Як переїхати, щоб всі залишилися задоволені
Як переїхати, щоб всі залишилися задоволені
Павло Волков, адміністративний директор, DHL International.
Рубрика: «Офісні переїзди».
Тема: «Як переїхати, щоб всі залишилися задоволені».
Переїзд схожий на маленьке революції. Поділіться, будь ласка, вашим досвідом.
Назвіть найбільш поширені помилки, які допускають співробітники при переїздах.
Іншими словами, найпоширеніша помилка співробітників - це непідписані коробки з особистими речами. Щоб уникнути багатогодинних пошуків і з'ясування «це мій стілець, а це твій шафа» також рекомендую співробітникам наклеїти на «свою» меблі стікери-ідентифікатори зі своїм прізвищем або назвою відділу.
Також слід пам'ятати про співробітників, під час переїзду які перебувають у відпустці, на лікарняному, у відрядженнях. З ними слід зв'язатися, попередити про переїзд і надати детальну інформацію про час і подробицях переїзду.
Яку допомогу можуть надати співробітники компанії при переїздах, а в яких випадках Ви рекомендуєте звертатися до професіоналів?
Ми завжди звертаємося до професіоналів при перевезенні меблів з офісу в офіс - тут все очевидно - навантаження-розвантаження меблів, а також її безпечне перевезення вимагають спеціальних навичок, упаковки і транспорту. Те ж стосується комп'ютерів та іншого складного і дорогого обладнання - копіювальних апаратів, серверів і т.п. Що стосується переміщення працівників усередині одного офісу, як правило, ми робимо це своїми силами, іноді залучаємо найнятих вантажників.
Зайва офісна начиння - Ваші поради.
Найбільший головний біль для мене - це зайва меблі: практика показує, що продати її за більш-менш прийнятні гроші нереально. Якщо меблі вже стара і списана з балансу, то її можна реалізувати працівникам або передати кудись в благодійних цілях. З решти начинням простіше - як правило, це малоцінні або вже вийшли з ладу предмети, які можна або продати, або утилізувати без особливих витрат.
Грошове питання при переїздах: на який порядок сум потрібно орієнтуватися, про що потрібно пам'ятати, складаючи кошторис витрат? На чому можна заощадити?
Наш останній переїзд близько 200 співробітників з меблями і технікою всередині Москви протягом одних вихідних обійшовся нам в порядку 400 тис. Рублів. Думаю, можна знайти ще дешевше, але потрібно стежити за якістю і розміром відповідальності компанії, яку ви наймаєте. В принципі, всі компанії, у яких ми запитували пропозиції на переїзд, показали себе досить професійно, тобто вони знали методику переїзду, вимоги до упаковки, мали необхідний транспорт і кваліфікований персонал. Заощадити можна на упаковці меблів, на перевезення особистих речей співробітників.
Як не паралізувати роботу компанії на час переїздів? Ваші ноу-хау.
З чим потрібно змиритися, задумуючи переїзд?
З необхідністю багато і часто інформувати працівників про хід проекту. З неминучими скаргами деяких співробітників на незручність нового офісу. Практика показує, що через 2-3 місяці всі звикнуть і будуть гаряче протестувати проти можливості нового переїзду.
Скільки за часом повинен тривати переїзд? Як часто Ви рекомендуєте міняти офіси?
Досвідчена команда здатна здійснити переїзд протягом 2-3 тижнів, включаючи час на підготовку, розробку плану і т.д. Природно, даний термін відраховується від моменту, коли нове приміщення принципово готове до прийому співробітників, є необхідні креслення і плани і схвалено фінансування. Я не беруся рекомендувати періодичність зміни офісу - кожна компанія дивиться на динаміку свого бізнесу і зміна чисельності персоналу. Як тільки стає зрозуміло, що існуючий офіс в найближчий рік не буде здатний вмістити нових співробітників - час задуматися про переїзд до нового офісу або про розширення існуючих площ, якщо є така можливість. У поточній ситуації / багатьом швидше буде потрібно зменшення площ - в цьому випадку треба дивитися на найближчий термін, коли можна розірвати існуючий договір оренди і відштовхуватися від нього.
Плюси і мінуси переїздів.
Очевидний плюс - це оптимізація займаних площ відповідно до поточним станом справ вашої компанії - немає сенсу сидіти на 3000 кв. м, коли штат складає всього 100 чоловік, в той же час явно потрібно переїжджати, якщо вам нікуди садити нових співробітників. Знову ж при існуючій ситуації на ринку оренди, у тих, хто не пов'язаний жорсткими довгостроковими договорами оренди, є всі шанси суттєво оптимізувати дану статтю витрат без помітних втрат в якості офісів.
З мінусів варто відзначити неминуче невдоволення частини співробітників, при цьому я вважаю, що правильний підхід до вибору нового офісу і повноцінне інформування співробітників / здатні звести даний фактор до нуля.
Камасутра для оратора - Радислав Гандапас