Оформлення особової картки працівника
Одна з головних паперів кадрового обліку - особиста картка співробітника. Як оформити особисту картку працівника? Нижче наведені нюанси такої процедури.
Що являє собою така картка?
Форма під номером Т-2, а також поради щодо заповнення цієї форми затверджені постановою Державного комітету статистики РФ. Це первинна документація, яка потрібна для ведення обліку кадрового типу. До складу картки входить одинадцять розділів. Деякі з них використовуються при вступі на посаду, інші - в процесі діяльність трудового типу, решта - при догляді з місця.
Особова картка працівника: уніфікований вид або індивідуально розроблений?
Відповідно до листа Міністерства фінансів, ті форми, які були введені органами, на це уповноваженими (наприклад, форми документації касового типу) обов'язкові до використання. При цьому картка співробітника в вищезгаданому листі не закріплена. У зв'язку з цим є проблема: чи припустимо розробляти такий документ самостійно? На думку співробітників Роструда, такий варіант допустимий.
Кардинально змінювати вид цього документа не слід. У певні акти включено вимогу про застосування форми виключно уніфікованого типу. Наприклад:
- в законодавстві, що регулює механізми ведення документації трудового типу і виробництва бланків таких документів, йдеться про те, що з кожної фактом, що фіксується в книжці трудового типу (про прийом на посаду, про переведення і в процесі звільнення) організація повинна ознайомити працівника, після чого йому потрібно розписатися в карті. Що стосується її форми, то вона визначається службою, яка працює в сфері держстатистики.
- У рекомендаціях методичного типу, які стосуються здійснення обліку військового характеру, йдеться про те, що фірми враховують призовників і тих, хто перебуває на військовому запасі за допомогою особистих карток співробітників.
Фахівці вважають, що краще використовувати в якості основи форму з уніфікацією, при цьому її можна поліпшити і усунути недоліки (прибрати непотрібні рядки).
З якого моменту треба вести особисту картку працівника?
Певного терміну, протягом якого потрібно почати заповнювати картку, не існує. Зазвичай її заводять після того, як виданий наказ про прийом на посаду. У ній повторюються записи про прийом на роботу, які вже були внесені в трудову книжку.
Які документи необхідні для заповнення картки?
Ця офіційна папір заповнюється на підставі наступної документації:
- Наказ про прийом на посаду (форма № Т-1 або ж форма, яку роботодавець затвердив самостійно);
- паспорт або інший папір, що засвідчує особу;
- трудова книжка або інша документація, яка підтверджує стаж трудового типу;
- страхове свідоцтво страхування пенсійного характеру;
- для військовозобов'язаних осіб - документація про військовий облік;
- документ, що підтверджує закінчення навчального закладу або ж наявність спеціальних знань для певних посад;
- інформація, яку повідомив про себе співробітник.
Іноді необхідно пред'явити і додаткові офіційні папери.
Скільки потрібно зберігати особисті картки працівників?
Даний документ зберігається 75 років.
Чи припустимо вести документ в електронному варіанті?
Вказівки щодо заповнення такого паперу не містять вимог про те, в якому вигляді потрібно вести картку (в електронному або паперовому варіанті). Роботодавець може використовувати два варіанти. Однак з деякими записами співробітника знайомлять під розпис, тому рекомендується використовувати паперовий носій.
Що робити, якщо рядків для внесення інформації не вистачає?
Для прикладу: додавання в картку додаткових рядків
Співробітник знає три іноземні мови, а формі уніфікованого типу під цю інформацію передбачено два рядки. Як вчинити в цій ситуації?
У цьому випадку організація може внести в пункт про знання іноземної мови новий рядок до вже наявних.
Інформація про освіту: як вказувати код ОКСО
Для прикладу: вказівка в картці коду ОКСО
При прийомі на роботу співробітник надав диплом про вищу освіту, при цьому даної спеціальності немає в загальноукраїнському класифікаторі. Які символи ви бачите необхідно проставляти в картці співробітника?
Ця ситуація може виникнути, якщо підготовка фахівців за цією спеціальністю припинилася до того, як був затверджений класифікатор. В цьому випадку код можна не вказувати.
Як розрахувати стаж роботи?
Для того щоб заповнити пункт про стаж, необхідно розрахувати трудовий стаж працівника за станом на час заповнення картки. Стаж розраховується на підставі інформації з трудової книжки або інших документів, які підтверджують тривалість трудової діяльності.
Для підрахунку можна використовувати правила, які вказані в інструкції щодо заповнення документації персоніфікованого обліку. Відповідно до цих правил тривалість стажу визначається при підсумовуванні дати кінця і дати початку періодів. Різниця цих значень і є тривалістю трудового стажу. Так як день звільнення - це останній день трудової діяльності, до загального стажу при звільненнях потрібно додавати по одному дню. Якщо співробітник отримав свою посаду вперше, замість тривалості стажу в графі можна поставити нулі.
Для прикладу: розрахунок стажу для внесення в картку інформації
Для початку підсумовуються дати кінця етапів трудової діяльності співробітника, після чого складаються дати початку роботи. Отримані величини дорівнюють відповідно 126.45.10038 і 46.33.10025. Після цього знаходиться різниця величин, яка становить 80.12.13 або ж 14 років, два місяці і 20 днів. До цієї суми потрібно додати чотири дні, в результаті чого ми отримаємо загальну тривалість стажу.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.