Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості
Некоректна інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості призводить до помилок в звітності. Щоб цього не сталося, проведіть кілька тестів.
Використовуйте покрокові керівництва:
Дебіторська та кредиторська заборгованість - істотна і значна частина поточного оборотного капіталу компанії. Тому важливо грамотно управляти цим ресурсом, що неможливо без ретельної інвентаризації. Під час аудиторських перевірок ми часто стикаємося з ситуаціями, коли причиною викривлення бухгалтерської звітності, а іноді і виявлення податкових ризиків, є формальне проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості.
Класичними прикладами помилок, що виявляються в ході аудиту, є:
- несвоєчасне списання простроченої дебіторської та кредиторської заборгованості;
- необгрунтоване «згорнуте» відображення заборгованості;
- некоректне подання у звітності дебіторки і кредиторки в частині короткостроковій і довгостроковій;
- некоректна оцінка дебіторської заборгованості в частині обґрунтування необхідності та обсягу створення резервів сумнівних боргів;
- несвоєчасне відображення в звітності фактів господарської діяльності, наприклад, витрат.
Це не повний перелік можливих помилок. Причому, найчастіше багатьох недоліків можна було уникнути вже на етапі підготовки річної звітності при неформальному підході до проведення інвентаризації.
Скачайте корисні документи
Звіт про структуру дебіторської заборгованості
Звіт про кредиторську заборгованість в деталізації по постачальникам
Положення про порядок проведення інвентаризацій
Як потрібно проводити інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованості
Проводячи інвентаризацію дебіторської і кредиторської заборгованості, організація повинна підтвердити сальдо, яке є активом, в частині дебіторської заборгованості, і зобов'язанням в частині кредиторської. Безумовно, самим надійним підтвердженням правильності відображення дебіторки і кредиторки є підтверджене контрагентом сальдо розрахунків. Однак при проведенні інвентаризації недостатньо формально підписати акти звірки з контрагентами (див. Також ефективне управління дебіторською заборгованістю).
Деякі види дебіторської заборгованості, наприклад, заборгованість за виданим (отриманим) безпроцентному векселем, не можуть бути підтверджені зовнішніми контрагентами. Крім того, під час підписання акту звірки неможливо оцінити терміни дебіторської і кредиторської заборгованості.
Фінансовому директору або головному бухгалтеру слід провести, як кажуть в аудиті, кілька тестів.
Недоліки оформлення первинних документів часто породжують суперечки з контрагентами в частині підтвердження і визнання сум заборгованості.
Тест «наявність»
Переконайтеся, що всі записи в бухгалтерському обліку зроблені на підставі первинних документів, оформлених відповідно до вимог законодавства. Підставою для виникнення претензій з боку податкових органів в частині визнання витрат і правильності обчислення бази по ПДВ, можуть бути:
- неповний комплект документів;
- підпис неповноважним особи;
- відсутність підпису, в отриманні вантажу при оприбуткуванні ТМЦ;
- відсутність вказівки фактичного місця виконання / надання робіт / послуг в первинних документах, на підставі яких відображено рух за рахунками обліку дебіторської і кредиторської заборгованості.
Крім того, недоліки оформлення первинних документів часто породжують суперечки з контрагентами в частині підтвердження і визнання сум заборгованості.
Тест «повнота»
Переконайтеся, що в складі операцій з дебіторською та кредиторською заборгованістю в повному обсязі відображені операції, вироблені в звітному періоді, і відсутні операції наступного або минулих звітних періодів. Дуже часто прийшли із запізненням первинні документи, наприклад, від контрагента, не обчислюється ПДВ (не відбиваються в книгах покупок, продажів) враховуються в наступних звітних періодах, що призводить до спотворення не тільки сальдо розрахунків, але і фінансового результату з метою бухгалтерського і податкового обліку (див. також небезпечні і безпечні схеми оптимізації ПДВ).
Тест «оцінка»
Дуже часто прийшли з оозданіем первинні документи, наприклад, від контрагента, не обчислюється ПДВ, враховуються в наступних звітних періодах, що призводить до спотворення не тільки сальдо розрахунків, але і фінансового результату з метою бухгалтерського і податкового обліку.
Тест «уявлення»
- Переконайтеся, що дебіторська і кредиторська заборгованість класифікована належним чином на довгострокову (якщо узгоджений сторонами термін погашення заборгованості, обчислений від зазначеної дати перевищує 12 місяців від звітної дати), і короткострокову дебіторську або краткросрочную кредиторську заборгованість (якщо узгоджений сторонами термін погашення заборгованості, обчислений від зазначеної дати дорівнює і менше 12 місяців від звітної дати). Дуже часто співробітники фінансових служб плутають поняття «довгострокової» і «простроченої» заборгованості, відображаючи в складі довгострокової прострочену більш 12 місяців заборгованість.
- Виявити дебіторську і кредиторську заборгованість з простроченим терміном позовної давності, переконайтеся, що ці терміни були перелічені коректно відповідно до умов договорів, і не переривалися. Несвоєчасне виявлення і списання заборгованостей тягне собою некоректний розрахунок резерву сумнівних боргів, спотворення фінансового результату в зв'язку з невизнанням доходів або витрат по безнадійних боргах і боргах з терміном позовної давності.
- Переконайтеся, що дебіторська заборгованість коректно класифікована. Наприклад, процентні векселі, що відображаються у складі фінансових вкладень. не були подані до погашення у встановлений термін, їх слід відображати в складі дебіторської заборгованості.
Співробітники фінансових служб плутають поняття «довгострокової» і «простроченої» заборгованості, відображаючи в складі довгострокової заборгованості прострочену більш 12 місяців заборгованість.
Як часто необхідно проводити інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованості
Планову інвентаризацію розрахунків з дебіторами і кредиторами варто проводити щоквартально.
Але є випадки, коли компанія зобов'язана провести інвентаризацію дебіторської заборгованості:
- готує щорічну бухгалтерську звітність;
- продає майно або здає його в оренду;
- змінює матеріально відповідальних співробітників. Наприклад, касира або комірника;
- виявила розкрадання або псування майна;
- сталася надзвичайна ситуація, стихійне лихо або пожежа;
- компанія знаходиться в процесі реорганізації або ліквідації.
Законодавство передбачає й інші причини інвентаризації. Наприклад, якщо підприємство продають як майновий комплекс.
Нормативне регулювання інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості
- перед складанням річної бухгалтерської звітності,
- при списанні дебіторської і кредиторської заборгованості,
- при створенні резерву по сумнівних боргах.
Методичні рекомендації з управління фінансами компанії
Читайте у другому півріччі