Опис документів бланк і зразок в податкову, в особовій справі працівника, для передачі іншій
Робота компаній і організацій пов'язана з чималим обсягом документів: кореспонденція, справи, накази, заяви, розпорядження, інструкції, звіти та інші. Протягом діяльності підприємства, організації, компанії документи проходять свій довгий і насичений цикл. Кінцевою точкою їх обороту є архів.
Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Незважаючи на технічний прогрес, паперовий документообіг все ще існує в будь-якій компанії.
Всі документи вимагають обліку і оптимізації, для цього і потрібна опис документів. Це, свого роду довідник, який містить склад і опис документів, систематизує їх.
Складання описів - це важливий етап в обробці, систематизації та збереження документів. Опис потрібна для зберігання і чіткого оформлення документів.
Крім того, відповідно до закону «Про архівну справу», існують такі види документів, на які встановлено певний термін. Протягом цього терміну вони будуть зберігатися в архіві. Бланки для описів затверджені законодавчо. Існують методичні рекомендації та ДСТУ.
Існують певні види і стандарти опису документів в залежності від того, які документи описуються і для якої мети. Їх ми і розглянемо.
Документи для внутрішнього користування юридичними особами
У кожної організації є безліч різних документів. У великих компаній і організацій існує свій внутрішній документообіг. Важливі документи передаються з описом для того, щоб зафіксувати факт передачі, кількість документів, їх обсяг і відповідальна особа.
Велика кількість документів має зберігатися протягом всієї життєдіяльності підприємства. Певних видів термін зберігання встановлено законодавчо. Для інших документів терміни зберігання визначають самостійно:
- особисті справи працівників (документи по кадрам) - 75 років
- бухгалтерські документи (велика частина) - 5 років
- звіти, документи про фінансові операції та активи - постійно
- статутні документи - до ліквідації юридичної особи
Складання опису для внутрішнього користування вимагає спеціальних знань. Помилки призводять до того, що документи губляться у великому обсязі.
Якщо при перевірці податкової інспекції, коли потрібно знайти або підтвердити якусь інформацію, співробітник не може знайти потрібні документи, то він може бути покараний, а підприємство отримає штраф.
Грамотне складання опису допоможе якісному і швидкому взаємодії з іншими організаціями, дозволить швидко знайти потрібний документ.
Передача документів іншій організації
При передачі важливих документів слід докласти супровідний лист і опис. В даному випадку це буде список направляються документів з інформацією про відправника, одержувача, відповідальну особу, кількості аркушів.
Хочете закрити ТОВ? Тут ви знайдете покрокову інструкцію і список необхідних документів.
При укладанні договорів також робиться опис документів. У цій опису має бути присутня вся без винятку інформація про договір і пропонуються документах:
- в лівому кутку розташовується назва відправника, це може бути штамп організації
- праворуч вказується найменування компанії, Прізвище, ім'я та по батькові керівника
- далі по центру вказується назва документа, його порядковий номер і дата
- складається таблиця з наступними обов'язковими стовпцями: порядковий номер, найменування, дата, кількість примірників і аркушів
- далі йде запис про кількість документів і загальна кількість аркушів
- внизу сторінки ставиться інформація про відправника та одержувача цих документів, вказується дата, П.І.Б. і посаду
Така опис відома як форма №107. Її можна отримати на пошті, або знайти в мережі інтернет.
Опис документів в діловодстві
У діловодстві такий опис є також обліковим документом.
За допомогою опису проводитися пошук документів і виїмка необхідної інформації. У кожному з підрозділів робляться свої окремі описи справ.
Керівники несуть відповідальність за якість проведених описів. Виділяються опису постійного і тимчасового (10 років і більше) зберігання, які складаються з річних розділів.
Зразок опису справ структурних підрозділів ви можете завантажити тут.
Описові статті складаються з таких розділів:
- номер по порядку
- індекс
- заголовок справи (заголовок повинен бути таким же, як і на обкладинці)
- дата
- кількість листків
- термін збереження
- примітка
Опис узгоджується з керівництвом документообігу організації, з керівництвом або керівником підрозділу, підписується укладачем і ставиться печатка. Річний розділ передається далі, відповідно до вимог законодавства, на збереження в архів і приймається останнім у встановлений термін.
Опис документів для архівації
При ліквідації організації необхідно передати певні документи до державного архіву.
Це персональні дані і відомості кадрів. Такі дані використовуються, наприклад, при нарахуванні пенсії Пенсійним фондом. Державний архів роз'яснює, які саме документи слід передати і як їх оформляти. При банкрутстві підприємства слід передати всі наявні документи в архів.
Документи систематизуються в хронологічному порядку, інформація про них вноситься в таблицю. Така таблиця містить не менше шести стовпців:
- номер по порядку
- індекс згідно з номенклатурою
- дата реєстрації документа
- найменування документа (наказ, розпорядження, лист та ін.)
- номери аркушів (сторінок)
- примітка
В кінці таблиці пишеться підсумковий запис. У ній вказується кількість всіх документів і сторінок. Заповнюється два бланка - один для архіву, інший для підприємства.
Зразок опису для влаштування до державних органів
Державні органиУкаіни на законодавчому рівні зобов'язані зберігати документи про діяльність підприємств і організацій, вести облік і проводити перевірку.
Як скасувати довіреність законним шляхом - прочитайте тут.
Документи передаються за формою, яка затверджена урядом. Документи і інформація них повинні бути чітко систематизовані. Опис для податкової представлена нижче.
В першу чергу розміщуються ті документи, які виходять від вищестоящих органів (розпорядження, накази), потім доповіді, кошторису і так далі. Бухгалтерія, документи по кадрам підлягають опису в обов'язковому порядку.
При направленні документів в банки, суди, державні органи поштою, опис документів робиться для того, щоб зафіксувати сам факт відправки і перелік відправлених документів. Опис повинна завірятися працівником поштового відділення. Бланки для такого опису надаються на пошті.
Зразок заповнення внутрішнього опису можна скачати тут.
Опис необхідна також для додатка документів до позовної заяви при зверненні до суду. Таким же чином документи направляються в усі органи державної влади.
Опис в особовій справі працівника: бланк і реквізити
Документи, які зберігаються в особовій справі будь-якого співробітника, повинні бути пронумеровані, прошнуровані та описані.
Опис слід підшивати в кінці справи.
Документи слід розташовувати за датою закладу і згадувати в наступних розділах при необхідності.
Як сплатити держмито за реєстрацію ТОВ - дізнайтеся тут.
В описі документів особової справи співробітника обов'язково повинні бути присутніми такі реквізити:
- номер по порядку, відповідно журналу обліку
- індекс документа за номенклатурою (титульний лист)
- дата видачі документа арабськими цифрами
- заголовок (наказ, розпорядження, свідоцтво, диплом)
- цифрове позначення кількості аркушів згідно з нумерацією
- дата включення в матеріали справи
Бланк опису справ з особового складу можна скачати тут.
В кінці прописом вказується кількість документів і листів, документ засвідчується підписом і вказується відповідальна особа, ставиться дата.
Кадровик відповідає за збереження документів та за їх належне оформлення. Якісне складання опису дозволить кадровику швидко орієнтуватися в справах.