Як написати посадову інструкцію, поради від «імпелтех»
У Трудовому кодексі поняття посадової інструкції не існує, але без цього законодавчо не існуючого інструменту неможливо створити ефективно працюючу структуру або підрозділ.
Тому в необхідності таких нормативів для співробітників переконуються все без винятку компанії. Як написати інструкцію, яка виявиться корисною і дійсно буде працювати?
Хороша посадова інструкція вимагає хорошої підготовки
Умовність чи необхідність
Посадова інструкція - це внутрішній нормативний документ, в якому відображені функціональні обов'язки, права і обов'язки працівника, умови праці, загальні правила взаємодії організації та конкретного співробітника.
Іноді доводиться чути думку про те, що інструкція - всього лише бюрократичний документ, який «вимагають зверху». Однак, без цього документа неможливо оптимізувати роботу, вибудувати ефективні бізнес-процеси. Невипадково створення інформаційної системи починається з написання функціональних посадових інструкцій.
- Що таке посадова інструкція?
Це структурований опис завдань, якими співробітнику доведеться займатися: як саме він повинен їх виконувати, що конкретно від нього очікує керівництво компанії, що співробітник отримає за виконання його функціональних обов'язків.
- Якою має бути працююча посадова інструкція?
Чітко визначає функціонал, цілі і пріоритети, яка не залишає різночитань щодо прав і обов'язків сторін трудових взаємин і визначає критерії, за якими оцінюється робота на даній позиції. Хороша інструкція містить структуровану і чітку інформацію про функції, правилах і нормативах, які повинен виконувати співробітник в даній посаді.
Завдання посадової інструкції - позначити «правила гри», дати дорожню карту і пояснити новенькому, що від нього очікує компанія і за що вона готова платити.
Інструкція має статус регламентує і нормативного документа, тому вона пишеться на підставі і відповідно до вже існуючої нормативної бази:
- Управлінською структурою.
- Класифікатором посад.
- Класифікатором управлінського функціоналу.
- Нормативами праці та правилами техніки безпеки.
- Положеннями про відділи, департаменти та інших структурних підрозділах.
Всі ці документи встановлюють загальні правила і вимоги, на яких і базується посадова інструкція.
Правила дрес-коду часто прописані в посадових інструкціях системних компаній
Створення посадової інструкції вимагає дотримання певних правил, які регулюються нормативними листами різних міністерств і відомств. Тому структура посадової інструкції для більшості компаній буде однаковою. Які основні інформаційні блоки в ній повинні бути і яким змістом їх слід наповнити?
загальні положення
Цей розділ має подвійне значення: роз'яснити кваліфікаційні вимоги до посади і дати організаційні орієнтири для майбутнього співробітника. Тому в загальних положеннях посадової інструкції прописують:
- назва посади, порядок її заняття та звільнення;
- необхідний рівень освіти і стажу для співробітника на даній посаді;
- вимоги до спеціальних знань і навичок;
- перелік основних нормативних актів організації, якими слід керуватися співробітнику в процесі виконання своїх кваліфікаційних обов'язків.
Загальний розділ може бути розширений за рахунок доповнень, які допоможуть працівникові краще розуміти загальний функціонал. Наприклад, тут же прописують порядок заміщення або підміни співробітника.
Загальні положення інструкції не потрібно плутати зі списком всіх нормативних актів компанії. У них потрібно вписувати те, що необхідно знати особі, що займає конкретну посаду. Надлишкова інформація тільки заплутає новачка.
Основні завдання співробітника
Їх можна розділити на дві групи: загальні і конкретні. Загальні завдання для всіх співробітників - це дотримання трудового розпорядку, дрес-коду, правил техніки безпеки, санітарно-гігієнічних вимог і так далі.
Конкретні завдання співробітника - це функціонал, в якому відображаються всі види робіт, які співробітник виконує для забезпечення виконання свого основного завдання. Що стосується дій, які співробітник робить в рамках виконання окремого завдання, то їх в інструкції не прописують.
При створенні цього розділу його необхідно перевіряти на відповідність нормативним актам компанії і вже існуючим посадовим інструкціям, щоб виключити дублювання функцій або хоча б звести його до розумного мінімуму.
Для деяких посад в розділі можуть бути позначені повноваження, які компанія делегує особі, що займає конкретну посаду, наприклад:
- вносити питання на обговорення Ради директорів;
- ініціювати внутрішні або службові розслідування;
- управляти мотиваційної системою підлеглих і так далі.
права співробітників
У розділі закріплено то, на що людина має право як учасник трудових відносин і як посадова особа. Міру використання і застосування своїх прав кожен співробітник визначає самостійно. У розділі можуть прописані:
- Порядок чергових та позачергових відпочинку (відпустки).
- Причини і можливість призупинення роботи.
- Правила виплати складових винагороди і мотивації: заробітна плата, премії, додаткові винагороди, компенсації і так далі.
Обов'язки співробітника
На перший погляд цей розділ здається формальним, але в ньому відображають очікування компанії від співробітника: що він зобов'язаний робити для забезпечення виконання свого основного завдання. Чим чіткіше і ясніше складений розділ, тим краще розуміє співробітник, що хоче отримати в результаті співпраці компанія-роботодавець.
Вимоги до працівника
Цей розділ не завжди включається до складу інструкції, так як частково вимоги до співробітника містяться в загальних положеннях, функціонал і обов'язки. Зібрані в окремому пункті, вимоги дозволяють співробітнику зорієнтуватися в структурі його майбутнього функціоналу. Для початківців трудову діяльність в компанії цей розділ - своєрідний орієнтир, дорожня карта, пункти якої допомагають інтеграції в нове середовище.
Положення посадової інструкції підготують працівника до робочих ситуацій
Якою має бути працююча інструкція?
- Зрозумілою. Вона повинна бути написана на мові людини, а не бюрократичного апарату. І кінцевий варіант інструкції повинен бути зрозумілий майбутнього співробітника.
- Чіткої. Особливо в пункті функціоналу, вимог і обов'язків. Людина повинна знати критерії, за якими буде визнаватися і оцінюватися його робота.
Порада: пишіть інструкцію разом з начальниками підрозділів, вони допоможуть ясніше описати функціонал і основні вимоги.
- Повної. Інформація в самій інструкції не повинна дублюватися. Якщо є повторювані пункти, то їх краще залишити в одному розділі, а не розкидати по всьому тексту.
Порада: повертайтеся до чернетки інструкції кілька разів, через час буде легше знайти і усунути всі недоліки.
- Структурованої. Якщо інструкція займає кілька сторінок, інформацію потрібно максимально структурувати. Використовуйте для цього списки і таблиці. Так людині легше буде сприйняти обсяг нової інформації, виділити важливе і запам'ятати його.
Порада: в об'ємної інструкції можна використовувати кольорові блоки для виділення основних положень.
- Функціональної. В ідеалі, що працює інструкція - це та, після прочитання якої співробітник виконує свої функціональні обов'язки добре.
Порада: постарайтеся уявити робочий день нового співробітника. Чи зможе він, дотримуючись інструкції, виконувати хоча б 30% своїх обов'язків?
Працююча інструкція - це не бюрократичний, а регламентує і нормативний документ, покликаний ефективно інтегрувати співробітника в нову для нього бізнес-середовище.