Електронне листування в трудових спорах
C розвитком інформаційних технологій вУкаіни електронний документообіг став завойовувати одне з найконсервативніших просторів - сферу трудового права. На сьогоднішній день практично кожна організація використовує електронну переписку з працівниками. Переваги очевидні - важлива інформація та розпорядження керівництва компанії доводяться до працівників в лічені хвилини. Однак при всій зручності використання електронних засобів зв'язку керівникам необхідно розуміти, що з юридичної точки зору інформування працівника з їх допомогою може бути небезперечних. Зокрема, питання викликає можливість використання електронного листування як доказ в суді в разі виникнення трудового спору.
Електронне листування як доказ в суді
Електронне листування як спосіб комунікації з працівником краще закріпити в локальному нормативному акті
Щоб зміцнити позиції електронного документообігу в компанії, можна передбачити відповідний порядок в локальних нормативних актах компанії. Регламентація внутрішньої електронної переписки локальним нормативним актом надає електронних листів юридичну силу при розгляді трудових спорів судом або Гострудинспекции.
Локальний акт повинен включати в себе регламент використання співробітниками електронної пошти, терміни відповіді на листи, терміни зберігання отриманих і відправлених повідомлень тощо. До переліку правил організації обміну повідомленнями по електронній пошті можна включити: обов'язок працівника повідомляти відправника електронного листа про його отриманні, обов'язок працівника регулярно перевіряти надходження електронної пошти, можливість перевірки вмісту поштової скриньки працівника без його повідомлення системним адміністратором компанії.
Також в регламент використання електронної пошти важливо включити пункт про те, що листування між роботодавцем і працівником прирівнюється до обміну документами на паперових носіях.
Чи можна знайомити співробітника з локальним актом по електронній пошті
Співробітники повинні бути ознайомлені з локальним актом під розпис (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Якщо працівник не буде ознайомлений з локальним актом належним чином, то в разі порушення встановлених вимог у роботодавця не буде підстав для притягнення порушника до відповідальності.
Можливість ознайомити працівників з локальними нормативними актами роботодавця прямо передбачена в ТК Україна тільки щодо осіб, які укладають трудовий договір про дистанційну роботі (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).
В принципі, ознайомлення інших працівників з корпоративними документами також може відбуватися і по електронній пошті. Для цього до електронного повідомлення необхідно докласти скан-копії локальних нормативних актів і наказів роботодавця про введення їх в дію. У тексті супровідного листа необхідно вказати, в який термін працівники повинні ознайомитися з локальним нормативним актом і розписатися в цьому. Іншими словами, сам локальний акт направити по електронній пошті можна, але підпис працівника, що підтверджує ознайомлення з цим актом, повинна бути «жива».
На практиці, щоб оформити ознайомлення працівника з локальним актом, можна використовувати один з наступних способів. Наприклад, до локального нормативного акту прикладаються листи ознайомлення, на яких працівники проставляють особистий підпис і дату ознайомлення. Можливо також оформити спеціальний журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами. Використовується також і єдиний лист ознайомлення з локальними актами роботодавця, який додається до трудових договорів з працівниками.
Втім, деякі компанії використовують для ознайомлення і сучасні інформаційні програми. І хоча іноді такий спосіб ознайомлення співробітників з локальними актами викликає питання у Гострудинспекции, суди не знаходять в ньому порушень чинного законодавства.
Так, наприклад, в одній справі Гострудинспекции винесла припис компанії, про усунення порушень трудового законодавства, в тому числі що стосуються порядку ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
Ознайомлення співробітників з індивідуальними актами
А ось індивідуальні акти, наприклад, накази роботодавця, направляти співробітникам по електронній пошті можна. Справа в тому, що ряд норм ТК Україна (ч. 2 ст. 68, ч. 2 ст. 84.1, ч. 6 ст. 193) містять вимоги про ознайомлення з кадровими документами під підпис.
Крім того, відповідно до ч. 6 ст. 193 ТК України при відмові працівника від ознайомлення з наказом (розпорядженням) про застосування дисциплінарного стягнення під підпис складається відповідний акт. Таким чином, законодавець прямо передбачив необхідність особистої присутності працівника при ознайомленні з наказами, що стосуються його трудової діяльності.
Виняток зроблено лише для дистанційних працівників (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).
У судовій практиці зустрічаються рішення, в основу яких покладені докази про ознайомлення з кадровими документами по електронній пошті.
В одній справі з працівником уклали строковий трудовий договір. Незадовго до закінчення терміну його дії директор підписав наказ про продовження договору на один місяць і направив наказ і додаткову угоду до трудового договору по електронній пошті. Працівник на лист не відповів і документи не підписав, проте продовжив працювати після дати закінчення терміну, встановленого основним трудовим договором. Через місяць роботодавець звільнив працівника за п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Порахувавши звільнення незаконним, працівник звернувся до суду.
Працівник вважав, що відповідно до п. 2 ст. 77 ТК Україна трудовий договір став безстроковим, оскільки роботодавець не розірвав його в строк. А додаткову угоду, на думку працівника, брати до уваги не можна, оскільки він його не підписав.
Роботодавець вважав, що, приступивши до роботи після закінчення терміну основного договору, працівник погодився з умовами додаткової угоди. В результаті суд першої інстанції став на сторону роботодавця. Підставою такого рішення стали скріншоти, які містили дату і час відправки в якості додатку до електронного повідомлення додаткової угоди та наказу про продовження терміну дії трудового договору.
Згідно ч. 1 ст. 193 ТК України до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Найчастіше керівники спрямовують запит пояснень від підлеглих по електронній пошті, помилково вважаючи, що цього досить для дотримання порядку накладення дисциплінарного стягнення.
Якщо працівник представив пояснення або не заперечує факт отримання запиту, то проблеми не виникає.
Локальні акти є. Що далі?
Спеціальний локальний акт, безпосередньо регламентує правила користування службової електронною поштою, є не у всіх компаніях. Однак доручення даються працівникам по електронній пошті практично скрізь. На практиці обов'язок працівників виконувати доручення, що містяться в електронному повідомленні, а також перевіряти електронну пошту з певною періодичністю, можна закріпити в правилах внутрішнього трудового розпорядку або в трудових договорах або посадових інструкціях.
У разі виникнення конфлікту роздруківка листування, завірена системним адміністратором або співробітником ІТ-відділу, може бути доказом у суді.
Втім, в суді працівник може заявити, що представлені відомості про електронне листування сфальсифіковані компанією. У такому випадку може знадобитися призначення спеціальної експертизи для встановлення факту руху електронного повідомлення в корпоративній мережі, ким і коли створювалося повідомлення, змінювалося воно і т. Д.
Досвід підказує, що для виконання особливо важливих завдань їх все ж краще направляти працівника не в електронному, а в паперовому вигляді або попросити виконавця підтвердити ознайомлення з дорученням, що надійшли на його комп'ютер.
Працівник також має здатність направляти документи по електронній пошті
Роботодавець, використовуючи електронну переписку, повинен бути готовий і до отримання від працівника юридично значущих документів за допомогою такого виду зв'язку.
Наприклад, повідомлення про відсутність на роботі. Оцінка такого повідомлення залежить від конкретних обставин. Якщо невихід на роботу пов'язаний з тимчасовою непрацездатністю співробітника, то електронне повідомлення набуває форму повідомлення, оскільки основним документом, що підтверджує поважну причину, стає лист непрацездатності.
Інша справа, якщо від працівника по електронній пошті надходить заява про звільнення.
В силу положень ч. 1 ст. 80 ТК Україна працівник має право розірвати трудовий договір, попередивши про це роботодавця в письмовій формі. Отже, заява про звільнення за власним бажанням може розглядатися як документ, що має юридичну силу, тільки при його подачі на паперовому носії та наявності на ньому підпису працівника або в електронному вигляді, але підписаний кваліфікованої електронним підписом.
Судова практика рясніє прикладами, коли працівник, який подав заяву про звільнення за власним бажанням у паперовому вигляді, згодом стверджує, що його змусили подати цю заяву. Подане традиційним способом і підписана працівником письмову заяву стає предметом судового розгляду.
Зокрема, чимало суперечок виникає з дати припинення трудових відносин.
Тому немає гарантій, що надійшла за допомогою електронної пошти заяву, що не відповідає пропонованим ТК Україна вимогам, не стане приводом для звернення колишнього працівника в суд з позовом про поновлення на посаді.
На практиці компанії, що отримала заяву працівника про звільнення за власним бажанням по електронній пошті, варто запропонувати працівникові подати оригінал у вигляді паперового документа.
Ще одна ситуація - отримання по електронній пошті повідомлення працівника про відкликання раніше поданої заяви про звільнення.
Трудовий кодекс не визначає, в якій формі працівник повинен подати відгук своєї заяви про розірвання трудового договору. Щоб не наражатися на ризик, роботодавцю не варто звільняти працівника, який використав своє право на відкликання заяви за допомогою електронної пошти.
Як правило, суди в подібних випадках рішення приймають на користь працівника.