Переїжджаємо в новий офіс
Новая страница 1
Постановкою цілі займається керівник організації або підрозділу, який переїжджає. Необхідно відзначити, що у кожної компанії свої вихідні умови переїзду, і ні в якому разі не можна пропускати етап постановки мети, адже що якщо не продумати з самого початку вимоги до критеріїв успішності реалізації переїзду, накладки просто неминучі.
Призначення керівника проекту
Вирішення цього питання в більшій мірі залежить від розміру компанії. Якщо компанія маленька, то з таким завданням дуже добре впорається секретар, якщо середня - то краще призначити на роль керівника проекту офіс-менеджера, ну а якщо компанія велика, - керівника адміністративно-господарського відділу. У нашій статті мова піде про організацію переїзду власними силами, що можливо в невеликих компаніях. Якщо компанія велика і переїжджає, наприклад, цілу будівлю, то набагато вигідніше запросити до співпраці спеціалізовану компанію з організації переїзду, яка сама вирішить всі організаційні питання.
Призначення керівника проекту необхідно закріпити документально - видати відповідний наказ. в якому окреслити цілі переїзду, призначити керівника проекту, доручити йому розробити план і кошторис переїзду. Це додасть проекту відповідну значущість і дозволить в подальшому уникнути багатьох питань.
Визначення етапів реалізації проекту
Найчастіше переїзд включає наступні етапи:
1. Підготовка переїзду
2. Підготовка нового приміщення.
3. День переїзду.
4. Облаштування на новому місці.
Контрольні точки призначаються для того, щоб точно визначити, чи виконаний певний етап і наскільки успішно це зроблено.
Наприклад, для етапу «Організаційно-підготовчі роботи» контрольними точками будуть наявність точного плану, в якому визначено, хто і що робить, знання виконавцями своїх завдань, наявність необхідного пакувального матеріалу, перелік всіх предметів, що перевозяться, замовлена для переїзду машина і робочі.
Визначення термінів реалізації кожного етапу, складання мережного графіка робіт
Відправною точкою для складання графіка реалізації проекту є дата переїзду. Як правило, вона призначається заздалегідь, а потім розраховуються всі інші терміни. Слід мати на увазі, що на підготовчі роботи в залежності від розміру фірми йде від 2 тижнів до 1,5-2 місяців. За три дні підготувати переїзд просто неможливо. Тому, домовляючись з майбутнім орендодавцем про терміни в'їзду в приміщення, потрібно відразу обумовити необхідні вам для підготовки терміни. Для компанії середнього розміру (30-50 чоловік) краще закладати на підготовчі роботи не менше 1 місяця. Істотно вплине на терміни переїзду і то, в якому стані знаходиться нове приміщення: якщо воно, наприклад, вимагає ремонту або спеціального оснащення, то всі терміни будуть визначатися з урахуванням готовності нового приміщення.
День переїзду може бути один, і якщо є така можливість, то, звичайно ж, краще переїхати за один день. Але ситуація може скластися так, що переїхати за один день не вийде. Тоді призначаються два або три дні переїзду. Затягувати переїзд більш ніж на три дні недоцільно, це істотно підвищить ваші витрати, краще спланувати все заздалегідь і вкластися в мінімальні терміни. Затягування переїзду (коли компанія має можливість переїжджати поступово) - це величезна кількість непродуктивно витрачається часу. Робота під час переїздів просто паралізується, тому краще витратити більше часу на підготовку (адже нею займаються не всі співробітники), але зате переїхати якомога швидше.
Складання кошторису переїзду
Насправді вже при складанні плану стає зрозумілим, які його пункти потребуватимуть додаткових витрат, і це можна відразу вказати в примітці, щоб полегшити собі роботу. Складання кошторису необхідно для того, щоб заздалегідь мати уявлення про витрат на проект і майбутні витрати. А також для того, щоб спробувати вже на етапі планування звести до мінімуму витрати. Адже якщо замовляти все заздалегідь, то є можливість вибирати більш дешеві варіанти, а якщо робити щось авральних порядком, то можливості вибору обмежені і доводиться погоджуватися на умови тих, хто готовий зробити все терміново.
Очевидно, що найголовніше в організації переїзду - це ретельне планування. Якщо все добре продумано, складені плани і графіки, всі співробітники знають свої завдання і функції, керівник здійснює поточний контроль відповідно до визначених реперними точками, то переїзд з стихійного лиха, як зазвичай до нього ставляться, перетворюється в звичайний проект, успіх якого залежить від того, наскільки грамотним буде планування і керівництво.