Інструкція щодо заповнення рахунків-фактур - редакція від - тив
Інструкція щодо заповнення рахунків-фактур
Справжній матеріал є інструкцією щодо заповнення новойформи рахунки-фактури (затв. Постановою Правітельстваот 26.12.11 № 1137). Інструкція складена у вигляді таблиці, яка представляє собою покрокове керівництво до дії. Бухгалтер може використовувати її в якості шпаргалки, де в короткій і доступній формі зібрана актуальна інформація, що відноситься до рахунків-фактур.
Ввідна інформація
Порядок заповнення рахунків-фактур встановлений Податковим кодексом. Склад показників і правила заповнення рахунку-фактури наведено в додатку №1 до постанови Уряду України від 26.12.11 № 1137 «Про форми і правилах заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість».
Проте, під час перевірок між інспекторами і платниками податків нерідко виникають розбіжності щодо того, як правильно заповнити ту чи іншу графу або рядок рахунки-фактури. Податківці використовують будь-яку можливість, щоб відмовити у відрахуванні, а компанії і підприємці змушені звертатися до суду.
Щоб допомогти платникам податків перевірити правильність оформлення «входять» і «вихідних» рахунків-фактур і запобігти можливим конфліктам з податківцями, ми склали покрокову інструкцію в формі таблиць. В нашій інструкції об'єднані вимоги законодавства, роз'яснення чиновників, враховані типові претензії інспекторів і судові рішення для цих претензій.
Загальні вимоги до оформлення рахунків-фактур
Обов'язкові реквізити рахунку-фактури на реалізацію товарів (роботи послуг), передачу майнових прав встановлені пунктом 5 ст. 169 НК РФ.
Обов'язкові реквізити рахунку-фактури на аванс встановлені пунктом 5.1 ст. 169 НК РФ.
Допускається оформлення на паперовому носії (від руки; за допомогою комп'ютера; частково від руки, частково за допомогою комп'ютера), а також в електронному вигляді.
Додаткова інформація в рахунку-фактурі
Рахунок-фактура може містити додаткову інформацію, наприклад, реквізити агентського договору, за яким агент закуповує товари для принципала (листи МінфінаУкаіни від 21.06.12 № 03-07-15 / 66 і від 09.02.12 № 03-07-15 / 17. лист ФНСУкаіни від 26.01.12 № ОД-4-3 / 1193).
При цьому доповнювати рахунок-фактуру рядками і графами і вказувати в них додаткову інформацію можна за умови, що форма рахунку-фактури буде збережена.
У Податковому кодексі немає заборони на складання зведених рахунків-фактур.
Чиновники дозволяють оформити зведений рахунок-фактуру, якщо товар протягом дня відвантажувався на різні торгові точки одного і того ж покупця (лист МінфінаУкаіни от02.05.12 № 03-07-09 / 44).
Перевірка достовірності відомостей рахунки-фактури постачальника
Думка податкових органів: щоб прийняти ПДВ до відрахування, платнику податків потрібно перевірити достовірність відомостей в рахунку-фактурі постачальника. Це означає проявити «належну обачність», а саме попросити у контрагента:
- копії установчих документів та свідоцтва про реєстрацію в ЕГРЮЛ;
- копію свідоцтва про постановку на податковий облік;
- копії документів, що дають право на здійснення діяльності (ліцензії, допуски і ін.);
- копії наказів, що підтверджують право керівника підписувати документи;
- інформацію про те, чи не залучався контрагент до податкової або адміністративної відповідальності.
Ці документи перераховані в листі ФНСУкаіни від 11.02.10 № 3-7-07 / 84.
Арбітражна практика останнім часом складається в основному на користь інспекторів. Суди визнають, що обов'язок перевірити достовірність відомостей, зазначених у рахунку-фактурі постачальника, лежить на покупцеві (постанови ФАС Поволзької округу від 16.05.12 № Ф06-2967 / 12. ФАС Східно-Сибірського округу від 06.03.12 № Ф02-477 / 12 , ФАС Північно-Західного округу від 01.02.12 № Ф07-1879 / 11).
Заповнення «шапки» рахунки-фактури
Рахунок-фактура на паперовому носії, виставлений від імені організації, підписується:
керівником і головним бухгалтером організації або іншими особами, уповноваженими на те наказом (іншим розпорядчим документом) з організації або довіреністю від імені організації (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Якщо відсутній підпис керівника або головного бухгалтера, або не вказані їх ПІБ:
а) думка податківців: покупець втрачає право на відрахування;
б) думка судів: право на відрахування зберігається, якщо підписи керівника будуть поставлені з запізненням, наприклад, в ході перевірки (постанова ФАС Московського округу від 04.03.11 № КА-А41 / 1262-11).
Порядок підписання рахунки-фактури уповноваженими на те співробітниками організації
Необхідно вказати прізвище та ініціали особи, яка підписала рахунок-фактуру за дорученням. Додатково можна вказати і його посаду (лист МінфінаУкаіни від 23.04.12 № 03-07-09 / 39).
Поля «Керівник організації» і «Головний бухгалтер» - обов'язкові реквізити, заміна яких не допускається. Відомості про уповноважену особу, яка підписала рахунок-фактуру, розміщуються в цих полях.
Якщо і за керівника і за головбуха підписався один і той же чоловік, який діє на підставі відповідної довіреності, покупець зберігає право на відрахування (лист МінфінаУкаіни від 21.10.14 № 03-07-09 / 53005).
Рахунок-фактура на паперовому носії, виставлений від імені ІП, підписується:
індивідуальним підприємцем із зазначенням реквізитів свідоцтва про державну реєстрацію цього індивідуального підприємця.
Підпис в рядку «головний бухгалтер» не ставиться.
Якщо не вказані реквізити свідоцтва про держреєстрацію ІП:
а) думка податківців: покупець втрачає право на відрахування;
б) думка судів: відсутність номера і дати свідчення не заважає податківцям ідентифікувати продавця-підприємця, тому право на відрахування зберігається (постанова ФАС Уральського округу від 09.03.11 № Ф09-243 / 11-С2).
Якщо рахунок-фактура, виставлений від імені підприємця, підписаний іншою особою за дорученням:
а) думка чиновників: такий варіант підписи не правомірний (лист МінфінаУкаіни від 24.07.12 № 03-07-14 / 70);
Рахунок-фактура в електронній формі підписується:
однією електронним підписом (ЕП) - керівника або уповноваженої особи; індивідуального підприємця.
Поле «Головний бухгалтер або інша уповноважена особа» не формується.
Використання факсимільних підписів
а) думка податківців: підписання рахунки-фактури за допомогою факсиміле не допускається;