Підготовка до виставки за - 15 днів чиста правда
Дякую вам за підтримку!
Ви щорічно берете участь у виставці, але згадуєте про те, що до неї треба готуватися кожен раз в останній момент? Це не рідкість. Всі знають, що теоретично до виставки треба готуватися заздалегідь - найкраще за півроку, але на практиці чомусь виходить зовсім не так. Спочатку знаходиться безліч інших дуже важливих справ, потім здається, що до виставки ще далеко, і - вуаля! - раптом з'ясовується, що до заходу залишилося всього два тижні. Тут-то і починається справжня робота з підготовки. Сподіваємося, що кожен, хто прочитає цю статтю почерпне в ній чимало корисного для себе і зустріне будь-яку виставку у всеозброєнні.
Що потрібно для потенційних клієнтів?
Для кого Ви робите виставку? Правильно, для них, коханих. Саме тому давайте пробіжимося по самим основним пунктам підготовки для будь-якого відповідального учасника виставки.
Беджі потрібні, щоб з першого погляду було видно - співробітник Ви або відпочиваючий громадянин. І щоб не думати, як до Вас звернутися: «Е-е-е ...» або «Молода людина», а відразу впевнено говорити: «Здрастуйте, Ильдус Місбаховіч!»
2. Візитки
Візитка потрібна для того, щоб, прийшовши в офіс після виставки, людина не згадував ім'я того приємного і професійного молодої людини (Вас тобто), а знайшов його на візитці - разом з назвою фірми і контактною інформацією.
4. Роздавальні матеріали (буклети, каталоги)
Звичайно, відвідувач виставки буде розмовляти з вами, з вашими конкурентами, з самим собою. В кінці виставки він буде пам'ятати, що почув і побачив на якомусь стенді щось дуже важливе. Тут на допомогу прийдуть ваші буклети або каталоги - в спокійній обстановці людина зможе уважно, не на бігу дізнатися про ваші пропозиції. Добре б оформити всі матеріали в єдиному стилі з оформленням стенда - тоді буде легше згадати вашу компанію. До речі, відмінний хід - докласти до паперових каталогах USB-драйв невеликого обсягу, прикрашений логотипом вашої компанії і містить електронну версію вашої презентації. Коштує це за теперішніх часів недорого, а вплив на клієнта чинить серйозний: вивчить він ваші файли, потім зітре - а драйвом буде користуватися ще довго.
5. Подарунки
Своїми силами або за допомогою фахівців?
Підготовка: всі кола пекла за 15 днів
14 днів до виставки - В цей день добре б підтвердити замовлення на ручки і пакети з логотипом - саме два тижні займе виготовлення макетів і друк пакетів (до речі, щоб створити макет, логотипу зазвичай досить - навряд чи від Вас буде потрібно щось ще).
13 днів до виставки - До цього моменту у Вас повинен бути готовий повний комплект електронних документів для підготовки всіх виставкових матеріалів. Логотип у дизайнерів, ймовірно, вже зі вчорашнього дня - залишилося передати їм тексти для буклетів і фотографії. "Всього лише".
12 днів до виставки - Ви чекаєте макетів.
11 днів до виставки - Ви починаєте нервувати, телефонуйте дизайнерам.
10 днів до виставки - Дизайнери надсилають свої варіанти. Ви спочатку лякаєтеся, потім звикаєте, і Вам навіть починає подобатися один з макетів. Ви робите масу зауважень. Дизайнери спочатку лякаються, потім знаходять зауваження слушними і вносять в обраний макет виправлення.
9 днів до виставки - В першу чергу потрібно завершити роботу над версткою буклетів з великим тиражем - їх потрібно готувати до друку. Потрібно уважно перевірити тексти, щоб не було помилок. Знайти, нарешті, відсутні картинки. Або відмовитися від них.
Трохи про пресу. Тиражі від 500 примірників друкуються офсетним способом. Можна використовувати друк сріблом, золотом, пантонов, можна зробити матове, глянцеве чи оброблене іншим вибіркове лакування. При виборі друкарні слід пам'ятати, що різні виробництва спеціалізуються на різних тиражах - малих, середніх, великих. Друковані машини бувають під різні формати і розрізняються числом друкованих секцій. Деякі машини оснащені сушінням, деякі - ні. Від усіх цих параметрів залежить якість і ціна продукції в друкарні. Загальний зміст цих загадкових слів - довірте вашої дизайн-студії, де друкувати тираж. Заощадити на цьому, вибираючи друкарню самому, швидше за все, не вдасться.
7 днів до виставки - Звичайний термін виготовлення офсетних тиражів - п'ять - десять робочих днів. Пора здавати в друк брошури та буклети.
5 днів до виставки - Оформлення для стенду, яке не потребує складного монтажу, таке як банери, плакати, розтяжки, ростові фігури, пікколо, поп-ап стенди та інші мобільні розбірні конструкції можна зробити за п'ять днів. Не забудьте скоординувати це питання з дизайн-студією!
Як правило, дизайн-студії і їх партнерські друкарні, що спеціалізуються на широкоформатного друку, можуть друкувати на папері, вінілі, самоклейках, на банерній тканині та навіть на полотні. Можуть «накатати» вініл на пластик і вирізати ростовую фігуру. Зазвичай вони можуть запропонувати на вибір кілька видів мобільних (розбірних) виставкових стендів, різних конструкцій. Так що доведеться заздалегідь обумовити з організаторами виставки тему монтажу виставки, способів кріплення. Виходячи з цього можна зробити люверси, підвіси або «кишені» з тросами.
4 дня до виставки - Уже пізно виправляти що-небудь в стенді або в буклетах. Але ще можна уважно перевірити листівки і візитки.
3 дні до виставки - Зазвичай термінові тиражі цифровим друком друкують один-два дня. Підписуйте в друк візитки, малотиражні листівки - дизайн-студія чекає!
Цифровий друк призначена для друку малих і термінових тиражів (оптимально при тиражах менше 300 аркушів формату А4). Можна друкувати на самоклеющейся папері, крейдованому і дизайнерському папері або кальці. Тираж може бути будь-який - від одного примірника.
2 дня до виставки - все електронні матеріали для показу на плазмі повинні бути готові, перевірені і записані на кілька болванок - з запасом. Якщо Ви не плануєте установку плазми на своєму стенді - що ж, готові посперечатися, клопоту у Вас і без цього чимало.
1 день до виставки - Все, час Х настав. Сьогодні Вам доставлять все тиражі, а стенд вже монтується! ... П'ять годин дня. Доставили тиражі? Ні? Сьомій вечора. Доставили тираж? Ні. Дев'ятій вечора. Частково доставили? Частково обіцяли підвезти завтра прямо на виставку? Ось саме тому потрібно було для всіх підрядників призначати термін здачі на день-два раніше. Забули вам сказати;).
Підводні камені
А тепер - три правдиві історії з життя. Для тих, хто вчиться на чужих помилках.
Іван охломон, директор юридичної компанії «охломон і К», замовив оформлення і монтаж свого стенда. І не став нічого контролювати, тому що був дуже зайнятий. Все робили працівники друкарні. У перший день виставки приїхав він на відкриття виставки. І побачив, що величезне зображення логотипу на щиті над стендом закріплено догори ногами.
Що почім?
Не будемо нагадувати про те, що скупий платить двічі. Але і думати, що там, де дорожче, зроблять краще, було б помилкою. Крім того, варто реально оцінювати свої сили. Розбираєтеся в поліграфії, є час - розміщуйте замовлення в друкарнях (цифровий, офсетний, широкоформатного) самі, організуйте доставку. Витратите сили і час, зате, може бути, виграєте в ціні - якщо у вашій дизайн-студії немає в друкарні партнерських знижок. Якщо немає часу на непередбачені складнощі, немає достатніх знань - краще замовте все в комплексі в дизайн-студії - чи вийде помітно дорожче (5-10% - відмінна ціна за спокій). Зате контролювати весь процес, організовувати і відповідати за якість буде один виконавець.
Безумовно, ціна замовлення залежить від багатьох факторів. Від паперу, друку додатковими фарбами (наприклад, сріблом або золотом), можливих послепечатних наворотів (тиснення, дірочки або прорізи, вирубка, покриття лаком або ламінація, прокладка сторінок калькою і багато іншого) і, звичайно, від термінів. Проте, ми ризикнемо привести приблизні «базові» ціни на підготовку і друк деяких матеріалів для виставки.
Сподіваємося, наш короткий екскурс допоможе Вам у підготовці до будь-виставці. І нехай кожна нова виставка вдається вашої компанії краще, ніж попередня!
На десерт: якщо якісь терміни, використані в статті, не зрозумілі Вам, звертайтеся до глосарію дизайн-студії «100% ККД».
Дякуємо за допомогу в підготовці матеріалу Маргариту Журавльову, директора студії графічного дизайну «100% ККД»