Як керівнику виїхати у відпустку, щоб робота в компанії не зупинилася
Наближається час відпусток, поїздок, подорожей. Але часто в цей час для керівників настає важкий час.
Мало того, що співробітники йдуть у відпустку і продуктивність компанії падає, але є ще більша небезпека: що керівник піде у відпустку і робота взагалі зупиниться.
Природно, все залежить від терміну, на який їдеш. Чим довший термін, тим більше справ по організації з нижчеперелічених потрібно зробити:
1. Залишити одного заступника (продуктивного співробітника, кому довіряєте Ви, кому довіряють співробітники, і хто може змусити інших діяти). Заступником повинен бути саме одна людина. Він буде приймати рішення по різним незначних питань і через нього, при необхідності, будуть йти повідомлення Вам.
Якщо у Вас в підпорядкуванні кілька керівників і Ви не знаєте кого вибрати, виберіть самого лояльного Вам.
2. З кожним з ваших безпосередніх підлеглих потрібно скласти програму дій під час Вашої відсутності, а заступник домагатиметься, просто щоб програма була виконана.
Це повинна бути реальна і необхідна програма, складена якомога докладніше (складається спільно з відповідним підлеглим). Якщо Компанія не дуже велика або працівник не дуже досвідчений, то програма повинна включати і його звичайні щоденні завдання. Чим докладніше програма, тим простіше буде заступнику її контролювати.
3. Скласти опис як вирішувати ті чи інші питання, на що звертати увагу. Ви прикидаєте, з яким ситуаціями за період Вашої відсутності може зіткнутися працівник і описуєте алгоритм дії. Це допоможе Вашій заступнику впевненіше себе почувати і не турбувати Вас через дрібниці.
4. Бажано за 1 день до від'їзду вже передати пост заступника, а самому якраз можна закінчити незакінчені справи і подивитися як діє заступник.
5. Бажано, щоб той, хто стане на пост передав частину справ своєму підлеглому або колезі.
7. Важливо зробити мотивацію на результат того, хто стане на пост. «Впораєшся, отримаєш бонус». Мотивація повинна бути реальною, досяжною. Вона може бути прив'язана до доходу або закінченим завданням - вирішувати Вам.
8. Якщо Ви їдете надовго, то перші 2-3 дня потрібно прозванивать заступника, так як саме в цей період з'являються більшість питань. Крім рад, Ваш дзвінок важливий ще і з точки зору емоційної підтримки заступника.
Якщо у Вас введена система фінансового планування і всі витрати затверджуються 1 раз в тиждень, то я рекомендую залишити затвердження фінансових питань за собою.
Якщо ж у Вас фінанси затверджуються час від часу, то необхідно описати чіткі правила для відповідального - що і як стверджувати, і обмежити прийняття фінансових рішень певною сумою.
1. Описати чітку програму.
2. Описати до кого з якого питання звертатися, Скласти список контактів, які можуть знадобитися співробітникам.
3. За 3 дні до від'їзду передати всі незакінчені справи своїм співробітникам, щоб ви не були зав'язані ні з якими питаннями.
4. Якщо є якісь тягнуться питання, невирішені, то їх потрібно обов'язково закінчити (наприклад, неузгоджені фінансові питання, неузгоджені плани, неузгоджені прайс-листи та інше, що ви повинні були затвердити, але не затвердили).
Які помилки я допускав:
1. Складати великі програми і включати справи, які давно хотіли зробити, але не виходило. Без вас вони більше не зроблять, швидше за менше.
2. Додавати складні і незрозумілі або нечітко описані завдання - не зрозуміють, не зроблять.
3. Залишати невирішені питання, складні, не зовсім зрозумілі питання в надії, що той, хто залишився сам розбереться (не розбереться).
І не бійтеся їхати - з мого досвіду команда стає сильнішою, коли немає керівника, самостійніше.
співзасновник BusinessLife
Мироненко Євген Миколайович