Лекція 3 види і оформлення організаційно-розпорядчої документації план

1. Організаційно-правові документи.

2. Розпорядчі документи.

3. Інформаційно-довідкова документація

4. Особливості оформлення листів, переданих електронною поштою.

5. Етикет в діловому листуванні.

1. Організаційно-правові документи

Організаційно-правові документи визначають ста-тус підприємств, порядок їх роботи. Вони є осно-вополагающімі в діяльності будь-якого підприємства і про-ладают вищу юридичну силу.

Одна з основних управлінських функцій, реалізуючи-мих в діяльності організацій, підприємств, фірм, - функція формування системи і процесів управління, яка включає:

створення організації, в тому числі вибір її організа-ційно-правової форми; встановлення її структури;

визначення штатної чисельності і складу (номенк-Латур) посад - керівників, фахівців, технічних виконавців;

регламентацію діяльності структурних підрозділі-ний і працівників;

формування дорадчих органів управління;

регламентацію діяльності апарату управління;

ліцензування діяльності (в необхідних випадках);

встановлення режиму роботи і системи охорони;

організацію праці працівників і оцінку їх праці;

ліквідацію організації та деякі інші види робіт.

Організаційна діяльність установи виражається в розробці та затвердженні відповідного комплексу організаційних документів.

Мета розробки організаційно-правових документів - раціональне поділ і кооперація праці між подрузі-поділами і працівниками.

До організаційних документів належать статут організації або положення про організацію; положення про струк-турне підрозділах, колегіальних і дорадчих органах; регламент роботи колегіальних і дорадчих органів, апарату управління або керівництва; штатний рас-писання, інструкції по окремим видам діяльності, які потребують регламентації; посадові інструкції працівників.

Організаційно-правові документи містять поло-ження, строго обов'язкові для виконання, вони реализу-ють норми адміністративного права і є правовою основою діяльності організацій, підприємств, фірм. Ці документи в обов'язковому порядку проходять процеду-ру затвердження уповноваженим на те органом - вище-стоїть організацією, керівником цієї організації або її колегіальним органом (зборами акціонерів, радою директорів). Організаційно-правові документи можуть затверджуватися безпосередньо актом керівника з проставленням грифа затвердження або розпорядник-ним документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням).

Статут - правовий акт, що визначає структуру, фун-кції і права організації, фірми.

Організації діють на підставі статуту або уч-редітельного договору і статуту. Вимоги до змісту статутів тих чи інших організацій, а також їх деякі реквізити, пропонуються відповідними законами (наприклад, вимоги до змісту статуту освітньої-ного установи - Законом України «Про освіту»). Статут розробляється і затверджується засновниками юридичес-кого особи. Статут містить набір обов'язковий реквізит-тов: найменування організації, назва організації, назва структурного підрозділу, місце видання, гриф утвер-дження, текст документа. Структура Статуту складається з сле-дмуть розділів:

Загальні положення (цілі та завдання створюваної організації).

ОРГАНІЗАЦІЙНА СТРУКТУРА (склад, функції та взаємозв'язки структурних підрозділів).

РЕГЛАМЕНТ ОРГАНІЗАЦІЇ (система управління, права і обов'язки посадових осіб).

ФІНАНСОВО-МАТЕРІАЛЬНА БАЗА (джерела фінансування, основні і оборотні кошти, по-рядок розпорядження коштами).

Звітності та ревізійної ДІЯЛЬНІСТЬ.

ПОРЯДОК ЛІКВІДАЦІЇ ОРГАНІЗАЦІЇ.

Штатний розклад - правовий акт, встановлюю-щий штатний склад і чисельність організації в соот-повідно до її Статуту (Положення). Штатний зв'яз-ня містить перелік структурних підрозділів, дол-жності, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді за-бітної плати.

Штатний розклад готується по уніфікує-ванній формі № Т-3 (с. 131).

Реквізит «Код за ЄДРПОУ» - код організації по Загально-українському класифікатором підприємств і організацій (ЄДРПОУ), присвоєний організації при її державної реєстрації.

Зміни до штатного розпису вносяться в відпо-відно до наказу (розпорядження) керівника органі-зації або уповноваженою на те особою.

Положення - правовий акт, що визначає порядок об-разования, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи організації, структурного підрозділу (служби).

Наприклад, Положення про персонал організації (раніше йменувалося Правилами внутрішнього трудового распо-рядка) включає в себе наступні розділи:

Загальні положення (мета розробки Положення, правова база змісту документа, конституційні гарантії персоналу).

ПОРЯДОК найму І ВИВІЛЬНЕННЯ ПЕРСОНА-ЛА (прийом на роботу, необхідні документи, наказ про прийом, умови роботи, інструктаж з техніки без-пеки, права і обов'язки працівника, перспективи кар'єрного зростання, переведення на іншу посаду, поря-док розірвання трудового договору як з ініціативи працівника, так і з ініціативи роботодавця).

Основні обов'язки ПЕРСОНАЛУ (коло зо-занностей відповідно до посадових инструк-ціями).

Робочий час І ЙОГО ВИКОРИСТАННЯ (початок і закінчення роботи, перерва, форми і організація кон-троля робочого часу, порядок надання отпус-ков і т. Д.).

ЗАОХОЧЕННЯ ЗА УСПІШНІ РЕЗУЛЬТАТИ РАБО-ТИ (види заохочень відповідно до різними трудовими показниками, в тому числі: розробка і впровадження раціоналізаторських пропозицій, вище-ня продуктивності праці, якісне виконан-ня посадових обов'язків).

7. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ТРУДОВОЇ ДИСЦИПЛІНИ (види порушень трудової дисцип-ліни, порядок їх фіксації і відповідні санк-ції).

Положення розробляються на основі Типових поло-жень з урахуванням специфіки конкретних організацій, під-приємств, фірм. Як приклад наведемо Типове по-ложення про канцелярію. Робоча поло-ження, що враховує особливості даної організації, затверджується її керівником.

Інструкція - правовий акт, що встановлює прави-ла, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб і окремих посадових осіб (в останньому слу-чаї - посадові інструкції). Інструкція є нор-мативно актом, який регламентує різні питання, розрахована на тривале застосування і тому не содер-жит вказівок на конкретних виконавців і терміни вико-нання функції.

Інструкції, як правило, складаються на основі ти-пових інструкцій. Текст інструкції складається з розділів, які поділяються на пункти і підпункти. Інструкція начи-нав гея розділом «Загальні положення», в якому вказу-ються цілі її видання, область розповсюдження, викладається порядок використання, а також можуть наводитися інші відомості загального характеру.

Інструкція оформляється на загальному бланку організації і містить такі реквізити: назва організації і структурного підрозділу, назва виду документа (інструкція), дату і індекс (номер), місце видання, заго-спритний, текст, підпис, гриф затвердження (або позначку, що інструкція є додатком до розпорядчого документа).

Інструкція підлягає обов'язковому затвердженню спе-соціальним розпорядчим актом (постановою) або безпосередній підписом керівника в грифі утвер-дження. Найбільш зручною формою утвердження инструк-ції є наказ. У наказі встановлюються термін введення інструкції, відповідальний виконавець, перечис-ляють організаційні заходи, необхідні для введення інструкції в дію.

Посадова інструкція - нормативний документ, що видається організацією з метою регламентації діяль-ності організаційно-правового статусу працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забезпечення усло-вий його ефективної роботи.

Посадову інструкцію розробляє безпосереднім-жавного керівник працівника, діяльність якого він регламентує і контролює.

Текст інструкції повинен бути коротким, точним і зрозумілим. Так як він носить вказуючий характер, целесо-образно використовувати чіткі формулювання зі словами «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» і т. П.

Інструкцією встановлюються права, відповідальність і взаємовідносини працівника з суміжними співробітника-ми даної організації. Вона затверджується керівником організації. При оформленні на роботу один екземпляр посадової інструкції після ознайомлення видається по-ступають на роботу співробітнику, інший залишається у ад-міністрації (у відділі кадрів). Систематичне неиспол-ня посадових обов'язків може спричинити звільняються-дення працівника від займаної посади.

Структура посадової інструкції включає дотримуюся-щие розділи:

Загальні положення (порядок призначення на поса-ність, підпорядкованість, керівні та нормативні документи, вимоги до освіти і досвіду практи-чеський роботи і т. Д.).

ФУНКЦІЇ (основні функціональні обов'язки).

Завдання та обов'язки (детальний пере-чень обсягу виконуваних робіт відповідно до фун-кціональнимі обов'язками).

ПРАВА (використання прав у зв'язку з виконуваної ра-ботой, в тому числі виявлення недоліків в межах своєї компетенції, а також права вносити пропози-ня щодо вдосконалення роботи на даній ділянці).

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ (за змістом посадових обов'язків).

ВЗАЄМОВІДНОСИНИ, зв'язки за посадою (з посадовими особами, структурними підрозділами-нями, сторонніми організаціями, в тому числі по по-отриманню і передачі ділової документації).

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ТА КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ ДІЯЛЬНОСТІ (відповідно до Правил внут-нього розпорядку або Положенням про персонал організа-ції, реальними показниками і результатами роботи посадових осіб, рішенням атестаційної комісії (приклад посадової інструкції - див. Додаток 3).

Регламент - правовий акт, що встановлює порядок

діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу.