Архівна колекція як вид архівного фонду, склад, структура, комплектування архівної колекції -
Склад, структура, комплектування архівної колекції
Для архівних документів на відміну від архівних фондів і об'єднаних архівних фондів характерно переважання чи не історичних, а логічних зв'язків. В основі комплектування архівної колекції лежить ознака логічного зв'язку, тобто вона зібрана штучно.
У назві архівної колекції обов'язково вказується ознака (ознаки) об'єднання документів, а при необхідності і її упорядник (юридична або фізична особа, установа, в тому числі архів організації). Наприклад, колекція автобіографій і анкет письменників.
Приклад. Колекція фотографій діячів мистецтва, зібрана Ільїним Арсенієм Олександровичем (1911-1970).
Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція древніх рукописів, автографів, нотних рукописів і т.п.), а можуть бути створені в архіві за тією ж ознакою з розрізнених документів або справ різних установ з метою створення сприятливих умов для їх всебічного використання.
Кожен з цих комплексів враховується як фонд і на цій підставі є класифікаційної одиницею. Історична довідка, яка складається в архівних колекціях, повинна висвітлювати історію створення колекції:
Хронологічними межами архівної колекції є дати самого раннього і самого пізнього документа, що входять в її склад.
Колекції можуть бути сформовані приватною особою і надходити на державне зберігання або в складі особистого архіву колекціонера (як результат його збиральної діяльності), або окремим комплексом документів без особистого архіву колекціонера. У першому випадку вони стають розділом особистого фонду колекціонера (колекція автографів, зібрана П. А. і П. П. Вяземський); у другому - є самостійною класифікаційної і облікової одиницею (колекція Василя Олександровича Регіна в ЦГАЛИ).
Якщо документи самого фондоутворювача нечисленні в порівнянні з зібраної ним колекцією, весь комплекс документів вважається колекцією і отримує відповідну назву - колекція фотографій діячів літератури і мистецтва, зібрана Е. В. Тихоновим.
Колекції, що надходять на державне зберігання в складі особистого архіву фондоутворювача або окремими комплексами документів, розформуванню по іншим фондам не підлягають, навіть, якщо об'єктом колекційної діяльності є не окремі документи, а особисті архіви інших осіб.
При надходженні до державного архіву окремі розрізнені документи особистого походження, з яких не можна сформувати самостійний архівний фонд, можуть об'єднуватися самим державним сховищем в архівні колекції.
Об'єднання документів до архівних колекції проводиться за видами документів професійної приналежності їх творців або за тематичним ознакою. Склад архівної колекції може поповнюватися знову які надійшли документами і змінюватися в зв'язку з передачею окремих документів у новоутворені фонди.
Архівна колекція надходить в архів або формується в архіві з окремих розрізнених архівних документів, що мають ознаки спільності (див. Додаток). Історично склалася архівна колекція, що надійшла з іншого архіву, від організації або громадянина, перефондірованію не підлягає.
Архівна колекція вноситься в список фондів при першому надходженні їх документів до архіву організації. Кожному фонду присвоюється черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номеру фонду, що підлягає передачі на постійне зберігання, додається (через дріб) номер, присвоєний відповідним державним архівом після першої передачі йому частини фонду.
Архівні документи, сформовані в архівну колекцію перефондірованію не підлягають. Перефондірованіе архівних документів допускається у виняткових випадках, при виявленні помилок фондування, що ускладнюють пошук архівних документів.
Переміщення документів з одного фонду особового походження в інший не допускається. Виняток становить передача окремих документів з архівних колекцій, створених державним архівом, яка практикується в двох випадках: при створенні нових фондів особового походження; при атрибуції окремих, які раніше не атрибутувати документів, що зберігаються в архівних колекціях.
Передача документів здійснюється за актом, який складається у двох примірниках, затверджується керівництвом архіву та передається до відповідних справи фондів. Зміни вносяться одночасно в усі облікові документи.
За результатами виконання внутріархівних робіт (складання зведених описів, наукового опису архівних колекцій, перевірки наявності та стану документів, вивірки облікових документів) оформляється акт опису документів архівної колекції.