Як зберігати бланки листків непрацездатності
Новий бланк листка непрацездатності потрібно не тільки акуратно заповнювати, але і дбайливо зберігати. Як саме - в окремій папці або з іншими витратними документами (наприклад, з видатковим касовим ордером на виплату допомоги), роботодавець вирішує сам.
Головне, щоб порядок зберігання листків непрацездатності був закріплений у Положенні про документообіг.
З чим зберігати. Заповнений і засвідчений підписами уповноважених осіб та печаткою організації лікарняний лист повинен зберігатися разом з розрахунком допомоги, оформленим на окремому аркуші (п. 67 Порядку видачі листків непрацездатності). Даний розрахунок є невід'ємною частиною лікарняного листа.
У чому зберігати. Фахівці ФССУкаіни рекомендують не робити в бланку бюлетеня ніяких отворів, так як це може пошкодити інформацію (букви, цифри або матричний код), яку повинен зчитувати сканер. У разі механічного пошкодження листка непрацездатності потрібно його заміна дублікатом. Отже, зшивати в кутку, продірявлювати діркопробивачем або скріплювати степлером цей документ не можна.
Найбезпечніше зберігати лікарняний лист і прикладений до нього розрахунок допомоги в окремому прозорому файлі.
Скільки часу зберігати. Листок непрацездатності є первинним документом бухгалтерського обліку, не тільки підтвердженням поважної причини відсутності працівника на робочому місці, а й підставою для призначення та виплати йому лікарняного допомоги.
Згідно зі статтею 17 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» мінімальний термін зберігання бухгалтерської документації не може бути менше п'яти років.
Аналогічна вимога встановлено і пунктом 98 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в РФ, затвердженого наказом МінфінаУкаіни від 29.07.98 № 34н.
Однак організація має право встановити інший, більш тривалий термін зберігання даних документів.
За матеріалами додатки № 3 про порядок оформлення частини листка непрацездатності роботодавцем.