Четвертий крок створення особистої тм-системи

Налаштуйте особисту систему планування робочого дня з використанням «жорстких» і «гнучких» завдань, щоб планувати реалістично і завжди встигати виконувати головне.

- Виділяйте 10 хвилин ввечері або вранці на створення повної оглядової картини завдань на день.

- При плануванні в щоденнику використовуйте різні кольори, закладки, стікери.

- Звідти «стратегічну картонку» - ятати з ключовими довгостроковими цілями.

- У плані дня розділяйте «жорсткі», «гнучкі» і «бюджетіруемих» завдання.

- Робіть список «гнучких» завдань результато-орієнтованим.

- Виділяйте 2-3 пріоритетні завдання в списку і починайте роботу з них.

- При плануванні «жорстких» зустрічей закладайте резерви.

- Узгоджуйте з вашими партнерами норми пунктуальності.

- Запасайтеся надлишковою інформацією, оскільки все піде не за планом.

Планування: як вкладатися в терміни

Звичайно, зручно наклеювати на монітор стікери-нагадування

про те, що потрібно зробити терміново.

Незручно, що клей слабкий,

через півроку вони відвалюються.

Проте в терміни вкладатися якось потрібно. Виконувати взяті на себе зобов'язання, не запізнюватися на зустрічі, передзвонювати саме тоді, коли обіцяв, - абсолютно природні «правила особистої гігієни» для будь-якого сучасного людини. Нікому з нас не потрібно пояснювати, навіщо щодня чистити зуби і приймати душ. Те ж саме стосується і акуратності в області часу.

Є і хороші новини. При слові «планування» наш мозок несвідомо додає «жорстке і детальне», а це не так. Є багато різних видів планування, в тому числі дуже гнучких. Важливо вибрати той метод, який оптимально підходить саме для ваших особистих якостей і специфіки вашої роботи.

«Кайрос» - основа гнучкого планування

Виконання багатьох завдань не так просто запланувати. наприклад:

- «Поїду додому - не забути заїхати в автосервіс, перевірити гальма».

- «Коли буду в банку, заплатити заодно за домашній Інтернет».

- «Якщо подзвонить Петров з« Альфи »- обговорити ідею другого проекту».

У стародавніх греків було два різних слова для позначення часу. «Хронос» - лінійне, астрономічне, измеримое час, звичне нам час щоденників і органайзерів. І «кайрос» - зручний момент, комфортні умови для вчинення будь-які справи.

Багато задач практично неможливо прив'язати до жорсткого часу виконання. Можливість їх виконати пов'язана з наявністю потрібного «Кайрос», контексту, сукупності сприятливих обставин. Згадайте свій робочий день - скільки завдань у вас прив'язане до жорсткого «Хроносу», а скільки - до гнучкого «Кайрос»?

Звичайне жорстке планування в щоденнику або електронному календарі до управління «каіросовимі» завданнями не пристосоване. Ми не можемо записати «кайросовую» завдання під чітким часом в щоденнику або поставити електронну напоминалку, т. К. Не знаємо точно, коли по коридору пройде гендиректор або коли ми будемо проїжджати повз автосервісу.

Типові контексти ( «Кайрос»):

- Місце: «в банку», «в автосервісі», «в Тверському філії».

- Людина або група людей: «питання до шефа», «при розмові з Берлагу з« Геркулеса »,« на засіданні правління ».

- Обставини внутрішні: «коли хочеться / не хочеться працювати», «під час припливу натхнення».

- Обставини зовнішні: «коли шеф буде в гарному настрої», «коли нарешті приймуть закон про ...».

Це лише деякі приклади найбільш часто зустрічаються «Кайрос». Важливо виявити саме ті «Кайрос», які є актуальними для вашої роботи, і навчитися їх ефективно використовувати.

Новосибірська компанія, що займається обробкою приміщень і євроремонтом. «У нас недавно трапився« кайрос »- в одному з передмість повінь, все відволожилося, багатьом потрібно зробити ремонт. Ми швидко зорієнтувалися і послали торгових представників ... »-« Так, дійсно, типовий приклад «Кайрос». «Гліб Олексійович, скажіть, а чи можна« Кайрос »якось створювати, організовувати?»

В рамках Кримінального кодексу, звичайно, можна. Ну і, як мінімум, можна прогнозувати - зв'язатися з будь-якої службою, що прогнозує повені, і дізнаватися про можливе «Кайрос» заздалегідь.

Планування «кайросових» завдань в щоденнику

Систему контекстного планування можна налагодити в будь-якому звичайному щоденнику. Для цього потрібно зробити наступне:

- Виявити актуальні для вас контексти (як правило, досить 5-7).

- При наближенні будь-якого контексту ( «Кайрос») досить заглянути у відповідний розділ органайзера і освіжити в пам'яті потрібні справи.

- Виїжджаючи з офісу, заглянули в розділ «Місця». Побачили завдання: «Поїду додому - не забути заїхати в автосервіс, перевірити гальма»; «Коли буду в банку, заплатити заодно за домашній Інтернет».

- При дзвінку клієнта, обговорюючи поточні справи, заглянули в розділ «Клієнти». Вирішили завдання: «Якщо подзвонить Петров з« Альфи »- обговорити ідею другого проекту».

Інший спосіб управління «кайросовимі» завданнями в щоденнику - записувати їх на стікери і прикріплювати на ті дні, в які ви припускаєте наступ «Кайрос». Якщо «кайрос» відкладеться - завдання можна буде легко перекинути на інший день. Таким чином, в вашому щоденнику зникне шлейф викреслювати і переписував завдань, які переходять з дня на день через відсутність «Кайрос».

Два цікавих прикладу контекстного планування.

Дошки для контекстного планування

Планування середньострокових завдань можна організувати не тільки в щоденнику, а й наочно - на великому аркуші ватману або білою магнітній дошці. Таке планування особливо зручно в командній роботі. Найчастіше при цьому зустрічається структурування завдань за такими «Кайрос», як люди і / або проекти. Дошка планування виглядає приблизно наступним чином:

Дошка планування: люди і проекти

Поясню пристрій дошки на прикладі одного з топ-менеджерів Ломоносовського фарфорового заводу. Стовпці - менеджери підрозділу. Рядки - проекти (продуктові серії). На перетині шпальти і рядки поміщаються стікери з завданнями менеджера за відповідним проектом. Різними кольорами стікерів позначається пріоритетність і інші параметри завдань. При плануванні роботи по проекту топ-менеджер переглядає відповідний рядок і бачить все завдання по проекту. При контакті з одним з підлеглих топ-менеджер переглядає відповідний стовпець і бачить все завдання, за які відповідає підлеглий. Таким чином, завдання одночасно плануються по «Кайрос» «Люди» та «Проекти».

Ще один приклад «кайросовой» дошки планування - досвід однієї некомерційної організації, що здійснює освітні проекти і багато працює з держорганами. Її співробітники в ході ТМ-тренінгу зрозуміли, що одним з ключових для них «Кайрос» є місця, оскільки отримання і відправка багатьох документів могли робитися тільки особисто.

Співробітники разграфить білу дошку за основними установам і домовилися - кожен, хто їде кудись з питанням, що вимагає особистої присутності, прикріплює стікер, який сигналізує про це. Ті, у кого є дрібні доручення ( «Віддати папку в 5-й кабінет під розпис», «Дізнатися в 20-му кабінеті, чи готова наша ліцензія» і т. Д.), Прикріплюють свої стікери. Той, хто їде в міністерство, перед від'їздом обходить їх і збирає доручення.

За оцінкою учасників на наступному семінарі, проведеному через місяць, завдяки такій «кайросовой взаємовиручку» на поїздки стало витрачатися приблизно вдвічі менше часу.

Важливо врахувати: дошки планування - не обов'язково інструмент для організації командної роботи. Звичайний ділянку стіни перед робочим столом, на який прикріплюються стікери або пробкова дошка над вашим робочим місцем, - це теж «дошка планування». І її точно так же, як в наведених прикладах, можна структурувати по тим чи іншим зручним для вас контекстам.

Техніка планування «День - Тиждень»

Ми вже вміємо гнучко планувати «кайросовие» завдання. Але у багатьох завдань є більш-менш жорсткий термін виконання. Для того щоб тримати всі ці завдання під контролем, потрібні всього три основні розділи в вашій системі планування:

1. ДЕНЬ: завдання на сьогодні - план дня в щоденнику.

2. ТИЖДЕНЬ: середньострокові завдання - виконання яких прогнозується в найближчі тиждень-місяць.

3. РІК: довгострокові завдання - всі інші.

Коли ми замислюємося про середньострокове планування, перше, що зазвичай приходить в голову, - поняття «план на тиждень», «план на місяць», «план на рік». Таке жорстке планування навряд чи вам знадобиться. В особистій роботі план на тиждень впаде в перший же день, план на місяць - в перші три дні. Потрібен не жорсткий план на період, а жорсткі правила переміщення завдань між розділами. А саме:

- Увечері, при плануванні наступного дня, проглядається розділ «ТИЖДЕНЬ». Всі «дозріли до виконання», найбільш актуальне, переноситься в розділ «ДЕНЬ».

- Раз на тиждень, при плануванні наступного тижня, проглядається розділ «РІК». Всі найбільш актуальне переноситься в розділ «ТИЖДЕНЬ».

Така система дозволяє:

- З одного боку, не заганяти себе в рамки жорсткого плану, не намагатися прописувати майбутнє занадто детально, складаючи плани на тиждень / місяць.

Схематично цю ідеологію гнучкого планування можна висловити так:

У розділі «ТИЖДЕНЬ» можуть перебувати такі інструменти планування:

- Список завдань на найближчі кілька тижнів на окремій сторінці щоденника.

- Оглядовий графік регулярних завдань.

- Дошка планування з завданнями на найближчі кілька тижнів.

- У планінги (розворот - тиждень, а не день, як в щоденнику) - список «гнучких» завдань на тиждень поруч з «жорсткою» сіткою часу або закладка з «гнучкими» завданнями.

- «Довгостроковий» розділ зазвичай більш простий. В крайньому випадку це «стратегічна картонка» (див. Стор. 62), т. Е. Просто закладка зі списком ключових цілей на найближчі півроку-рік. Крім того, «довгостроковий» розділ може містити:

- План ключових заходів на рік (виставки, конференції, здача квартальних і річних звітів).

- Інформацію по критичних термінів ключових проектів - дата запуску пілотної версії корпоративної інформаційної системи, терміни переходу на нові стандарти звітності і т. П.

- Графік днів народження, пам'ятних дат і т. П.

Принцип «День - Тиждень» на дошці планування

Як зробити терміни виконання завдань максимально наочними для всіх співробітників? Зазвичай для цього намагаються використовувати дошку планування з жорстким календарним графіком року, на якому за допомогою різнокольорових магнітиків можна відзначати різні події і заходи. Я бачив таку дошку у багатьох українських компаніях - на жаль, ні разу не бачив, щоб вона активно використовувалася. Причина, гадаю, в наступному: будь-яка зміна планів - і магнітики доведеться переміщати туди-сюди, що вкрай незручно. Жорсткий план не витримує зіткнення з непередбачуваністю українських обставин.

Більш гнучкий підхід дасть дошка планування за принципом «День-Тиждень», описаного в попередньому розділі. Виглядати вона може в такий спосіб:

Дошка планування за принципом «День-Тиждень»

Розповідає Гульмира Тулешова, начальник Управління мотивації Департаменту по роботі з персоналом Національного банку Казахстану. «Після тренінгу з тайм-менеджменту ми оформили дошку планування, за допомогою якої кожен співробітник підрозділу щодня планує свою роботу на день, тиждень і місяць, приклеюючи заповнені стікери в потрібні графи. На додаток до цього я підготувала собі «стратегічну картонку» з пріоритетними завданнями підрозділу на рік. Ця картонка теж на увазі, і кожен працівник може в неї заглядати.

У графі кожного співробітника прикріплений конверт результатів, в який ми з почуттям виконаного обов'язку і полегшення складаємо наші стікери завдань із зазначенням намічених термінів і термінів фактичного виконання. Цей конверт грає важливу роль при щомісячному виборі найефективнішого співробітника підрозділу. Цей співробітник, за узгодженням з керівництвом, нагороджується одним днем ​​відгулу ».

Планування завдань зі складною структурою

Принципу «День - Тиждень» цілком достатньо для того, щоб вчасно згадати про наближення задачі. Зараз, Новомосковсктель, більш «просунутий рівень»: що робити, якщо це завдання недостатньо з розділу «РІК» просто вписати в якийсь день щоденника? Якщо завдання має досить складну внутрішню структуру, в ній багато підзадач, за неї відповідають кілька людей?

Уявіть: в понеділок, плануючи наступаючу тиждень, ви переглядаєте розділ «РІК» і бачите завдання, півроку назад поставлену керівником. Наприклад, «Ближче до початку сезону провести семінар для наших дилерів».

Завдяки тому, що розділ «РІК» проглядається раз в тиждень (див. Дві попередні глави), ви задумалися про семінар для дилерів завчасно. Насамперед ви переносите цю задачу в розділ «ТИЖДЕНЬ», який проглядається раз в день.

По-друге - цього великого завдання необхідно розбити на підзадачі і прив'язати їх до часу, щоб гарантувати, що семінар для дилерів буде проведено в потрібний термін і з потрібною якістю.

При роботі з такими складними завданнями існує якийсь порочне коло:

- Етап перший: робота над завданням ведеться «як доведеться», все зберігається в голові, щось - в щоденнику. В останні два-три дні перед подією влаштовується загальний аврал, питання вирішуються в пожежному режимі, щось обов'язково не встигаємо.

- Етап другий: намагаємося розпланувати роботу над великою завданням, знаючи тільки методи жорсткого планування. Природно, плани не виконуються. Повертаємося до Етапу першому.

Щоб розірвати порочне крутий, потрібно роботу над завданням планувати гнучко. Це можна зробити за допомогою двомірного оглядового графіка. У лівій колонці завдання розбита на кілька ключових напрямків-подзадач, в кожному з яких намічені конкретні справи. Друга колонка - виконавець. Навіть якщо у вас немає підлеглих, в цій колонці можуть значитися зовнішні постачальники, колеги, з якими ви домовилися про координацію зусиль і т. П. Другий вимір на цьому графіку - час (зверху календарні дати, нижче - дні тижня).

Як бачите, все завдання розділена на три основні блоки (напрямки, підзадачі): змістовна сторона заходи, збір гостей і підготовка приміщення. Прив'язка подзадач до термінів їх виконання здійснюється за допомогою горизонтальних смужок уздовж осі часу.

Основна частина збору гостей (підготовка запрошень листів і дзвінки до потенційних учасників) обмежена моментом, коли нам потрібно остаточно визначитися з приміщенням (наприклад, за тиждень до події). Замовлення харчування ми запланували зробити після другого обдзвону учасників, коли ми будемо більш точно знати їх кількість.

Зверніть увагу: при всій своїй простоті графік дає досить чіткий огляд прив'язки завдань до термінів і взаємозв'язків задач між собою. А адже саме ці взаємозв'язки призводять до зриву термінів: щось затрималося на день, залежне від цього завдання - вже на два дні, і так далі. В результаті план посипався, як доміно, і на питання шефа «ну коли ж. »Слідують всякі« напевно »і« приблизно ».

Заглядаючи в цей оглядовий графік всього раз в день, ви гарантуєте собі керованість роботи над великої завданням і можливість вкластися в терміни. Заводите такий графік на будь-яку велику задачу зі складною структурою, зберігайте його в розділі «ТИЖДЕНЬ» (який, як ми пам'ятаємо, проглядається кожен день), і ви приємно здивуєтеся тому, наскільки менше стало у вашій роботі «пожеж» і «авралів».