Як організовувати і - проводити pr-заходи
Дмитро Комендантов, консультант з PR компанії PR Service Group
Крім відомостей про роботу PR-менеджера, розбору реальних PR-проектів, фахівці PRSG запропонували студентам розробити власний PR-проект в умовах, наближених до реальних, і захистити його на фінальному занятті, так, як це відбувається під час роботи з компаніями-клієнтами. У міру вивчення відповідних тем, майбутні PR-менеджери написали прес-реліз, підготували списки преси, пройшли всі етапи розробки PR-програми. На заключному занятті студенти представили свої проекти і разом з викладачами з PRSG проаналізували результати виконаної роботи. За підсумками семінарів двоє студентів запрошені пройти свою літню практику в компанії PR Service Group.
У цьому номері PR News ми відкриваємо практичний курс з PR, вести який люб'язно погодилися консультанти PRSG. Сьогодні ми розглянемо тему «PR-заходи». Про те, як організовувати і проводити PR-заходи розповідає Дмитро Комендантов.
Планування PR-заходи
Будь-який захід не є самодостатнім і проведення заходів не є кінцевою метою зв'язків з громадськістю # 151; не дивуйтеся цим словам. Досить часто доводиться стикатися з таким поданням.
PR-захід # 151; це інструмент для вирішення PR-завдань. які, в свою чергу, реалізують комунікаційні цілі Вашої компанії або клієнта.
Невдало сплановане або проведене без достатньої на те необхідності захід може знизити ймовірність успішного проведення їх в майбутньому.
Отже, при плануванні Вашого заходу Ви повинні визначити наступне:
# 149; мета заходу
Розглядаючи актуальність запланованого заходу, важливо бути гранично об'єктивним. Необхідно визначити, а чи дійсно необхідне проведення даного заходу, причому це питання може задати не тільки Ваше начальство, а й запрошені на нього гості # 151; навіщо Ви його проводите?
# 149; аудиторія заходу
Для кого Ви проводите Ваш захід?
# 149; ключове повідомлення
Визначившись з аудиторією, Ви повинні сформулювати ключове повідомлення, яке хочете до неї донести. Чи буде цей захід формою подяки Вашим клієнтам за відданість? Чи збираєтеся Ви представляти якийсь новий продукт або послугу? Потребують чи повідомляється інформація особливої уваги і настрою у гостей?
# 149; Рівень витрат на проведення заходу
Будь-які витрати, які несе організація, повинні бути ефективними з точки зору одержуваних вигод (не важливо матеріальні вони чи ні).
Відповівши для себе на ці питання і визначивши свої завдання, Ви можете приступати до вибору типу заходу. Заходи можуть проводитися для зовнішньої (преса, клієнти (замовники), акціонери, жителі сусідніх з вашим підприємством будинків і т. П.) Або внутрішньої аудиторій (співробітники і члени їх сімей). Часом один захід може бути направлено на всі ці групи.
Прес-конференція, брифінг, прес-ланч
Існує ряд факторів, які Ви повинні враховувати при підготовці прес-конференції:
# 149; особистості
Якщо Ви хочете додати Вашої інформації вага, Ви можете запросити на прес-конференцію яскравого фахівця Вашої компанії або визнаного експерта у Вашій області.
# 149; Місце
При виборі місця Ви можете дати собі волю, головне щоб місце прес-конференції співвідносилося з поданого інформацією. Серйозна ділова прес-конференція виглядала б недоречно в нічному клубі. А ось конференція, на якій представляється новий альбом модної групи # 151; Цілком природно. А головне пам'ятайте, новини не прощають бідних умов, незручне розташування та поганого харчування.
# 149; тривалість
Умійте цінувати чужий час. Пам'ятайте, що журналісти дуже зайняті люди і їм важливо швидко отримати свій матеріал. Середня тривалість офіційної частини не повинна перевищувати годину. Вона повинна включати основні доповіді спікерів (не більше 3 # 150; 4 осіб за 5 # 150; 10 хвилин кожен). Важливо щоб спікери були лаконічні і виступали у справі. Далі демонстрація товару або щось інше (5 хвилин) і сесія питань і відповідей (20 # 150; 30 хвилин). Після офіційної частини починається фуршет і неформальне спілкування. На фуршеті Ви можете організувати кілька міні-інтерв'ю Ваших спікерів.
# 149; Відразу після прес-конференції
Розішліть прес-реліз в ті видання, які не змогли бути присутніми на прес-конференції. Зателефонуйте кожному журналісту, який відвідав прес-конференцію. Можливо, комусь потрібна додаткова або уточнююча інформація або фотографії (ілюстрації).
Семінари, технічні презентації
Одна маркетингова мудрість говорить, що часом для людини важливий не сам факт проведення подібного семінару, а важливий факт отримання запрошення (факт Вашої уваги).
Зазвичай такі заходи проводяться для детального ознайомлення потенційних споживачів і продавців з пропонованим продуктом або послугою. Природно краще не збирати обидві аудиторії разом.
На семінарі для споживачів більший упор робиться на перевагах даного товару / послуги, його експлуатації. для продавців # 151; на техніках продажів. Важливо щоб Ваш семінар був цікавий. Не забудьте підготувати роздаткові матеріали з копіями доповідей.
Організація поїздки прес-тур проводиться у випадках, якщо виробництво Вашого продукту територіально знаходиться далеко від журналістів, які висвітлюють Ваш ринок або Ваш головний офіс проводить конференцію в іншій країні.
Всі витрати по організації такого туру Ви повинні взяти на себе. Але завжди важливо пам'ятати, що журналісти не зобов'язані писати про цю поїздку, тільки тому, що Ви оплатили витрати.
Такій незручній ситуації можна уникнути, якщо запрошувати в поїздку видання, які дійсно зацікавлені в отриманні цієї інформації.
Вечірки, презентації, прийоми
# 149; Коли проводити вечірку
Вечірку треба проводити, якщо є, що відзначити в неформальній обстановці і коли Ви хочете привернути до себе аудиторію (зовнішню, внутрішню або і ту і іншу разом). Приводом Ви можете вибрати будь-які свята і важливі дати як державні, так і внутрішні корпоративні.
# 149; Коли проводити презентацію
До презентації Ви звернетеся, коли Вашої компанії є не тільки що розповісти, а й показати. Залежно від того, що ви показуєте публіці, презентація може бути серйозною і урочистій або веселою і невимушеною.
# 149; Коли проводити прийом
Саме слово «прийом» асоціюється з чимось ексклюзивним. Його Ви проведете «з нагоди», для особливого кола, якщо Вам необхідно підкреслити, що випадок не рядовий і заслуговує на особливу увагу. Прийом завжди урочистий і проводиться строго за протоколом.
# 149; що спільного
Нехай для Вас стане правилом # 151; на вечірці, презентації, прийомі не повинно бути нудно. Люди прийдуть до вас перш за все розважитися і тільки в другу чергу дізнатися вашу новина.
# 149; складні моменти
Ретельно і наполегливо працюйте з постачальниками послуг з організації заходу. Переконайтеся самі (спробуйте, подивіться, послухайте), чи відповідає те, що Вам пропонують на словах, тому, що є на ділі і необхідно Вам. Знайдіть можливість зробити «прогін» заходи, щоб уникнути проблем. Пам'ятайте, що навіть така накладка, як затягнуте всього на 15 виступ артиста, запізнення фокусника, штовханина при з'їзді гостей і інші «дрібниці» можуть непоправно зіпсувати все враження від події.
# 149; Не забути
Помічено, що інформаційний привід заходи запам'ятовується набагато краще після гарного столу. Обов'язково смачно погодуєте Ваших гостей. Вони отримають більше задоволення і будуть вам вдячні. Не забудьте приготувати гостям подарунки (проявіть фантазію: нехай це будуть милі, не обов'язково дорогі, сувеніри) # 151; немає людини, яка б їх не любив.
# 149; Road-show
Даний вид заходу використовується при просуванні нового продукту. Ви можете сформувати команду з кількох людей, які за короткий проміжок часу (1 # 150; 2 тижні) відвідають найбільш важливі для Вас населені пункти. Програма перебування в кожному місті може складатися з прес-конференції для місцевої преси, семінарів для клієнтів та Ваших ділових партнерів і вечірнього прийому для всіх.