Мама все офісу
Працюю офіс-менеджером в одному з офісів великої компанії. Дуже дивують часто трапляються в мережі (в тому числі на цьому сайті) виплеск обурення інших офісних «господинь» на тему «я вам що тут, і швець, і жнець»? Якщо ти не секретар, а саме офіс-менеджер, то взагалі-то так. У невеликих фірмах функції секретаря і офіс-менеджера дійсно часто виконує одна людина, тому існує думка, що офіс-менеджер - це таке модне найменування тієї ж секретуткі. Насправді різниця є, і різниця ця принципова. Секретар працює безпосередньо з керівником. Планування робочого дня, зустрічей і поїздок, бронювання квитків і готелів, чай-кава, зустріч відвідувачів - крім того, секретар часто супроводжує свого керівника у відрядженнях.
Для офіс-менеджера же відлучатися з офісу навіть на зайві пару годин - абсурд. Власне, якщо секретар фокусується на одній людині, то зона відповідальності офіс-менеджера - весь колектив. «Забезпечення життєдіяльності офісу» - фраза, часто мелькає в текстах вакансій - зовсім не порожній звук. Нормальне функціонування буквально за все, що оточує дорогоцінних колег - наш прямий обов'язок, тому так, якщо хтось не може розібратися, як користуватися принтером, то це твої проблеми, а якщо ти не замовила вчасно воду і печиво, то це твоя вина. Так, печиво оплачує компанія. Вона ж платить тобі зарплату, щоб ти стежила за запасами смачненького на кухні, а не хамила голодним колегам. Офіс-менеджер - це керівна посада, в його підпорядкуванні знаходяться водії, кур'єри, прибиральниці, в деяких компаніях навіть системний адміністратор. Погано працює вентиляція, в вікно залетів голуб, зламався принтер? Чому цими проблемами має займатися хтось інший? Особисто я не бачу нічого поганого в тому, щоб протерти підлогу, якщо раптом хтось наслідив, а прибиральниця вже пішла, або збігати в магазин за цукром, якщо спізнюється доставка.
Але нераціональні вимоги, звичайно, теж бувають і дуже, дуже задалбивают.
Я вже десятки разів пошкодувала про те, що в момент влаштування на роботу похизувалася знанням двох європейських мов.
- Подзвони в Гонконг і дізнайся, як мені відкрити рахунок в їхньому банку.
- Зв'яжися з бразильськими логістами і з'ясуй, на яких умовах вони згодні працювати ... З якими бразильськими логістами? Як з якими? Ну, знайди в Гуглі якихось, що ти така безпорадна!
- А переведи мені ось десять сторінок техдокументації, тільки терміново.
Хлопців, послуги перекладача в мої обов'язки аж ніяк не входять.
- Н. чому ти вже два тижні не повертаєш мені підписаний договір?
Ну я навіть не знаю. Напевно, тому що ви кинули його в купу паперів на моєму столі без будь-яких ідентифікаційних ознак? Вас в офісі двадцять чоловік, з яких підписувати свої папірці вміють троє. Я не телепат. Я вам регулярно замовляю красиві різнокольорові стікери спеціально для цієї мети, але ви їх чомусь посилено економите.
Дедлайни. Класика. Весь місяць годі й ворушитися, щоб в останній день звітного періоду завалити офіс-менеджера кілограмами паперу, яку потрібно відправити терміново, ось прям зараз. Якщо кур'єр в результаті простояв на пошті з цим добром до десятої вечора і все одно відправив не все, то винен або він, або офіс-менеджер, тому що біленький няшная бухгалтер постарався і здав звіт аж за півдня до крайнього терміну.
Добив колега, який три дні поспіль смикав мене з проханням допомогти структурувати архів. На таку масштабну допомогу часу у мене не було, тому я відмахувалася, поки сьогодні поки з'ясувалося, що нещасному треба було всього-то надрукувати етикетку і наклеїти її на нову папку. Три дня хлопчик томився і грав на планшеті, чекаючи, коли ж у мене з'явиться час зробити це важке справа за нього.