Курсова прийняття рішень як елемент управління
2. Природа процесу прийняття рішень
Жодна людина, дорослішаючи, не може не пізнати на практиці процесу прийняття рішення. Як здатність до комунікацій, так і здатність приймати рішення, це вміння, що розвивається з досвідом. Кожен з нас протягом дня приймає сотні, а протягом життя - тисячі і тисячі рішень.
РІШЕННЯ - це вибір альтернативи.
До рішень відноситься як малозначне вибір одягу для роботи або меню другого сніданку, так і вибір місця роботи або супутника життя. Хоча найчастіше альтернатив безліч - в меню може бути 50 найменувань, в університеті понад 100 основних спеціальностей - майже всі щоденні рішення ми приймаємо без систематичного продумування. Що стосується інших рішень, наприклад, про те, куди податися жити після закінчення коледжу або який стиль життя задовольнив би нас, то ми приймаємо їх після роздумів, що тривають дні, місяці, роки. Іноді в силу неусвідомлюваних психологічних факторів ми приділяємо непропорційно багато уваги певних рішень.
Однак в управлінні прийняття рішення більш систематизований процес, ніж у приватному житті. Ставки найчастіше багато вище. Приватний вибір індивіда позначається насамперед на його власній шиї і небагатьох пов'язаних з ним людей. Менеджер вибирає напрямок дій не тільки для себе, але і для організації та інших працівників. Люди, що знаходяться на верхніх поверхах великої організації, часом приймають рішення, пов'язані з мільйонами доларів. Що ще важливіше - управлінські рішення можуть сильно впливати на життя багатьох людей, щонайменше, кожного з тих, хто працює з прийняла рішення керівником, і, можливо, кожного в організації. Наприклад, менеджер може прийняти рішення штрафувати кожного працівника, чий перерву на чашку кави триватиме більше 10 хв. або тих, хто займається на роботі громадською діяльністю. Інший керівник може вирішити, що зайва строгість в цих питаннях загрожує стати причиною моральних проблем, результатом яких буде зростання кількості прогулів, плинності кадрів і, можливо, погіршення обслуговування споживачів, зниження продуктивності і якості продукції. Відмовляючись від адміністративних покарань, керівник вирішує що буде більше користі від прямого, але твердого розмови з працівником. Однак з часом повторюються випадок запізнення на роботу і зниження активності через бурхливої громадської діяльності можуть змусити керівника все ж прийняти рішення про звільнення працівника. Якщо організація велика і впливова, рішення її вищих керівників можуть визначально змінювати місцеве оточення.
Відповідальність за прийняття важливих організаційних рішень - важкий моральний тягар, що особливо яскраво проявляється на вищих рівнях управління. Однак керівники будь-якого рангу мають справу з власністю, що належить іншим людям, і через неї впливають на їхнє життя. Якщо керівник вирішує звільнити підлеглого, останній може сильно постраждати. Якщо поганого працівника не зупинити, може постраждати організація, що негативно позначиться на її власниках і всіх співробітниках. Тому керівник, як правило, не може приймати непродуманих рішень. Перш ніж зрозуміти, як керівник може діяти більш раціонально і систематизовано, давайте докладніше познайомимося з загальністю прийняття рішення, його органічної взаємозв'язком з процесом управління і деякими характеристиками організаційних рішень.
2.1. організаційні рішення
Подібно процесу комунікацій, прийняття рішень відбивається на всіх аспектах управління. Як визначено вище, рішення - це вибір альтернативи. Це, по суті справи, відповідь на ряд питань. У сьогоднішньому складному, швидко мінливому світі організацій багато альтернативи знаходяться в розпорядженні менеджерів і, щоб сформулювати мету перед групою людей і добитися її досягнення, необхідно дати відповіді на численні запитання. Кожна управлінська функція пов'язана з кількома загальними, життєво важливими рішеннями, що потребують втілення в життя. Деякі з них перераховані в табл. 1.
ОРГАНІЗАЦІЙНЕ РІШЕННЯ - це вибір, який повинен зробити керівник, щоб виконати обов'язки, зумовлені ним посадою. Мета організаційного рішення - забезпечення руху до поставлених перед організацією задачам. Тому найбільш ефективним організаційним рішенням з'явиться вибір, який буде насправді реалізований і внесе найбільший внесок в досягнення кінцевої мети.
Організаційні рішення можна кваліфікувати як запрограмовані і Незапрограмовані.
ЗАПРОГРАМОВАНЕ РІШЕННЯ є результат реалізації певної послідовності кроків або дій, подібних тим, що робляться при рішенні математичного рівняння. Як правило, число можливих альтернатив обмежено і вибір повинен бути зроблений в межах напрямків, заданих організацією.
Програмування можна вважати важливим допоміжним засобом в прийнятті ефективних організаційних рішень. Визначивши, яким має бути рішення, керівництво знижує ймовірність помилки. Цим також економиться час, оскільки підлеглим не доводиться розробляти нову правильну процедуру всякий раз, коли виникає відповідна ситуація. Не дивно, що керівництво часто програмує рішення під ситуації, що повторюються з певною регулярністю.
Таблиця 1. Рішення, типові для функцій управління
планування
1. Яка наша надзавдання або природа нашого бізнесу?
2. Якими повинні бути наші цілі?
3. Які стратегію і тактику слід було б нам вибрати для досягнення поставлених
цілей?
організація діяльності
1. Яким чином слід структурувати роботу організації? Як доцільно укрупнити блоки виконуваних робіт?
2. Як скоординувати функціонування цих блоків, щоб воно протікало гармонійно і не було суперечливим?
3. Прийняття яких рішень на кожному рівні організації слід довіряти людям, зокрема керівникам?
4. Чи слід нам змінювати структуру організації через зміни в зовнішньому оточенні?
мотивація
1. Чого потребують мої підлеглі?
2. Якою мірою ці потреби задовольняються в ході діяльності, спрямованої на досягнення цілей організації?
3. Якщо задоволення роботою і продуктивність моїх підлеглих зросли, то чому це сталося?
4. Що можемо ми зробити, щоб підвищити рівень задоволеності роботою і продуктивність підлеглих?
контроль
1. Як нам слід вимірювати результати роботи?
2. Як часто слід давати оцінку результатів?
3. Наскільки ми досягли успіху в досягненні наших цілей?
4. Якщо ми недостатньо просунулися до поставлених цілей, то чому це сталося і які корективи варто було б внести?
Керівнику дуже важливо мати впевненість у тому, що процедура прийняття рішень справді правильна і бажана. Очевидно, якщо запрограмована процедура стає невірною і небажаною, рішення, прийняті з її допомогою, будуть неефективними, а керівництво втратить повагу своїх працівників і тих людей поза організації, на яких прийняті рішення позначаються. Більш того, в надзвичайно бажано повідомити про обгрунтуваннях методології прийняття запрограмованих рішень тим, хто цією методологією користується, ніж просто запропонувати її для вживання. Нездатність відповісти на питання, що починаються з «чому» в зв'язку з процедурою прийняття рішень, часто породжує напругу і ображає людей, які повинні застосовувати цю процедуру.
Незапрограмовані рішення. Рішення цього типу потрібні в ситуаціях, які в певній мірі нові, внутрішньо не структуровані або зв'язані з невідомими чинниками. Оскільки заздалегідь неможливо скласти конкретну послідовність необхідних кроків, керівник повинен розробити процедуру прийняття рішення. До числа незапрограмованих можна віднести рішення наступного типу: якими повинні бути цілі організації, як поліпшити продукцію, як удосконалити структуру управлінського підрозділу, як посилити мотивацію підлеглих. У кожній з подібних ситуацій (як найчастіше буває з незапрограмованих рішеннями) справжньою причиною проблеми може бути будь-який з факторів. У той же час, керівник має безліч варіантів вибору.
КОМПРОМІСИ. Важливо відзначити, що в переважній більшості випадків, описаних вище, для керівника було б скрутним, якщо взагалі можливим, ухвалення рішення, що не має негативних наслідків. Як фахівець з вивчення проблем управління Роберт Кац вказує, що кожне рішення повинно «врівноважувати настільки суперечливі цінності, цілі і критерії, що з будь-якої точки зору воно буде гірше оптимального. Кожне рішення або вибір, що стосуються всіх підприємство, матимуть негативні наслідки для якихось його частин ». Ось чому слід розглядати організацію з позицій системного підходу і враховувати можливі наслідки управлінського рішення для всіх частин організації.
Ефективно працюючий керівник розуміє і приймає як факт те, що вибрана ним альтернатива може мати недоліки, можливо, значні. Він приймає дане рішення, оскільки, з урахуванням всіх факторів, воно представляється найбільш бажаним з точки зору кінцевого ефекту. Концепція компромісів - це тема, до якої ми будемо повертатися часто. У справі керівництва організаціями зустрічається дуже мало ситуацій, настільки однозначних, що результатом найкращого рішення буде одне тільки благо.
Ефективно працюють керівники і люди, найбільш успішні в повсякденному житті, - це індивіди, що не дозволяють можливих недоліків рішень паралізувати їх волю. Це люди, які розуміють, що неприйняття рішення, «флюгерна» тактика зазвичай в такій же мірі незадовільний або навіть гірший хід, ніж прийняття поганого рішення. Проте, зустрічаються ситуації, в яких з очевидністю відмова від вибору буде хорошим рішенням. Наприклад, якщо додаткова інформація повинна незабаром надійти, а час не є критичним фактором, може, буде краще не приймати рішення негайно.