Як повинні бути організовані зберігання і облік листків непрацездатності який порядок списання

Згідно п. 5 Порядку N 624Н * (1) бланки листків непрацездатності реєструються в первинній медичній документації із зазначенням їх номерів, дат видачі та продовження, виписки громадян на роботу, відомостей про направлення громадян в інші медичні організації.

Надходження листків непрацездатності

Перш ніж перейти до особливостей зберігання та обліку бланків листків непрацездатності (далі - бланки), нагадаємо порядок їх надходження в медичний заклад.

Виготовлення бланків забезпечує ФСС (п. 2 Інструкції N 18/29). Потім бланки направляються підприємством-виробником в регіональні відділення ФСС (п. 3 Інструкції N 18/29). У свою чергу, регіональні відділення забезпечують бланками медичні організації в міру необхідності на підставі звітів-заявок на отримання бланків на відповідний квартал (додаток 7), які вони представляють щоквартально в термін до 5-го числа місяця, наступного за звітним кварталом.

Зверніть увагу! Не допускається запас бланків в медичних організаціях, що перевищує квартальний запас потреби (п. 4 Інструкції N 18/29).

Видача бланків здійснюється з оформленням накладних в двох примірниках, перший з яких передається медичної організації, а другий залишається в регіональному відділенні ФСС. Доставка бланків з регіонального відділення ФСС проводиться за рахунок коштів їх одержувача (п. 5 Інструкції N 18/29).

Зберігання та облік листків непрацездатності

Зберігання. Бланки листків непрацездатності є документами суворої звітності і повинні зберігатися в спеціальних приміщеннях, сейфах або спеціально виготовлених шафах, оббитих оцинкованим залізом, з надійними внутрішніми або навісними замками. Приміщення, сейфи, шафи, де зберігаються бланки, повинні бути закриті на замки і опечатані (п. 6 Інструкції N 18/29).

Облікові документи. Регіональні відділення ФСС і медичні організації зобов'язані вести строгий кількісний облік бланків (п. 7 Інструкції N 18/29).

Згідно п. 8 Інструкції N 18/29 облік надходжень і витрат бланків здійснюється на паперовому та магнітному носіях за програмою, розробленою і переданої ФСС:

- регіональними відділеннями ФСС - в книзі надходжень і витрат бланків листків непрацездатності (додаток 1), що заповнюється при отриманні бланків від підприємства-виготовлювача і їх видачі медичним організаціям;

- медичними організаціями - в книзі отримання бланків листків непрацездатності (додаток 2), що заповнюється при отриманні бланків від органу управління охороною здоров'я, і ​​книзі розподілу бланків листків непрацездатності (додаток 3).

Зверніть увагу! Звірка даних книг отримання і розподілу бланків листків непрацездатності в медичній організації здійснюється не рідше одного разу на квартал (п. 8 Інструкції N 18/29).

Оформлення облікових документів. Книги надходжень і витрат бланків листків непрацездатності повинні бути пронумеровані, прошнуровані та мати на останній сторінці запис, що містить найменування організації, кількість сторінок, печатка організації і підпис керівника. Записи в книгах виробляються в хронологічному порядку при здійсненні операції особою, відповідальною за отримання, видачу та зберігання бланків (п. 9 Інструкції N 18/29).

Відповідальна особа. Особа, відповідальна за отримання, зберігання і видачу бланків (далі - відповідальна особа), призначається наказом керівника організації (регіонального відділення ФСС, медичної організації) (п. 10 Інструкції N 18/29).

Відповідальна особа отримує бланки на підставі довіреності (з підписами керівника, головного бухгалтера, завіреними круглою печаткою).

Відповідальні особи на підставі наказу керівника медичної організації видають бланки під звіт лікуючим лікарям (в окремих випадках - фельдшерам, зубних лікарів) або працівникам медичної організації, оформляють бланки централізовано. Видані бланки повинні бути прошиті за лівий верхній кут. При отриманні нових бланків зазначені особи зобов'язані здати корінці раніше отриманих бланків.

Зверніть увагу! Корінці бланків повинні зберігатися в медичній організації протягом трьох років, після чого вони знищуються в цій же організації відповідно до акта про знищення корінців бланків листків непрацездатності, термін зберігання яких закінчився (додаток 4) (п. 12 Інструкції N 18/29).

Облік і знищення зіпсованих бланків. Медичні організації ведуть облік зіпсованих, загублених, викрадених бланків у книзі обліку згідно з додатком 5 (п. 13 Інструкції N 18/29).

В кінці року медичні організації передають інформацію про зіпсовані, загублених та викрадених бланках в регіональне відділення ФСС.

Зіпсовані бланки зберігаються в медичних організаціях в окремій папці з описом, в якій зазначаються прізвище, ім'я, по батькові лікаря (в окремих випадках - фельдшера, зубного лікаря), дата здачі, номери та серії зіпсованих бланків.

Знищення зіпсованих бланків проводиться в медичних організаціях після закінчення трьох років комісією, створеною за наказом керівника, за актом про знищення зіпсованих бланків листків непрацездатності (додаток 6).

Зверніть увагу! Пунктом 16 Інструкції N 18/29 встановлено, що відповідальність за отримання, зберігання і розподіл бланків, а також за облік і звітність по ним несуть керівники та головні бухгалтери регіональних відділень ФСС, медичних організацій.

Лікарі (в окремих випадках - фельдшери, зубні лікарі), а також працівники медичної організації, які оформляють листки непрацездатності централізовано, на підставі наказу керівника організації несуть особисту відповідальність за збереження отриманих бланків.

Звітність за бланками. Згідно п. 14 Інструкції N 18/29 всі медичні організації зобов'язані подавати до регіональних відділень ФСС:

- щокварталу в термін до 5-го числа місяця, наступного за звітним кварталом, - звіти-заявки на отримання бланків листків непрацездатності на відповідний квартал (додаток 7). Звіти-заявки подаються незалежно від того, чи є необхідність в отриманні нових бланків;

Зазначені звіт-заявка і заявка підписуються керівником і головним бухгалтером медичної організації і завіряються печаткою.

Далі наведемо зразки заповнення книг отримання і розподілу бланків листків непрацездатності.

до Інструкції про порядок забезпечення

бланками листків непрацездатності,

їх обліку та зберігання

книга
отримання бланків листків непрацездатності медичної організації

Від кого отримано бланки

Регіональне відділення ФСС Україна 1018500123321 524789456963