Касовий прихід-витрата за новими правилами, журнал «головна книга», № 10 за 2018 р
Підзвітні суми, в т.ч. на покупку бензину, можна видати працівникові не тільки готівкою, але і перевести по безналу на його «зарплатну» картку.
Так, в рахунку-фактурі з'явилася нова графа 1а «Код виду товару». Вона призначена для експортерів, що реалізують товари в країни ЄАЕС.
Первинні облікові документи, необхідні для обчислення і сплати податків, потрібно зберігати як мінімум чотири роки. Мінфін роз'яснив, з якого моменту вести відлік цього терміну.
Мінпраці роз'яснив порядок виплати заробітної плати за першу половину місяця.
Навіщо вам це потрібно
Переводити кілометри чекової стрічки на щоденну роздруківку змісту Еклз не потрібно
ПРИЧИНА 2.Забезпечити внутрішній контроль за рухом готівки. Дотримання правил ведення касових операцій дозволяє керівництву встановити, у кого і скільки грошей знаходиться або знаходилося на руках в будь-який момент часу.
ПРИЧИНА 3.Обезопасіть себе і колег від звинувачень у розтраті. Дотримання правил важливо і для всіх матеріально відповідальних за готівку працівників. Кожному з них воно дає доказ того, що він повністю здав суми, за які відповідав, а до цього - правомірно їх отримав.
ПРИЧИНА 4.Ізбежать податкових претензій. При погрішності в оформленні видачі підзвітних сум перевіряючі можуть причепитися до оплаченим цими готівкою витрат для податку на прибуток, а також спробувати перекваліфікувати видані суми в виплати, що обкладаються ПДФО і (або) страховими внесками.
приймаємо готівку
М.А. Смирнова, м Мелітополь
Положення вимагає складати ПКО на виручку на підставі «вилученої» з ККТ контрольної стрічки. Наша ККТ дозволяє сформувати звіт про зміст Еклз з розшифровкою всіх операцій за зміну (він так і названий - «Контрольна стрічка»). Чи зобов'язані ми щодня друкувати ці кілометрові «онучі» і приколювати їх до ПКО або ж досить Z-звіту?
Z-звіти краще не зберігати в світлому місці - щоб вони не вицвітають. Тому до ПКО прикладати їх не потрібно. Досить вказати дані звіту в пріходніке в рядку «підстава», не згадувати серед додатків і зберігати окремо - в темному місці. Інший варіант - підшивати до ПКО ксерокопії Z-звітів.
Суму оплати картами переносити з Z-звіту в ПКО не потрібно
П.Ю. Балибін, м Слов'янськ
Положення вимагає при застосуванні ККТ оформляти ПКО на підставі Z-звіту. Оплата картами потрапляє в Z-звіт нарівні з оплатою готівкою. Чи слід при заповненні ПКО суму оплати картами виключати із загальної суми по Z-звіту?
Деякі моделі ККТ видають окремий звіт за сумою оплат пластиковими картами. Він може служити підставою для виділення з Z-звіту суми готівкової виручки, на яку потрібно скласти ПКО. В іншому випадку краще проводити оплату готівкою і оплату картами за двома різними відділам ККТ. Тоді сума прийнятих готівки, яку потрібно записати в ПКО, буде відразу видно в Z-звіті.
За ПКО на кожну продаж юрособам і ІП не оштрафують
П.Ю. Балибін, м Слов'янськ
У Положенні написано, що при продажах через ККТ потрібно всю виручку прибуткувати в касу по одному ПКО на підставі Z-звіту за змін у п. 3.3 Положення. Але покупці - юридичні особи та ВП, крім чека ККТ, просять корінець ПКО. Та й нам самим так зручніше - відразу видно, від кого отримані гроші, і можна закрити борги в обліку. Інакше потім складно було б розібратися, хто вже заплатив, а хто ще немає. Чи можуть нас оштрафувати?
: Ви можете спокійно продовжувати виписувати окремий пріходнік на кожну продаж за готівку юрособам та ВП. А в ПКО, які складаються на підставі Z-звітів за зміну, вносити тільки ту частину пробитих по ККТ сум, яка припадає на роздрібні продажі. Краще в такому випадку проводити продажу юрособам (ІП) і звичайним покупцям по різних відділах ККТ. Тоді в звітах за зміну вони будуть вказані окремо і не доведеться доводити інспекції, що суми виписаних за окремими операціями ПКО вже входять в загальну суму Z-звіту.
На все БСО дня - один ПКО
А.Д. Никифорова, г. Киев
У Положенні сказано, що готівкові потрібно приймати по ПКО (п. 3.1). Складання одного ПКО на всю суму прийнятих за зміну готівки передбачено тільки для випадків застосування ККТ (п. 3.3). Ми ККТ не застосовувати, замість чеків видаємо БСО. Невже тепер потрібно кожного клієнта виписувати ПКО?
Немає ні ККТ, ні БСО: можна не виписувати ПКО на кожну продаж
А.С. Мельчік, Московська обл.
У нас роздрібний магазин, покупців - 200 400 осіб в день. Вмененка, ККТ немає, видаємо товарний чек на вимогу покупця. Ми тепер зобов'язані виписувати ПКО кожному покупцеві?
Роздрібні покупці не зобов'язані розкривати своє інкогніто, так що видавати кожному ПКО не вийде
Але якщо ви не укладаєте письмовий договір з кожним покупцем, вимога складати ПКО на кожну продаж за готівку - абсурдно. Адже роздрібні покупці не зобов'язані навіть називати своє прізвище, щоб ви могли заповнити пріходнік. І в такому випадку можна виписувати один ПКО на денну виручку. А якщо вас спробують оштрафувати за не складання ПКО на кожен прийом готівки, відбитися допоможе ось який аргумент. Штраф можливий тільки при наявності вини у вчиненні порушення. І якщо виконати правило неможливо (а у вашому випадку ви не знаєте ф. І. О. Покупця), то і провини в його невиконанні немає, а значить, не повинно бути і штраф а ч. 1, 2 ст. 2.1 КоАП РФ.
Штамп і круглу печатку можна об'єднати
І.В. Гулейкова, м Маріуполь
На квитанцію до ПКО потрібно ставити спеціальний штамп «Прийнято» або «Оплачено». Це означає, що круглу печатку можна не ставити? Адже в формі квитанції передбачено тільки одне місце для печатки (штампа).
Квитанція ПКО на прийом роздрібної виручки - тому, хто здає гроші
І.В. Гулейкова, м Маріуполь
Чи потрібно у ПКО, яким оформляється внесення в касу роздрібної виручки з ККТ, відривати квитанцію і гасити її штампом? Якщо так, то де потім квитанція повинна зберігатися?
: Так, квитанцію ви зобов'язані відірвати, поставити на ній печатку і штамп і передати її тому, хто вносить виручку з ККТ в касу (це можуть бути старший касир, касир-операціоніст, продавець) п. 3.2 Положення. У цієї особи квитанція і зберігається як доказ того, що він всю виручку здав.
Видаємо готівку під звіт
Для видачі грошей з каси під звіт тепер потрібно, щоб и п. 4.4 Положення.
- працівник написав заяву з проханням про видачу грошей;
- директор своєю рукою на заяві написав суму готівки і термін, на який їх потрібно видати, поставив підпис і дату.
Директор не повинен писати сам собі заяви
М.В. Королькова, г. Киев
У нас основний подотчетнік - директор. Чи правильно я розумію, що він тепер повинен сам собі писати заяви на видачу готівки під звіт і сам собі писати на них дозвіл? Що якось язик не повертається йому про це сказати.
: Досить письмового розпорядження (службової записки) від директора - бухгалтерії: «Видати мені під звіт таку-то суму на такий-то термін на господарські потреби. Підпис, дата ». Головне, щоб від руки було написано сума, термін і дата, а підпис був власноручний (НЕ факсиміле) п. 4.4 Положення. Цей документ і буде «підзвітним» заявою.
Якщо РКО у вас підписує директор, а не інший уповноважений ним працівник, то заявою може бути і сам РКО - потрібно тільки, щоб в ньому від руки було написано сума, дата видачі грошей і термін, на який вони видаються.
Як полегшити директору тягар підписання «підзвітних» заяв
Д.А. Сорокін, м.Сочі
У нас велике підприємство, підзвітників більше 150, купа ОП. Уже через місяць оформлення підзвіту за новими правилами директор заявив, що більше не має наміру витрачати час на «виконання забаганок чиновників, які стверджують безглузді правила»! Чи є якийсь компромісний варіант, щоб і купу непотрібних паперів не підписувати, і претензій перевіряючих уникнути?
: Запропонуйте директору такий варіант: він своїм наказом уповноважує на підписання «підзвітних» заяв когось із підвладні х п. 1.2 Положення. Причому таких уповноважених може бути кілька: наприклад, керівники ОП або відділів - щодо своїх працівників.
ОБГОВОРЮЄМО З КЕРІВНИКОМ
Щоб директору не витрачати час на підписання всіх «підзвітних» заяв, повноваження по їх візування можна передати підлеглим, наприклад керівникам ОП або відділів.
А якщо директор не хоче довіряти розпорядження грошима фірми іншим працівникам? Тоді оптимізувати оформлення підзвіту можна інакше. На наш погляд, від кожного постійного подотчетнік досить одного «рамкової» заяви: «Прошу видавати мені гроші на те і на це». На ньому директор поставить таку ж «рамкову» візу: «Починаючи з такої-то дати видавати Іванову з каси в міру необхідності готівку на те і на це в сумі і на термін, вказані мною безпосередньо в РКО при кожній видачі».
Адже в Положенні прямо не сказано, що на кожен «підзвітний» РКО має бути своє окреме заяву, так само як і не сказано, що термін і суму керівник повинен вказати на заяві точно, а не загальної відсильний формулюванням. Повинні попередити: зараз складно передбачити, як до такого способу «укрупненого» оформлення видачі грошей під звіт поставляться перевіряльники.
Працівники не зобов'язані писати «підзвітні» заяви від руки
Д.А. Сорокін, м.Сочі
На «підзвітному» заяві директор повинен написати дозвіл своєю рукою. А заяву працівник теж пише від руки?
: Ні, заява може бути друкованим. Можна заздалегідь надрукувати стопку бланків заяв із загальною формулюванням «на господарські потреби», в яких подотчетнік залишиться тільки розписатися. Включіть в бланки дозвільну рядок, куди директор (або уповноважений ним співробітник) буде від руки вписувати термін, суму і дату.
При відрядженні теж потрібно «підзвітна» заяву
У.С. Мальчева, Московська обл.
А коли ми у відрядження відправляємо співробітника, з нього теж заяву на видачу грошей під звіт брати?
: Так, на всю суму, крім добових. Добові не є підзвітними грошима, підстава їх виплати - наказ про відрядження. На видачу всіх інших готівки, про витрачання яких співробітник повинен відзвітувати, зокрема на квитки і оплату проживання, Положення вимагає оформляти заяву з дозвільною візою керівника.
Повернути гроші працівникові можна без «підзвітної» заяви
У.С. Мальчева, Московська обл.
Працівник витратив на потреби компанії свої гроші і тепер просить їх повернути. Чи потрібно для цього таку ж заяву, як на видачу грошей під звіт, з візою директора?
: Не потрібно. Оформлення видачі грошей буде таким.
СИТУАЦІЯ 1.Работнік спочатку отримав гроші під звіт, але витратив більше. Тоді він повинен скласти авансовий звіт, додати до нього всі документи, що підтверджують витрати. Звіт повинен перевірити головбух (бухгалтер) і передати на затвердження директору. І якщо директор його затвердить, то у встановлений ним термін потрібно повернути працівникові суму, витрачену ним на потреби фірми зі свого кишеню а п. 4.4 Положення.
Під звіт - на банківські карти: заява не обов'язково
У.С. Мальчева, Московська обл.
Якщо гроші під звіт перераховуємо на картки, все одно повинні взяти з працівника «підзвітна» заяву?
: Ні, це не обов'язково. Адже заяву необхідно тільки для складання РКО п. 4.4 Положення. а РКО складають на видачу готівки з кас и пп. 1.2. 1.8 Положення.
Термін здачі авансового звіту залежить від ситуації
А.Д. Проніна, м Коломна
Незрозуміло, в якій все-таки термін за новими правилами повинен повернути гроші подотчетнік: протягом 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або в перший робочий день після закінчення цього терміну?
: Термін повернення невикористаних підзвітних сум тепер встановлює директор. А ось для подання авансового звіту загальне правило таке: працівник повинен здати його протягом 3 робочих днів з дня закінчення строку, на який були видані гроші. І тільки для випадків, коли працівник на третій робочий день не виходить на роботу (захворів, пішов у відпустку і т. П.), Передбачено виключення: відзвітувати потрібно протягом 3 робочих днів, наступних за днем виходу на робіт у п. 4.4 Положення .