Як ефективно інформувати персонал
«А я не знав ...» - одна з найпоширеніших відмовок співробітників. Як доводити важливу інформацію максимально швидко і ефективно, щоб ніхто в колективі не залишився в невіданні, порталу HR-tv.ru розповіла Катерина Горяна. керівник групи консультантів міжнародного кадрового xолдінга.
У сучасному світі без інформації не обійтися, важливо не просто нею володіти, а грамотно управляти. У професійній діяльності, особливо на позиціях, які передбачають в підпорядкуванні групи або окремих співробітників, потрібно своєчасно, лаконічно і в відповідність з пріоритетами передавати і поширювати інформацію.
Питання ефективності не перестає бути актуальним, і поліпшення процесу передачі або інформування співробітників є одним з найголовніших для багатьох компаній.
Як побудувати продуктивну систему комунікації зі співробітниками? Щоб, зокрема, бути впевненими - всі, кого це стосується, вчасно і в повному обсязі знайомляться з новинами і потрібними їм даними. Однозначної відповіді немає, і не може бути, тому що мова йде про людей.
Перший вид повідомлень - інформує лист. Як правило, це новини про проект, компанії, зміни корпоративних правил, відомості про галузь і т.п. Такого роду листи не вимагають від одержувачів відповіді. Тут є свої правила: Дуже важливо дотриматися всіх формальностей, прийняті в компанії - хто є прямим одержувачем листи, кого необхідно поставити в копію, витримати корпоративний письмовий стиль. Вербальна комунікація дуже відрізняється від письмового вираження - у всіх різне сприйняття, і навіть одні й ті ж слова, сказані усно і написані в листі, можуть привести до різного розуміння і трактування.
Справедлива фраза про те, що важче управляти тими людьми, які не підкоряються безпосередньо. До письмовим зверненням це також відноситься. Якщо лист направлено підлеглим, то воно може бути написано більш директивно. Текст повідомлення для всіх співробітників компанії, колег або топ-менеджерів необхідно сформулювати більш відсторонено і формально, використовуючи більш ділові вираження і в корпоративному форматі. У моїй практиці було чимало випадків, коли через невірне трактування або різкого формату листи виникали конфлікти всередині компаній.
Другий інструмент - зустрічі, збори. Тут також все залежить від цільової аудиторії, формату зустрічі й важливості інформації. Попередньо, як правило, призначається (за погодженням з усіма учасниками) дата, час, позначається тема даної зустрічі. Безумовно, позитивним моментом є те, що в даному форматі можна бути впевненим, що інформація буде донесена до співробітників, а також наявність візуального контакту. Недоліком даного методу можна назвати не завжди високу ймовірність засвоєння інформації та часткова втрата суті на наступний день після зборів. Щоб цього уникнути, як правило, керівнику або відповідального співробітника необхідно сформулювати meeting minutes - коротке резюме, що обговорювалося на переговорах, про що домовилися, і направити всім учасникам.
Таким чином, секрет ефективної взаємодії з співробітниками через передачу інформації звучить так: чітко усвідомлювати - що хочемо сказати, як хочемо сказати, навіщо (мета) і який очікуємо результат від даної взаємодії. Орієнтуючись на ключові точки, передача інформації буде більш ефективною і зворотний зв'язок, якщо вона необхідна, буде більш точної і конструктивною.