Облік розрахунків з підзвітними особами
У ряді випадків витрачання готівки здійснюється підзвітними особами. які отримують гроші з каси під звіт на адміністративно-господарські і операційні витрати.
Так, суми витрат на відрядження включають до собівартості продукції (робіт, послуг). Протягом трьох днів після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана відзвітувати за отримані і витрачені суми. Складається авансовий звіт з додатком виправдувальних документів (квитків на проїзд, рахунків на проживання в готелі та ін.). Авансовий звіт затверджується керівником організації. Невикористаний залишок підзвітних сум здається підзвітною особою в касу за прибутковим касовим ордером. Перевитрата видається з каси за видатковим касовим ордером. Якщо підзвітна особа не представило авансовий звіт або не повернуло в касу невикористаного залишку підзвітних сум, то з нарахованої заробітної плати ця сума утримується.
Облік підзвітних сум ведеться на активному рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами". Дебетове сальдо цього рахунку означає суму заборгованості підзвітних осіб організації. Дебетовий оборот означає видані під звіт суми, або відшкодування перевитрати. Кредитовий оборот показує величину сум, використаних відповідно до авансовими звітами, а також невикористаних і зданих в касу сум.
Облік всіх підзвітних сум ведеться в журналі-ордері, де відображаються записи по кредиту рахунку 71 в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків. Підставою для заповнення цього облікового регістра є видаткові та прибуткові касові ордери, а також авансові звіти. Останні повинні бути перевірені арифметично і по суті, т. Е. Має бути встановлена необхідність і доцільність витрат. При обробці авансового звіту бухгалтер проставляє на ньому і на доданих до неї документах кореспондуючі рахунки відповідно до напрямів витрат.
За дебетом активного рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" відображаються такі операції
Видача з каси підзвітних сум оформляється проводками:- дебет рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами",
- кредит рахунку 50 "Каса".
Аналогічним чином відбивається видача сум на відшкодування перевитрати.
Переказ грошових коштів за місцем знаходження підзвітної особи відображається записом:- дебет рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами",
- кредит рахунку 51 "Розрахункові рахунки".
За кредитом рахунку 71 показується головним чином списання виданих підзвітних сум
Так, наприклад, списання витрат на відрядження оформляється записом:- дебет рахунку 20 "Основне виробництво",
- дебет рахунку 26 "Загальногосподарські витрати",
- дебет рахунку 44 "Витрати на продаж",
- кредит рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами".
Аналогічним чином відображається списання підзвітних сум, використаних на виробничі потреби.
Якщо підзвітні суми використані на покриття витрат по відвантаженню і реалізації продукції:- дебет рахунку 44 "Витрати на продаж",
- кредит рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами".
- дебет рахунку 07 "Устаткування до установки",
- дебет рахунку 10 "Матеріали",
- дебет рахунку 15 "Заготівля та придбання матеріальних цінностей",
- дебет рахунку 41 "Товари",
- кредит рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами".
- дебет рахунку 50 "Каса",
- кредит рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами".
- дебет рахунку 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей",
- кредит рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами".
- дебет рахунку 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці",
- кредит рахунку 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей".
