Як написати наказ по підприємству - робота - двічі два
Не секрет, що в багатьох сучасних організаціях функції секретаря-референта та менеджера з персоналу виконує один працівник. Тобто і кадрове та загальне діловодство фірми зосереджено в одних руках. Такий стан справ призводить не тільки до економії, а й спрощення роботи, особливо в невеликих колективах.
Накази-розпорядження
При роботі однієї людини з усією документацією компанії нерідко виникають питання, як краще і зручніше систематизувати документи, щоб в будь-який момент можна було легко знайти будь-який наказ, а в майбутньому також легко і швидко підготувати документи для здачі в архів.
У діловодстві склалася цілком логічна система поділу розпорядчих документів на накази (розпорядження) з основної (виробничої) діяльності і накази (розпорядження) з особового складу, тобто по кадрам. Єдиним нормативним документом, що встановлює принципи систематизації розпорядчих документів, є Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. В даному Переліку документів вводиться дещо інше поділ наказів (розпоряджень). Крім двох основних груп виділені ще й накази (розпорядження) з адміністративно-господарської діяльності.
Отже, виходячи з українського Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, всі документи поділяються на три основні групи:
НАКАЗИ (розпорядження)
- по основній діяльності (термін зберігання - постійно)
- по особовому складу (термін зберігання - 75 років ЕПК)
- по адміністративно-господарських питань (термін зберігання - 5 років)
Крім того, в цьому переліку роз'яснено, що накази (розпорядження) з основної діяльності, надіслані до відома, повинні зберігатися «До відпадання потреби». Значить, документи, одержувані з вищестоящої організації найкраще відразу виділяти в особливу папку (окрему справу) з відповідним терміном зберігання.
Розглянемо докладніше всі види наказів. Найбільше запитань у роботі виникає по темі АХД. Дуже часто буває незрозуміло, що саме відноситься до господарської діяльності, а що - до основної, який наказ в яку папку підшити.
Накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань
1. Дотримання правил внутрішнього розпорядку діяльності
2. Експлуатація будівель, приміщень
3. Транспортне обслуговування, внутрішній зв'язок
Накази (розпорядження) з особового складу
Незважаючи на обов'язковий термін зберігання наказів по кадрам 75 років, існує ряд наказів з терміном зберігання 5 років. Так, відповідно до Переліку, п'ятирічний термін зберігання обов'язковий для наказів (розпоряджень) про надання чергових і навчальних відпусток, чергуваннях, стягнення, короткострокових відрядженнях в пределахУкаіни. Всі інші накази (розпорядження) з особового складу мають термін зберігання 75 років ЕПК (експертно-перевірочною комісією) і, відповідно, повинні виділятися в окрему групу. До документів з сімдесятип'ятилітній терміном зберігання відносяться накази (розпорядження):
1. Про прийом на роботу
2. Про припинення трудового договору (звільнення)
3. Про переведення на іншу роботу
4. Про заохочення та преміювання працівників
5. Про встановлення надбавок до окладів
6. Про надання відпусток без збереження заробітної плати
7. Про надання відпусток по догляду за дитиною
8. Про зміну прізвища, імені, по батькові
9. Про присвоєння класного чину державним (муніципальним) службовцям
10. Про підвищення класності (розряду) працівника
11. Щодо розслідування нещасних випадків з працівниками
12.О напрямку в закордонні відрядження
13. Про направлення в тривалі відрядження (понад місяць) всередині країни
14. Про проходження практики студентів (якщо в цей період студентам виплачується заробітна плата і ними сплачуються страхові внески до Пенсійного фонду Укаїни)
Оскільки групи наказів по особовому складу мають два види строків зберігання, то кадрові служби повинні формувати ці документи в різні справи і вести їх реєстрацію окремо. Однією з помилок багатьох кадровиків є оформлення всіх наказів по відпустках в одну справу. Це означає, що накази на відпустки без збереження зарплати, навчальні, чергові відпустки, а також накази на відпустки по догляду за дитиною підшиваються в загальну папку. Але накази по черговим і навчальним відпусток повинні зберігатися п'ять років, а решта - сімдесят п'ять, тому зручніше було б вести ці справи окремо.
При реєстрації наказів (розпоряджень) з особового складу з терміном зберігання сімдесят п'ять років (на прийом, переклад, звільнення та інших) їм присвоюються порядкові номери з додаванням літерних позначень «до» (кадри), «п» (персонал) або «л / с »(особовий склад), наприклад: наказ № 11-к або № 5-л / с.
Накази (розпорядження) з терміном зберігання п'ять років (чергові та навчальні відпустки, стягнення та ін.), Як правило, мають реєстраційні номери з іншими буквами. Однак у багатьох організаціях встановлена своя традиція в позначенні реєстраційних номерів наказів (розпоряджень).
Усередині кожної справи накази розташовуються за номерами і датами видання. При великому обсязі документів (понад 250 листів) справи з наказами (розпорядженнями) розбиваються на томи із зазначенням на обкладинці кожного тому номерів і крайніх дат включених в нього наказів (розпоряджень). Це не тільки вимоги до архівного зберігання, але і просто зручності при пошуку наказів за минулі роки.
Накази (розпорядження) з основної діяльності
Перерахувати всі питання, які відносяться до основної діяльності і які можуть бути предметом регулювання за допомогою наказів, неможливо. Можна лише позначити основні тематичні групи наказів (розпоряджень) з основної (виробничої) діяльності підприємства:
1) затвердження структури організації, її подальша зміна;
2) твердження (зміна) штатного розкладу;
3) скорочення штатної чисельності;
4) твердження (зміна) локальних нормативних актів організації (інструкцій, правил, положень, регламентів);
5) планування діяльності;
6) проведення атестації персоналу;
7) контроль за діяльністю (звітність);
8) встановлення режиму роботи та внесення змін до нього;
9) фінансування діяльності;
10) матеріально-технічне забезпечення;
11) інформаційне та документаційне забезпечення;
12) і багато іншого в залежності від специфіки діяльності організації.
За якими б питань не видавалися накази (розпорядження), що відносяться до групи розпорядчих документів з основної діяльності, всі вони формуються в одну справу з терміном зберігання «Постійно». Поділяти їх на будь-які групи і формувати кілька справ за тематикою не рекомендується. Реєстраційні номери наказів (розпоряджень) з основної діяльності присвоюються в порядку їх надходження протягом календарного року. При реєстрації наказів по основній діяльності, в принципі, до порядкового номера наказу (розпорядження) можна не додавати ніяких додаткових індексів, хоча дуже часто на підприємствах ці документи йдуть під індексами «р» (розпорядчі), «о» (основні) або під іншими буквами.
Нерідко в організаціях видаються накази (розпорядження) з основної (виробничої) діяльності, в яких поряд з питаннями основної діяльності містяться доручення адміністративно-господарського характеру. У цьому випадку наказ (розпорядження) повинен ставитися до основної діяльності і зберігатися постійно. Головне - не переплутати і не вкласти в папку з документами по АХД, яка буде зберігатися всього п'ять років.
Крім того, деякі фахівці з діловодства не вважають за потрібне взагалі розділяти питання основний і господарської діяльності. Можна, звичайно, всі накази і розпорядження по обох напрямках реєструвати і підшивати в одну справу, раз так зручніше. Зберігати доведеться всі документи разом і постійно.
Порятунком при великому документообіг для багатьох секретарів і кадровиків служить номенклатура справ - документ, що систематизує накази і розпорядження по темам, номерам, індексам. Номенклатура справ зазвичай надсилається з вищестоящої організації для виконання. Але невеликі фірми можуть розробити її самостійно з урахуванням специфіки своєї роботи.