Як ПФР перевіряє електронну звітність висновки для бухгалтера - бухгалтерія онлайн
Для страхувальників електронна звітність до Пенсійного фонду найчастіше пов'язана з заворушеннями і переживаннями. За твердженням багатьох бухгалтерів, здати її з першого разу вдається вкрай рідко. Щоб розібратися в причинах проблем і дати поради, що дозволяють виправити ситуацію, ми вирішили з'ясувати, як інспектори приймають і перевіряють подані відомості. Про нюанси і тонкощі перевірки нам розповів фахівець групи по роботі з контролюючими органами СКБ Контур Степан Домогацкий.
Вступна частина
Прийом і перевірку електронної звітності в ПФР можна умовно розбити на п'ять етапів. Кожен етап представляє собою обробку даних за допомогою окремої програми. У деяких управліннях передача відомостей з однієї програми в іншу відбувається автоматично. В інших управліннях (зокрема, в більшості УПФР Москви і Московської області) інспектори переносять дані вручну.
При будь-якому з варіантів у кожного етапу перевірки є свої особливості, знати про які дуже корисно для бухгалтера. Розповімо докладно про всі етапи.
Перший етап: перевірка ЕЦП
Отримавши звітність по телекомунікаційних каналах зв'язку (ТКС), інспектори, перш за все, перевіряють наявність угоди, укладеної між Управлінням фонду і страхувальником, а також актуальність сертифіката електронного цифрового підпису (ЕЦП).
Відразу скажемо, що приводу для занепокоєння немає. Така помилка викликана особливостями програмного забезпечення фонду, яке починає «дізнаватися» ЕЦП організації тільки після того, як перший раз отримує підписаний нею звіт. Протягом чотирьох днів сертифікат буде ідентифікований, і страхувальникові надійде повідомлення про отримання звіту. Навіть якщо це трапиться за рамками звітного періоду, інспектори не повинні нарахувати штраф. А наступного разу ПФР «розпізнає» електронний підпис вже без затримок.
Другий етап: форматно-логічний контроль
Далі інспектори проводять так званий форматно-логічний контроль. Його мета - переконатися, що звіти створені без порушення встановлених форматів.
Практика показує, що більшість «форматних» помилок, виявлених на цій стадії, відбувається через вади бухгалтерських програм. У цьому випадку бухгалтеру треба звернутися до фахівця, який підтримує програму, і домовитися про усунення неполадок.
Третій етап: предбазовая перевірка звітів
Суть цього етапу в тому, щоб провести експрес-перевірку звітів і помістити їх у тимчасове сховище.
Експрес-перевірка проводиться за допомогою програмного комплексу ПК Perso. Він встановлений в Головних управліннях ПФР, і доступ до нього мають тільки співробітники фонду. Що стосується страхувальників, то у них, на жаль, немає можливості використовувати даний софт для самоконтролю.
Якщо помилки не знайдені, страхувальнику направлять розписку у прийомі відомостей з даними інспектора, який проводив перевірку. При наявності помилок організація отримає негативний протокол.
Потім звіти, які успішно пройшли перевірку, будуть зареєстровані в спеціальному журналі і передані у тимчасове сховище. Тут є своя особливість: в сховищі не можуть перебувати два файли з однаковими іменами. Це часто призводить до наслідків, дуже не до вподоби для компанії. Справа в тому, що якщо страхувальник присвоїть двом різним пачкам один і той же номер, то імена файлів цих пачок теж співпадуть. Тоді файл, який переданий в сховище раніше, буде повністю стертий однойменною файлом, переданим пізніше. В результаті в базі даних Пенсійного фонду залишаться неповні відомості про страхувальника, і це сильно ускладнить звірку.
Запобігти такий казус можна за допомогою невеликої хитрості: протягом року давати номери пачок не по порядку, а так, щоб нумерація кожного звітного періоду мала свої відмінні риси. Наприклад, пачки за перший квартал нумерувати «101, 102, 103 ...», пачки за півріччя - «202, 203, 204 ...» і так далі аж до кінця року. Такий метод не є порушенням і дозволяє уникнути плутанини.
Четвертий етап: перевірка перерахованих платежів
На цьому етапі інспектор вибирає з надійшов пакету відомостей форму РСВ і завантажує її в програмно-технічний комплекс, який називається «Адміністрування страхових внесків» (скорочено ПТК АСВ). Там перевіряються реквізити організації та суми перерахованих внесків, після чого відомості зберігаються в окремій базі даних (згодом з цієї бази вони будуть передані до відділу камеральних перевірок).
Тут, як і на попередньому етапі, при відсутності помилок страхувальнику надсилається розписка в прийомі відомостей, а при виявленні помилок - негативний протокол. Найчастіше помилку знаходять в двох випадках: або «не пройшов» платіж, або бухгалтер помилився при заповненні розрахунку.
При усуненні помилок, зазначених в негативному протоколі, необхідно виконати одне важливе правило: виправлений варіант розрахунку РСВ повинен бути оформлений як коригування з відповідним порядковим номером.
Це обумовлено тим, що в базі даних зберігаються будь-які, навіть неправильні розрахунки. Отже, вихідний варіант розрахунку там вже є, а будь-який виправлення є коригуванням.
Зверніть увагу: для відомостей персоніфікованого обліку (форми СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, АДВ-6-2, АДВ-6-3 та ін.) Це правило не діє. Іншими словами, усунувши помилки, зазначені в негативному протоколі, бухгалтер повинен направити в фонд не коригування, а вихідні цих звітів.
П'ятий етап: рознесення індивідуальних відомостей по особових рахунках
Останній, п'ятий, етап полягає в тому, щоб дані з отриманої та перевіреної звітності рознести по особових рахунках застрахованих осіб, і помістити на зберігання в єдину електронну базу даних. Вона носить назву програмно-технічний комплекс системи персоніфікованого обліку (скорочено ПТК СПУ).
Процес являє собою наступне: спочатку інспектор вивантажує дані по розрахунках з ПТК АСВ, потім - пачки індивідуальних відомостей з тимчасового сховища Perso. При цьому йде порівняння нарахованих і сплачених внесків по кожній застрахованій особі і по організації в цілому. Співробітники фонду називають це «стикуванням відомостей». Як правило, стикування займає день або два.
Але іноді стикування виявляє помилки. Наведемо приклад: жінка вийшла заміж і змінила прізвище. При цьому на попередніх етапах перевірки в базі значилася колишнє прізвище, а на момент рознесення по особових рахунках - вже нова. Тоді на п'ятому етапі система не зможе ідентифікувати застрахована особа і зафіксує помилку.
У такій ситуації інспектори повинні направити в компанію повідомлення про усунення розбіжностей. Страхувальнику покладається внести коригування протягом двох тижнів. В іншому випадку фонд має право самостійно усунути розбіжності і повідомити про це в організацію. Так говориться в пункті 41 інструкції про порядок ведення індивідуального обліку, затвердженої наказом МінздравсоцразвітіяУкаіни від 14.12.09 № 987н.
Однак на практиці працівники фонду дуже рідко направляють повідомлення. Замість цього вони відразу ж починають самостійно вносити виправлення, про що страхувальник навіть не здогадується. Природно, що при формуванні звітності за наступний період організація не враховує коригування, зроблені фондом. При перевірці наступного періоду інспектори сприймають це як помилку, і компанія отримує негативний протокол. Не розуміючи, що сталося, бухгалтери часто підозрюють спецоператора зв'язку в тому, що це він змінив дані в звітах. На жаль, запобігти такій ситуації практично неможливо.
Поради для тих, хто перейшов на облік в інше Управління ПФР
Часто труднощі виникають через те, що бухгалтери помилково вважають, ніби угоду про обмін електронними документами, укладену з «колишнім» Управлінням, буде дійсно і після переходу в «нове» УПФР. Насправді при зміні Управління організація повинна укласти нову угоду - адже в іншому випадку Фонд не прийме електронні звіти.
Інша причина труднощів у тому, що бази даних по прийому відомостей в кожному Управлінні свої. І, на відміну від ПТК СПУ, яка є єдиною централізованою системою і зберігає відомості про всіх осіб, бази по прийому відомостей містять тільки ті дані, які отримані в даному окремо взятому Управлінні. Виходить, що якщо раніше організація звітувала в іншому УПФР, то за новим місцем обліку дані про колишніх періодах відсутні, і надійдуть вони з великим запізненням.
Цитата (LudmilaSpb): відмовилася прийняти у мене звітність (з додатком флешки) на паперових носіях бо "ви підписали договір здачі звітності в електронному вигляді і тепер зобов'язані здавати звітність тільки так. Я звіт у вас приймати не буду."
У вас дійсно є угода підписана з ПФ? Якщо чисельність менше 50, то по 212-ФЗ ви не зобов'язані здавати електронно. Це ваше право, в будь-який момент ви можете відмовитися від добровільної електронної відправки. За угодою треба попередити письмово за 30 днів.
Цитата (ДанаЧерн): І скільки по часу це делаеться. А? Як нам сказали у відділі ПФР - 4 робочих дня, а насправді, наприклад за звітом за рік ми чекали відповіді 2 тижні. ужос. І хочуть щоб все перейшли на ЕЦП - при такій роботі персучета ПФР нам такого задарма не треба!
Дозвольте запитати, в чому полягає ваше запитання?
Крім того, в правилах обмовляється, що на нашому форумі заборонено свідомо перекручувати українську мову. А виділені мною синім кольором слова в цитаті я інакше як свідомо спотворені розцінити не можу.
Прочитайте, будь ласка, правила форуму. перш ніж писати щось ще.