Номенклатура справ у відділі кадрів

Архіваріуси хочуть отримати від кожного відділу номенклатуру справ структурного підрозділу - або нову (якщо до цих пір вона жодного разу не створювалася), або уточнену і оновлену (якщо цей документ організації знаком).

Як скласти номенклатуру справ?

Перший етап складання номенклатури - це дослідження документального фонду організації або, в нашому випадку, структурного підрозділу (відділу кадрів). Зазвичай це не становить великих труднощів - у кадровиків, як правило, всі документи зберігаються в порядку. До дослідження і опису документів відділу вдаються при складанні номенклатури вперше. У наступні роки потрібно лише уточнювати і «ловити» зміни документального фонду.

Останнє поле (віза узгодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу) заповнюється тільки в тому випадку, якщо комісія дійсно існує і працює в підрозділі. Якщо такої немає, то ніякої візи оформляти не потрібно.

Приклад 1. Форма номенклатури справ

Заповнюємо графи номенклатури справ

Графа 1 «Індекс справи». Складається, як правило, з двох частин:

• порядковий номер структурного підрозділу, прийнятий в організації;
• порядковий номер заголовка справи за номенклатурою.

Однак якщо всередині однієї справи присутня додатковий поділ, то індекс може складатися і з трьох частин.

Графа 2 «Заголовок справи». Це формулювання, в повній мірі відображає склад документів справи.

Наприклад. Штатний розклад, Накази по особовому складу, Листування з ТОВ «Кадрове агентство" Сенатор "», Документи (довідки, пропозиції, обгрунтування, рекомендації) про стан і заходи щодо поліпшення умов і охорони праці. Не допускається вносити в номенклатуру справ заголовки типу «Різне», «Важливе», «Цікаві документи» і т. П.

Графа 3 «Кількість справ». Заповнюється по завершенні календарного року. У ній відбивається фактична кількість заведених протягом року справ (томів, частин).

Крім того, терміни зберігання документів можуть міститися в окремих нормативних правових актах, тому вкрай важливо, щоб над номенклатурою справ структурних підрозділів працювали їхні співробітники, а архів займався сведе ням і вивірянням представленої колегами інформації.

Графа 5 «Примітка». Тут вказується додаткова інформація щодо справ. Це може бути позначка про те, що справа електронне або що конкретно в цьому відділі справа являє собою копії документів. У цій же графі зазначається, де знаходяться оригінальні екземпляри документів.

Коли всі графи номенклатури будуть заповнені і вивірені, проект документа підписується керівником відділу і передається в службу ДОУ організації. Свої номенклатури представляють всі структурні підрозділи, після чого складається зведена номенклатура справ організації. Після погодження та затвердження документа генеральним директором служба ДОУ готує виписки з нього для кожного підрозділу і вручає їх керівникам.

Приклад 2. Номенклатура справ відділу кадрів

Перегляд та уточнення номенклатури справ відділу кадрів

Перелік справ підрозділу, зазначений в номенклатурі справ, був актуальний рік тому. За минулі місяці він міг залишитися незмінним, а міг і змінитися. Організація розвивається, розвиваються і її бізнес-процеси, поступово і неминуче змінюючись. Відділ кадрів - не виняток.

Можливо, протягом року поява в підрозділі нових справ не було помітним. А якщо придивитися, виявиться, що з'явився новий контрагент, з яким ведеться активне листування, муніципальне відомство, «спускають» накази, було перейменовано, а хтось із співробітників придумав реєстраційну форму, без якої тепер не може обійтися весь відділ. Крім звичних бізнес-процесів, ці зміни знаходять відображення і в номенклатурі справ. Їх потрібно, по-перше, виявити, а по-друге - врахувати при складанні номенклатури справ на наступний календарний рік.

Щорічне уточнення номенклатури справ - це:

• виявлення справ, заведених протягом року, та внесення їх в діючу номенклатуру справ;
• виявлення справ, які не вестимуться в наступному році.

Приклад 3. Нові справи, які повинні бути включені в номенклатуру справ на наступний рік

Отримана інформація буде врахована при складанні номенклатури справ на наступний рік, і на її підставі буде внесено актуальні зміни в діючу номенклатуру.

Вносимо зміни в актуальну номенклатуру справ

Приклад 4. Внесення змін до чинної номенклатуру справ (фрагмент)

Звичайно, такі зміни потрібно вносити в реальному часі: між закладом в підрозділі справи і доповненням номенклатури справ не повинні проходити місяці. Але, як показує практика, про це зазвичай забувають.

Якщо зміни номенклатури справ, що відбулися протягом року, стосуються тільки припинення, «закриття» справ, ніяких закреслень та приміток в документі проводити не потрібно.

Що таке перехідні справи?

Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є перехідними і вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом (п. 3.4.9 Основних правил).

Якщо в організації з'явився новий відділ

Якщо протягом року в штатній структурі організації відбудуться зміни і з'явиться новий відділ, склад його справ повинен бути внесений в зведену номенклатуру. Для цього в кінці документа спеціально залишають лист із чистим таблицею, яку заповнюють від руки. Новий підрозділ отримує черговий (крайній) порядковий номер в номенклатурі справ того року, в якому було створено. Можливо, в номенклатурі справ на наступний рік розділ переміститься відповідно до логіки штатної структури підприємства.

Версія для друку