Як правильно скласти опис документів зразок
На справи тимчасового та постійного зберігання необхідно складати описи справ.
Зразок опису справ з особового складу
Важливо знати, що опис являє собою архівний довідник у вигляді систематизованого переліку заголовків справ, що служить для розкриття змісту і складу справ, а також закріплення всередині обліку та фонду справ їх систематизації. Складання опису є в діловодстві завершальним етапом роботи з документами.
Опис справ - це довідник по утриманню справ і обліковий документ одночасно.
ведення документа
Даний документ складається з окремих річних розділів. Оформляється він окремо на справи:
- тимчасового і постійного зберігання;
- включають специфічні документи, які характерні для даного підприємства (слідчі, судові справи, тематичні наукові звіти, раціоналізаторські пропозиції та інші);
- по особовому складу;
- на відомчі службові видання.
Окремий опис є переліком справ з індивідуальної валовою нумерацією.
Описи на справи в діловодстві повинні складатися в кожному структурному відділі співробітниками служби документаційного управління. Відповідальність за своєчасне і якісне оформлення описів відповідальність несуть керівники структурних відділів.
Річні розділи документів з особового складу, тимчасового та постійного зберігання складаються за уніфікованою формою в обов'язковому порядку. Сукупність комплектуючих елементів опису всіх справ в описі називають описовою статтею. Вона включає в себе такі елементи:
- номер справи за відповідною опису;
- заголовок справи (частини, томи), який повністю відповідає його заголовку, відображеного на обкладинці справи;
- індекс справи;
- дату справи;
- кількість аркушів в документі;
- примітка;
- термін зберігання.
В опис кожну справу вноситься під індивідуальним номером. Присвоєння номера і угруповання справ в описі структурного відділу виконує архів підприємства. В кінці документа вноситься підсумковий запис, в якій прописом та цифрами вказується кількість справ, що значаться за описом, останній і перший номер справ в описі.
Документ підписується укладачем, потім узгоджується з керівником відділу документаційного управління і затверджується начальником структурного відділу. Опис розробляється в двох примірниках. У структурному відділі залишають один, а другий разом зі справами передається до відомчого архіву.
Річний розділ документа постійного зберігання, який призначається для відправки до державного архіву, затверджується ЕПК архівної організації і повинен друкуватися в чотирьох примірниках. Підприємство в установлені строки зобов'язується здати опису до затверджених розділами, а державний архів зобов'язаний прийняти на збереження справи, внесені до опису.
Поділіться з колегами:
Опис вкладення. Приклад, шаблон, зразок, бланк. Відправка документів рекомендованим листом. Поради, рекомендації
Надіслати офіційні документи поштою з описом вкладення може знадобитися в наступних випадках:- Якщо така форма відправки визначена законодавством. Наприклад, звіти в податкову інспекцію.
- Якщо така форма листування визначена договором.
- Якщо виникла конфліктна ситуація і необхідно зафіксувати факт відправки документів.
У другому випадку, навіть якщо конфлікту поки немає, потрібно акуратно ставитися до листування, так як проблеми можуть виникнути в майбутньому, і буде потрібно підтвердити, що листування велося в повній відповідності з договором.
Рекомендації по складанню опису
Складаючи опис вкладення, намагайтеся вказувати індивідуальні риси документів, які Ви відправляєте, щоб можна було згодом встановити, чи ті документи підшиті в архів Вашого кореспондента, які Ви відправляли. Пам'ятайте, що навіть якщо немає якоїсь конфліктної ситуації, співробітники просто схильні втрачати паперу, а потім, щоб уникнути покарання, їх підробляти. В описі опишіть документ так, щоб його неможливо було підробити або замінити. Обов'язково вкажіть назву і вихідний номер документа у Вашому обліку (якщо він є), а також те, що він прошнурований і пронумерований, якщо він складається з декількох сторінок. Наприклад, 'Офіційна претензія з висновком експертної комісії вих номер 235. Комплект прошнурований і пронумерований'. Повідомлення про вручення буде достатньою підставою, видалити або замінити листи одержувач не зможе, тому що не зможе заново прошнурувати документ і поставити Ваш підпис або підпис Вашого співробітника і друк Вашої компанії.
Якщо документ, що направляється поштою з описом вкладень, має всього одну сторінку, то обов'язково напишіть, що це підписаних екземплярів. Потрібно писати так: 'Оригінал заявки з підписом' або 'Скарга з підписом, завіреним нотаріально', а не так 'Заявка', 'Скарга'. Якщо писати по другому варіанту, то Ви ніколи не зможете довести, що насправді Ви направляли.
Якщо документ містить кілька аркушів, то його потрібно прошнурувати і пронумерувати. Прочитайте, як правильно прошнурувати документ.
Відправляючи лист до податкової інспекції, особливо турбуватися, що там підмінять листи, не варто. У податковій просто немає людей, зацікавлених в такій підміні. Але якщо Ви направляєте скаргу, претензію, якесь розпорядження або підписаний договір, то ситуація може скластися так, що Вашому контрагенту здасться цікавим здійснити фальсифікацію.
Приклад опису вкладення
Вкладення в цінний лист
Куди 111111, м Мохнанск, Проїзд Ведмедів, д. 1
На ім'я Генеральному директору ТОВ 'Торф і грунт А' Іванову М. Е.
Архівна обробка документації: що вона собою являє?
Архівна обробка документації є процедурою, яка складається з цілого комплексу заходів, що сприяють систематизації та впорядкування документів, які формуються в результаті роботи конкретного підприємства.
Знищення документів з простроченим терміном зберігання
На сьогоднішній день послуга така надається в двох варіантах. Так, це може здійснюватися зі списанням або ж це буде просто за допомогою утилізації. Перед тим, як приступити безпосередньо до самого процесу, потрібно ще й обробити документи і розсортувати, відкладаючи окремо документи з простроченим терміном зберігання.
архівування документів
Питання архівування документів виникає в тому випадку, коли закінчується календарний рік. З'являється необхідність архівування документів, коли необхідно впорядкувати всі бухгалтерські та інші питання.
Експертиза цінності документів
Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві. У статті розглянуті етапи експертизи цінності документів.
Курс ЦБ РФ
1. Оформлення опису документів виконуйте на фірмовому бланку організації (якщо такий є). Це не є обов'язковим, але бажаним вимогою до подібних документів. У будь-якому випадку найменування організації повинно бути вказано.
2. Пропишіть заголовок, який повинен містити інформацію, визначальну приналежність документів, внесених в опис. Наприклад, опис документів з особового складу. Опис документів, наявних в атестаційній справі. Опис документів по підрозділах і т.д. Якщо в організації складання описів ведеться регулярно, пропишіть порядковий номер опису.
3.Создайте таблицю, що складається з наступних розділів: № п / п. Назва документу. Кількість листів в документі. Заповніть всі перераховані поля. При необхідності додайте уточнюючі стовпці в таблицю. Наприклад, Сторінки з ___ по ___. Номери сторінок. Цінність. Примітка і т.д.
4. Під таблицею напишіть, скільки всього листів, документів або екземплярів ви включаєте в опис. Пропишіть цифрами і прописом: 3 (три), 25 (двадцять п'ять).
5. Завершіть складання опису підписами керівників організації, так або інакше відповідальних за оформлення даної опису (інспектор відділу кадрів, завідувач виробництвом і т.д.). Пропишіть повністю найменування посади керівника і розшифровку його прізвища, імені та по батькові. Якщо необхідно, включіть в документ П.І.Б. і підпис особи, яка здала і прийняв документи.
6. Вкажіть також дату складання документа. Вона може бути розташована як в кінці, так і на початку опису, як зліва, так і справа документа. Друк організації на описи не ставиться.
7. Опис документів складається в двох примірниках: один залишається в організації, другий пред'являється за місцем вимоги.
Зразки описів документів:
Як правильно заварювати какао
Як варити какао на молоці Хто з нас хоча б раз в житті не пив какао? Це дуже смачний напій, яким нас
Як правильно заварювати антипаразитарні монастирський чай
Як правильно заварювати антипаразитарні монастирський чай Висока якість Як правильно заварювати антипаразитарні монастирський чай За вигідною ціною Екологічно як правильно заварювати антипаразитарні монастирський
Білий чай як правильно заварювати
Як правильно заварювати білий чай Припустимо, вам вдалося купити якісний білий чай. Припустимо - тому, що купити його в наших,
Як правильно заварювати мелену каву в чашці
Як правильно заварювати каву в чашці З чашки добре звареної кави на сніданок підвищується енергійність на весь день. Всім звичайно відомо те, що кава
Вибрані статті
Налаштування віртуальної пам'яті в Windows 8.1 Налаштування віртуальної пам'яті далі.