Офіс-менеджер або секретар «на господарстві»
Давним-давно, на зорі моєї кар'єри, прийшовши працювати секретарем-референтом на новостворене підприємство, я з перших днів зрозуміла, що мав на увазі мій майбутній керівник, кажучи на співбесіді, що потрібна «справжня господиня офісу». У свій перший робочий день я переступила поріг абсолютно порожнього приміщення, в якому робітники спішно закінчували ремонт. У нас не було зовсім нічого: ні меблів, ні оргтехніки, та й співробітників на той момент кіт наплакав.
Минуло зовсім небагато часу, і сидячи в зручному кріслі, спостерігаючи за шастають туди-сюди співробітниками та відвідувачами, відповідаючи на дзвінки та приймаючи факси, готуючи ароматну каву «з пінкою» шефу, я час від часу з неабиякою часткою гордості думала, що все це крутиться багато в чому завдяки і мені. Тоді ще не було на слуху слово «офіс-менеджер», просто директор говорив мені: «Нам треба то-то і те-то» - і я робила. Іноді інтуїтивно, іноді методом «наукового тику», навіть не підозрюючи, що займаюся тим, що пізніше стало називатися «забезпеченням життєдіяльності» або «організацією безперебійної роботи» офісу ...
Тому я до сих пір не перестаю дивуватися, чому в Білорусі, на відміну від тієї жеУкаіни або України, як-то не приживається інститут офіс-менеджера. Ні, безумовно, він є. Але якщо у наших сусідів офіс-менеджер - це молодша керівна посада, що передбачає, крім усього іншого, керівництво допоміжним персоналом: прибиральницями, кур'єрами, різноробочими, водіями, то у нас поки це все ж секретар з більш-менш широким колом додаткових функцій по забезпеченню роботи офісу. Тому часто можна прочитати абсолютно ідентичний коло обов'язків для претендентів на вакансії «секретар» і «офіс-менеджер» в різних компаніях.
Повторюся, якщо фірма невелика, то секретар успішно впорається з такого роду додатковими обов'язками. Але для великої організації, на мою думку, потрібен «спеціально навчена людина», який відповідає за те, щоб в офісі було все необхідне для повноцінної роботи. І це зовсім не з почуття солідарності з секретарями. Мені якось довелося побувати в організації, де забезпечення офісу було покладено на службу постачання. Причому не на конкретного її співробітника, а на всю службу в цілому. Плутанина, доповім я вам, там панувала жахлива! Одні і ті ж люди одночасно займалися пошуком щебеню, металу, цементу, металовиробів, текстових маркерів, офісного паперу, діроколів замовленням візиток. В результаті все робилося в авральному режимі, а якщо раптом виникала гостра виробнича необхідність в якихось вузлах і деталях, то візитки можна було очікувати півроку.
Так що я вважаю, що офіс-менеджери мають право на існування. Більш того, вони просто зобов'язані існувати! Тих, хто наївно думає, що їм нічим буде зайнятися, запевняю - ще як буде, перевірено.
Список обов'язків щодо забезпечення безперебійної роботи офісу може досить суттєво варіюватися в залежності від розмірів компанії, її структури і специфіки діяльності. Якщо спробувати уявити його найбільш повно, то вийде приблизно наступне:
Безумовно, розглянути детально всі напрямки в рамках однієї статті не представляється можливим, тому я детально зупинюся лише на кількох, найбільш типових для більшості компаній. Однак є ряд загальних правил, які значно полегшать вашу роботу і позбавлять від непотрібного головного болю.
Початок - половина справи. Простіше ретельно все продумати і з самого початку зробити, як слід, створивши налагоджену систему, яка згодом не буде давати збоїв, ніж потім переробляти. Якщо ж так сталося, що ви прийшли на чиєсь місце і побачили недоліки в роботі попередника - Не примушуйте себе продовжувати діяти по накатаній, ускладнюючи ситуацію. Краще витратити час і сили і все привести в порядок, щоб потім працювалося простіше.
Орієнтуватися можна на кілька ключових моментів:
Раніше схаменулися - менше заплатили. Все, що не робиться, повинно робитися вчасно. А ще краще - завчасно. Це не тільки гарантує, що організація буде працювати без збоїв, що виникли в результаті вашої недоробки, але і в багатьох випадках дозволить істотно заощадити. Найпростіший приклад - замовлення поліграфічної та сувенірної продукції. Коли це відбувається в «штатному» режимі, ваша заявка спокійнісінько ставиться до плану і компанія оплачує власне товар або послугу (по нанесенню логотипу, наприклад). Але якщо сьогодні ви згадали, що післязавтра виставка, а у вас ще кінь не валявся, то, по-перше, доведеться витратити багато часу на пошук фірми, яка виконає замовлення оперативно, а по-друге, вже будьте впевнені, з вас здеруть втридорога за терміновість.
Ще один приклад - візова підтримка. Подавайте документи на візу відразу ж, як тільки отримаєте підтвердження закордонного відрядження когось із співробітників. Якщо відкладати, доведеться звертатися за допомогою в агентства, які працюють аж ніяк не безкоштовно.
НЕ пропустіть! Всі ми не проти придбати щось із суттєвою знижкою або на розпродажі. Сьогодні подібна практика використовується не тільки магазинами для залучення покупців, а й постачальниками товарів і послуг для залучення і утримання клієнтів: проходять різні акції, надаються знижки (часом - дуже серйозні) в залежності від обсягу замовлення і накопичувальні бонуси. Тому тримайте руку на пульсі, стежте за інформацією від своїх постачальників - це дозволить вам заощадити гроші або отримати в подарунок щось корисне. Тільки не піддавайтеся одвічному жіночому спокусі: купити що-небудь непотрібне просто тому, що дешево.
Якщо вам за службовим обов'язком доводиться займатися закупівлею комп'ютерів-факсів-ксероксів і інших сканерів, має сенс проконсультуватися із знавцем. В даному конкретному випадку - з системним адміністратором. Я ж пропоную вам кілька простих порад, які допоможуть уникнути непотрібних помилок.
Комп'ютерні технології розвиваються з такою швидкістю, що те, що вчора було «останнім писком», через рік виявляється «вчорашнім днем». З одного боку, це чудово, оскільки кожен новий винахід робить нашу роботу простіше і ефективніше. Але є й інша сторона медалі: офісна техніка, особливо комп'ютери і все, що з ними пов'язано, досить швидко застаріває морально. Тому при покупці персонального комп'ютера доцільно придбати максимально «наворочений», щоб якомога довше не виникало необхідності в апгрейді.
При виборі копіювально-розмножувальної техніки, факсів тощо Не спокушайтеся на ексклюзивні, рідкісні або щойно з'явилися на ринку моделі, які не встигли себе зарекомендувати. По-перше, нерозумно переплачувати за опції, які не відносяться безпосередньо до призначення даного приладу. Принтер з вбудованою кавомолки - це, звичайно, ексклюзивно, але навіщо? По-друге, новинки завжди дорожче просто тому, що вони - новинки. По-третє, буває складно знайти витратні матеріали, і дорога модель буде припадати пилом у кутку, замість того, щоб приносити користь, в очікуванні, поки ви знайдете відповідний картридж. І, нарешті, якщо модель не буде прихильно прийнята покупцями, компанії-продавці можуть просто припинити постачання пристроїв цієї лінійки, а, отже, запчастин і витратних матеріалів до них. В результаті буде ні собі, ні людям.
Як правило, великою кількістю вільного місця сучасні офісні працівники не розпещені. Тому має сенс звернути увагу на багатофункціональні пристрої, що поєднують в собі, скажімо, факс, сканер і копір. Вони займають відчутно менше місця, а якість особливо не страждає, часом навіть навпаки. Тільки вибирати потрібно з розумом і обов'язково проконсультуватися з продавцем і почитати відгуки в Мережі: деякі моделі мають властивість «подвисать», коли використовуються в якості мережевих.
Коли офісна техніка встановлена, рекомендую відразу розібратися з усіма параметрами і уважно вивчити керівництво користувача. Деякі постачальники практикують виїзд своїх консультантів «на місце» і проведення інструктажу по роботі з тим чи іншим пристроєм. Якщо така послуга передбачена, обов'язково нею скористайтеся: простіше отримати поради від професіонала, ніж самостійно розбиратися з прикрими проблемами, які можуть виникнути «по ходу п'єси».
Обов'язково подбайте про те, щоб дроти від всієї офісної техніки були розташовані максимально компактно і ізольовано, інакше співробітники ризикують розтягнутися на весь зріст, зачепившись в поспіху за один з них. Та й гадати, через що ж не включається ваш комп'ютер: тому що згорів процесор чи тому що прибиральниця випадково щось там шваброю зачепила - задоволення нижче середнього.