Глава 8 менеджмент в архівах
Основні функції управління
У сучасному світі, щоб бути конкурентоспроможними, еф-ність і готовими до постійного розвитку, необхідно знати сучасні методи і технології управління та вміти ними користуватися.
для збереження або підтримки існуючих парамет-рів системи;
зміни будь-яких параметрів на величину (+);
зміни будь-яких параметрів на величину (-), тобто све-дення існуючих параметрів до 0.
Види управління визначаються передбачуваним або реаль-ним об'єктом управління, при цьому існують:
техніко-технологічні системи управління (неживі);
автоматизовані системи управління технологічними процесами;
біологічні системи (живі);
Саме до останнього виду управління і застосовується термін менеджмент.
Менеджмент - це сукупність сучасних концептуальний-них моделей і специфічних технологій, націлених на посто-янное зміна і розвиток підприємств і організацій в дина-мічного мінливому середовищі господарювання.
Тут ми будемо вживати терміни менеджмент і управління в одному і тому ж значенні. Хоча, без сумніву, в обох з них є нюанси, пов'язані зі специфікою двох дослідник-ських традицій - західної і вітчизняної.
Значення поняття «менеджмент» можна уявити і графи-но (рис. 14).
Основними функціями управління на сьогоднішній день є при-чиною:
організація - предметна діяльність, організація як процес досягнення мети, завдань і використовуваних заходів, дій, рішень;
прогнозування - система і процес визначення веро-ятность подій:
планування - система і процес визначення і установ-лення планових показників на певний період часу;
координація - взаємна ув'язка робіт, завдань за видами, ис-полнітелям, обсягами і термінами;
робота з персоналом - вивчення різних способів сти-мулірованія діяльності, психологічних мотивацій праців-ков та ін .;
маркетинг - вид людської діяльності, пов'язаний з вивченням попиту на товари і реалізацією заходів щодо задовольнив-нию цього попиту;
паблік рилейшнс - зв'язки з громадськістю;
інновації - нововведення на підприємствах, в організаціях.
З перерахованих функцій розглянемо три - найбільш ха-характерних для архівів: планування, робота з персоналом і маркетинг.
Однак перш ніж приступити до розгляду цих функ-цій управління, з'ясуємо, що лежить в основі діяльності ар-Хіва.
Нормативно-правова база роботи архіву
Вся діяльність в архіві повинна базуватися на правовій основі. Нормативно-правову базу роботи архіву складають по-мимо архівного законодавства, детально розглянутого у відповідному розділі, норми цивільного, адміністра-тивного і трудового права РФ, постанови та укази прави-тва, відомчі нормативні акти. До останніх відно-сятся накази Росархіву, постанови її колегії, основ-ні правила роботи державних і відомчих архівів,
галузеві інструкції та нормативи, наприклад, зразкову по-ложення (статут) про архів, типові структури, типові норми часу і виробітку на основні види робіт в архівах.
Однак основні нормативні документи, якими у своїй роботі керуються директор архіву і керівники струк-турне підрозділів, повинні бути розроблені в самому архіві і затверджені органами управління архівною справою даного суб'єкта Укаїни. Склад цих документів разли-чен для державних архівів і архівів установи (табл. 13).
органів представницької і виконавчої влади
створення баз даних по доку-ментам архіву та інші послуги
Організаційно-методичне керівництво організацією до-ментів в діловодстві і роботою архівів государ-ських установ та пред-прийнятті - джерел комплектування
Удосконалення документа-ційного забезпечення управ-ня, організації та совершенст-вованіе роботи архівів: розробка переліків документів, номенклатури справ, покажчиків видів документів; інструкції про документаційне забезпечення діяльності апарату управління, положення про експертну комісію, положення про архів установи та ін .;
проектування автоматизи-рова інформаційних систем;
складання історичних спра-вок про фондообразователяхі ін.
Науково-технічне інформування архівних установ
Науково-дослідна робота за основними напрямками діяльності архівних установ, науково-технічне інформування: проведення науково-досліджень-нізації і дослідно-конструктор-ських робіт
Послуги, що надаються архівом безкоштовно
Приклади з переліку платних послуг
розробка програмного забезпечення для створення авто-матизировать баз даних; зосереджений основний науковий потенціал за профілем і змішаної проблематики та інші послуги. Забезпечення збереженості документів:
обстеження стану будівель і приміщень сховищ і умов зберігання документів (складання актів-рекомен-Дацій);
надання методичної і практичної допомоги в боротьбі з биоповреждения документів (розробка рекомендацій, привидів фунгіцидної і анти-септичної обробки); цифрова обробка аудіові-зуальной документної інфор-мації (реставрація фото-зображень і фонозапісей і застосуванням ЕОМ і інші послуги).
При укладанні ліцензійного договору з користувача ВЗИ-мається плата за передачу права користування архівними докумен-тами, яка включає витрати на експертизу заявок, на заклю-чення ліцензійного договору, витрати державного архі-ва, пов'язані з наданням архівної інформації, її ціну, договірний проект відрахувань від очікуваного або отриманого доходу, інші витрати, пов'язані з укладенням ліцензійного договору.
Укладення договору не повинно перешкоджати використан-ням документів, які є об'єктом договору з некоммерчес-кими цілями.