні за умови, що зосередитеся на виконанні якогось одного завдання?
^ Чи бачите ви різницю між важливим і невідкладним?
^ Чи ви робите для того, щоб ефективно використовувати час?
Все вийде, якщо ...
• визначити основні завдання;
• виконувати важливу роботу за заздалегідь складеним графіком;
• бути готовим підкоригувати свої плани в разі непередбаченого зміни ситуації;
• чітко розрізняти важливі і невідкладні завдання;
• застосовувати, якщо необхідно, управлінські рішення. Це допоможе краще організувати час;
• негайно почати планування свого часу.