Первинні бухгалтерські документи перелік
Первинний документ створюють в момент здійснення операції або після її закінчення як підтвердження факту операції (п. 3 ст. 9 Закону № 402-ФЗ). На підставі первинки бухгалтери складають проводки.
Накладна, акт на надання послуг зі створення сайту, бухгалтерська довідка - все це первинні документи, які бухгалтери використовують в повсякденній роботі. Видів первинки дуже багато, і її різноманітність залежить від особливостей діяльності компанії. Наприклад, в транспортній компанії одним з основних видів первинної документації буде транспортна накладна, а в бібліотеці - акт списання літератури.
Первинна нерухомість може бути паперовій або електронній. На практиці все більше і більше компаній застосовують електронний документообіг (ЕДО). Зокрема, компанії обмінюються договорами, рахунками на оплату, актами, накладними та рахунками-фактурами.
ЕДО значно спрощує процедуру обробки первинних документів з моменту їх створення до моменту обліку, прискорює роботу між контрагентами. Великий плюс - електронні документи не потрібно роздруковувати, якщо це не суперечить законодавству або умовам договору (п. 6 ст. 9 Закону № 402).
Надсилайте первинні бухгалтерські документи через Діадок безкоштовно! Підключайтеся до акції «Безліміт на 2 місяці».
Відсутність в фірмі первинних документів може спричинити за собою серйозний штраф від 10 000 до 30 000 рублів (ст. 120 НК РФ). Податківці також випишуть штраф і за помилки в оформленні. Крім того, особи, відповідальні за оформлення документів, можуть бути оштрафовані за статтею 15.11 КоАП України на суму від 2 000 до 3 000 рублів. Є й інша небезпека: якщо при перевірці податківці не знайдуть потрібного документа, вони можуть прибрати з оподатковуваної бази частину витрат, отже, компанії доведеться доплачувати податок на прибуток.
Обов'язкові реквізити первинного документа
Юридичну силу має тільки первинний документ з усіма обов'язковими реквізитами (п. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ):
Правильно оформлений документ допоможе при необхідності в судових розглядах, наприклад, коли покупець не платить борг або намагається визнати угоду недійсною. А ось документ з помилками або фіктивними підписами може зіграти злий жарт - тому ніколи не варто розписуватися за постачальника, якщо він раптом забув поставити підпис. Дбайливо зберігайте всю первинку і завжди уважно перевіряйте всі реквізити у вхідних документах.
Форми первинних документів
Можливе застосування комбінованої форми первинного документа, коли за основу беруть уніфіковану і доповнюють необхідними графами чи рядками. При цьому всі обов'язкові реквізити потрібно зберегти (Постанова Держкомстату України від 24.03.99 № 20).
Вибір компанії щодо використовуваних форм первинки потрібно прописати в обліковій політиці.
В процесі діяльності може виникнути потреба в нових первинних документах, тоді їх можна розробити і затвердити облікової політикою.
Зверніть увагу! Оскільки ваш контрагент також може застосовувати самостійно розроблену первинку, в обліковій політиці необхідно вказати, що ці документи ви також приймаєте до обліку.
Види первинних документів
Основні форми первинних документів фахівці можуть знайти в альбомах уніфікованих форм, затверджених постановами Держкомстату РФ. Наведемо найпоширеніші.
Документи з обліку торгових операцій
- ТОРГ-12;
- Товарний ярлик;
- Універсальний передавальний документ.
Документи з обліку основних засобів
- ОС-1 «Акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд)»;
- ОС-4 «Акт про списання основних засобів»;
- ОС-6 "Інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів».
касова первинка
- КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;
- КО-2 «Видатковий касовий ордер»;
- КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів»;
- КО-4 «Касова книга»;
- КО-5 «Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів».
Касові документи потрібно перевіряти дуже скрупульозно, адже така первинка безпосередньо пов'язана з рухом готівки і завжди привертає увагу перевіряючих органів. Наприклад, податківці точно звернуть увагу на ПКО, в якому сума перевищує 100 000 рублів. А все тому, що готівкою з одним контрагентом не можна розраховуватися в сумі, що перевищує 100 000 рублів. Відсутність підписів в касових документах також стане причиною для розглядів з ФНС.
Давайте підсумуємо. Отже, первинні документи - невід'ємна частина бухгалтерського і податкового обліку. Не можна проводити операції без підтверджуючих документів. Часто бухгалтери формують проводки в обліку на підставі копії або скан первинки. Дуже важливо вчасно замінити копії на оригінали документів, інакше контролюючі органи можуть вважати операцію або угоду фіктивної. Тільки документи, оформлені відповідно до закону, є гарантом безпеки і достовірності обліку в компанії.