Організація служби документаційного забезпечення
Новая страница 1
Форма організації діловодства
Існує три форми організації діловодства:
При централізованій формі організації діловодства всі технічні операції по обробці документів зосереджені в одному структурному підрозділі (службі ДОП), а творча робота з документами здійснюється в інших структурних підрозділах. До переваг централізованої форми організації діловодства відноситься можливість формування єдиної бази даних по всім вступникам до організації і створюваним в ній документами, що дозволяє підвищити оперативність пошуку документів і, отже, оптимізувати довідкову роботу по документам. Централізовану форму організації діловодства доцільно використовувати в тому випадку, якщо організація має лінійно-функціональну організаційну структуру.
Децентралізована форма організації діловодства передбачає створення самостійної служби діловодства в кожному структурному підрозділі. Її доцільно використовувати при дивізіональної типі організаційної структури або в умовах територіальної роз'єднаності структурних підрозділів організації.
Вибір найменування служби ДОУ
В даний час відсутні будь-які нормативні документи або документи методичного характеру, якими слід було б керуватися при виборі назви служби ДОУ і визначенні її структури, тому організації мають право самостійно приймати рішення з цих питань. Проте, при цьому слід враховувати кілька факторів:
- характер діяльності організації, її структуру (кількість підрозділів, чисельність апарату управління і загальну чисельність працюючих);
- обсяг документообігу організації;
- наявність підвідомчій системи (підвідомчих організацій, філій, відділень, представництв) і характер взаємин між ними і центральним органом управління.
На практиці використовуються різні назви діловодного підрозділу: управління справами, канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства, відділ кореспонденції, служба діловодства, служба документаційного забезпечення управління, управління по роботі з документами, відділ документації та ін.
Решта наведені назви - канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства та ін. В змістовному плані можна розглядати як синоніми. Канцелярія - це, мабуть, найбільш зрозуміле і звичне назва служби ДОУ. Воно зручно тим, що складається з одного слова, а значить, простіше у використанні, проте у свідомості багатьох ця назва асоціюється з «канцелярської рутиною», «канцелярської тяганиною», тобто з негативними сторонами діловодства. Назва «загальний відділ» багатьом не зовсім зрозуміло, оскільки слово «загальний» може припускати все що завгодно, а мова все-таки йде саме про роботу з документами. В цьому плані назви «відділ діловодства», «відділ по роботі з документами» і т.п. більш вдалі. Виходячи з цих міркувань при виборі назви служби діловодства перевагу слід віддати якщо не назвою «канцелярія» (в силу його зрозумілості та зручності вживання), то таким назвам, як «відділ діловодства», «відділ документаційного забезпечення» і т.п.
Організаційна структура служби ДОУ
На великих підприємствах в складі служби ДОУ виділяються функціональні групи і за кожним співробітником закріплюються певні обов'язки. До складу служби ДОУ можуть входити секретаріат, експедиція, група (бюро, відділ) контролю, група листів (бюро скарг, відділ звернень населення), машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, архів.
На середніх підприємствах функції служби ДОУ виконують окремі фахівці по ділянках роботи.
На невеликих підприємствах служба ДОУ складається з 2-3 чоловік.
У багатьох організаціях служба ДОУ не є самостійним підрозділом, а входить до складу адміністративно-господарської служби, служби управління персоналом або бухгалтерії. Однак організація роботи з документами - це цілком самостійний вид діяльності, нічого спільного не має з господарським забезпеченням або бухгалтерським обліком. Оскільки служба ДОУ фактично керує документацією і документаційному потоками всієї організації, вона повинна бути самостійним підрозділом, нехай і з невеликою штатною чисельністю (це може бути 2-3 чол.), З підпорядкуванням безпосередньо керівнику організації або одному із заступників керівника, який курирує питання інформації та документації. Це принципово важливо ще й тому, що служба ДОУ безпосередньо працює з керівництвом, вирішує питання розгляду документів, контролює їх виконання, веде довідкову роботу по документам за завданням керівництва, виконує інші доручення керівництва.
Визначення посадового складу і штатної чисельності служби ДОУ
Для визначення чисельності персоналу служби ДОУ використовуються нормативні документи з питань праці та організації праці. Нормування праці працівників діловодства, в тому числі розрахунок їх штатної чисельності здійснюються на підставі наступних документів:
Як правило, визначення чисельності підрозділи не входить в обов'язки самої служби ДОУ - ця робота проводиться відділами праці та заробітної плати або економічними підрозділами, але при необхідності такі розрахунки можуть провести і працівники служби ДОУ. Названі вище нормативні документи з питань праці містять методичні вказівки, що стосуються застосування цих документів на практиці.
Розробка положення про службу ДОП та посадових інструкцій працівників
Важливе завдання в організації служби ДОУ - це розробка положення про службу ДОП та посадових інструкцій працівників. Це завдання вирішується керівником найбільшої служби ДОУ самостійно або із залученням кваліфікованих фахівців. Положення про службу ДОП та посадові інструкції її працівників складають комплект організаційно-правової документації, розробка якого завершує організаційний етап створення цієї служби.
Положення про підрозділ - документ, що визначає організаційно-правове становище підрозділу в структурі установи.
Державна система документаційного забезпечення управління містить зразкове положення про службу ДОП, але застосовувати його на практиці в даний час можна тільки з урахуванням тих змін, які відбулися в системі управління і які відображені в сучасному законодавстві.
Текст положення про службу ДОП, відповідно до ГСДОУ, повинен містити наступні розділи:
1. Загальні положення.
2. Цілі і завдання служби ДОУ.
3. Функції служби ДОУ.
4. Права і відповідальність служби ДОУ.
5. Взаємовідносини служби ДОУ з іншими структурними підрозділами.
Рекомендаційний характер ГСДОУ передбачає можливість внесення необхідних змін і уточнень. Зокрема, на наш погляд, 4-й розділ «Права і відповідальність» доцільно розділити на два розділи: «Права» і «Відповідальність» в силу того, що це абсолютно різні поняття.
Організаційний етап створення служби ДОУ завершується розробкою посадових інструкцій. Журнал не раз публікував статті, присвячені розробці посадових інструкцій, тому в цій статті ми обмежимося лише загальними зауваженнями. Слід мати на увазі, що посадова інструкція розробляється для певної посади, і якщо в підрозділі кілька однакових посад, але працівники, що займають їх, виконують різні обов'язки, для кожного комплексу посадових обов'язків слід розробити окрему посадову інструкцію. Закріплення за посадою певного комплексу посадових обов'язків має відбитися в заголовку документа, наприклад: посадова інструкція фахівця з обліку і реєстрації документів, посадова інструкція фахівця з контролю виконання документів, посадова інструкція фахівця по роботі зі зверненнями громадян тощо