Архівіст - звучить гордо і коштує дорого - статті про архівну справу, документообіг,

Архівіст - нудна і безперспективна в кар'єрному зростанні спеціальність? Не варто поспішати з висновками. Сучасний бізнес зіграв позитивну роль в переосмисленні ролі архівіста. Динамічна бізнес-середовище зажадала від нього не тільки нових професійних навичок, а й принципово іншого підходу до виконання роботи, заснованого на вмінні мислити стратегічно, а при необхідності - ще й творчо. Генеральний директор компанії «Деліс Архів» Денис Авдюшин поділився з нашими Новомосковсктелямі роздумами про те, як сучасний бізнес вплинув на формування професії.

Знати про документи все

У современнойУкаіни уявлення про професію архівіста змінилося порівняно недавно. У XX столітті архівіст-інтелектуал і архівіст-філософ поступилися місцем радянському - політично свідомого - архівісту, який аж до кінця століття не зміг скинути з себе малопривабливий імідж радянської вичинки. Безумовно, сама професія в її класичному розумінні обмежена певним набором компетенцій: архівіст повинен вміти складати архівні довідки, знати правила обліку та зберігання документів, орієнтуватися в законодавстві і мати достатні для роботи історичні пізнання.

Якщо заглянути в минуле професії, можна виявити, що до долі документів завжди були причетні два героя: діловод і архівіст. Діловод брав участь у створенні та облік документів, виступаючи таким чином як родоначальника документа. Архівісту відводилася не менш значуща роль: він зберігав документи, забезпечуючи їх збереження для поточних і майбутніх потреб організації. При цьому нерідко виникали ситуації, коли обов'язки діловода плавно переходили до архівісту і навпаки. Наприклад, до архівісту могли звернутися з проханням визначити, які документи повинні супроводжувати той чи інший бізнес-процес і як правильно їх оформити. Зазвичай співробітники не могли чітко відповісти на це питання, пояснюючи свою неспроможність просто: «Ми архівісти, а не діловоди». Траплялося також, що в організації повноваження архівіста та діловода поєднувалися в одному фахівця. Так професія і розвивалася.

У бізнес-середовищі розподіл діловод - архівіст до сих пір не вкладається в головах багатьох керівників. Чому прийнятий на роботу архівіст не може скласти номенклатуру справ? Чому він не може визначити, як і на якому етапі повинен формуватися той чи інший документ? Він же архівіст, тому повинен знати про документи все! Такий підхід свідчить про те, що робота і в малих, і у великих компаніях вимагає від архівіста безлічі навичок і умінь при однаково високої відповідальності і здатності приймати оперативні та зважені рішення.

Від архівного романтизму - до бізнес-реалізму

Коли людина приймає для себе рішення вступати в історико-архівний інститут, він або романтик, який уявляє себе майбутнім Нестором-літописцем, або трудівник, готовий в тиші і самоті присвятити себе роботі з архівами. Це ті два полюси, між якими архівіст існує як професіонал і як особистість. Але діапазон ролей, який пропонує архівісту сучасний бізнес, набагато ширше популярних стереотипних крайнощів.

Замислюючись про вибір професії, людина розуміє, що потрібно врахувати кілька факторів: чи підходить йому ця робота, чи буде йому цікаво, чи є там можливість самореалізації. І, звичайно, не на останньому місці стоїть фінансове питання. На жаль, про професії архівіста склався такий стереотип - це нудно і нікому не потрібно, ніхто не буде за це платити більше, ніж 20 тисяч рублів (в Москві). Багато з тих, хто хотів би вибрати цю спеціальність, не можуть дозволити собі займатися таким альтруїстичним працею.

На щастя, ці уявлення про професію вже застаріли. Сучасний підхід до розуміння ролі архівіста в компанії зводиться до його вмінню управляти великими обсягами даних і бути учасником, а часто і організатором процесів у свого роботодавця. Таких фахівців на ринку небагато. Ті, хто залишається в професії після закінчення вищого навчального закладу (за експертними підрахунками це не більше 10 відсотків випускників), не відповідають всім вимогам, що пред'являються до них реаліями бізнес-життя. Випускників навчили поважати минуле і володіти методикою пошуку і роботи з архівними документами, але те, яким чином складний архівний комплекс вбудований в процеси сучасної компанії, на університетській лаві не вивчив.

Що вимагає від архівіста сучасний бізнес? Зазвичай в робочі вакансії вказується величезна кількість компетенцій, якими повинен володіти майбутній архівних працівник: наявність професійного досвіду або вищого історико-архівної освіти, знання порядку обробки формування справ відповідно до вимог державних архівів, розуміння особливостей бухгалтерського документообігу, вміння розробляти номенклатуру справ, знання сучасних технологій і, зокрема, здатність самостійно скласти технічне завдання для електронного архіву. Крім цього, архівісту доведеться складати бюджети, взаємодіяти з субпідрядниками, які будуть сканувати документи і зберігати їх на аутсорсинг, проводити запит комерційних пропозицій (у разі електронних аукціонів і участі в тендерах), вести переговори і ін.

Керівники готові платити за такого фахівця дуже хороші гроші. Так, на московському ринку праці зарплата архівіста, що відповідає перерахованим вище вимогам, починається з 65 тисяч рублів. Однак знайти кандидатів, що відповідають усім критеріям відбору, буває досить проблематично. Справедливості заради варто відзначити, що від дефіциту кадрів страждають не тільки комерційні організації, а й державні та муніципальні архіви, в яких в цілому працює понад 16 тисяч співробітників.

Підготовка архівіста: в тандемі з потребами роботодавців

Незважаючи на інерцію уявлень про архівну справу, поступово компанії починають розуміти, що архівіст - це хранитель секретів компанії і своєрідний гарант її безпеки. Маючи в штаті архівного співробітника, відпадає необхідність запрошувати для упорядкування документів людини з боку. При належному наборі навичок «своя людина» зможе забезпечити нормальну роботу компанії. Він знатиме, як правильно оформити документи, як їх формувати, як правильно вони повинні надходити в архів і в якому складі, як своєчасно обробляти запити, що надходять від громадян, контрагентів і т.д.

Професіонали потрібні скрізь. І починати потрібно з освіти. В першу чергу необхідно адаптувати існуючі програми в вузах до актуальних потреб роботодавців. Це допоможе підвищити освітній рівень середньостатистичного студента і на цій основі сформувати новий пласт майбутніх фахівців. Архівна справа довгий час залишалося консервативним, але зараз, коли в наше життя проникають інформаційні технології, з'явилася можливість великих змін, які повинні торкнутися і вузівську підготовку.

Державні інститути допомагають студентам отримати систематичні академічні знання. Більш того, в рамках навчальної програми вони зазвичай проходять практику в державних архівах. І це, без сумніву, дуже цінний і базовий досвід. Разом з тим майбутні архівісти повинні пробувати себе і в комерційних компаніях, для того щоб розуміти колосальну різницю між архівістом, зайнятим в держустанові і в корпорації. Знання різних граней своєї спеціальності в подальшому дозволить розібратися у власних перевагах і зробити правильний професійний вибір.

У бізнесі можливо все!

При всій важливості освітньої підготовки майбутніх архівістів, важливо пам'ятати про те, що жодна навіть найдосконаліша програма навчання не гарантує місце в робочому кабінеті. Університет життя і досвіду - найкраща школа! Навчання в процесі - великий стрес для фахівця, але воно набагато ефективніше пасивної теорії і його практично нічим не можна замінити. Людина, який пропрацював більшу частину часу в держархіві, потрапляючи в комерційну компанію, втрачається. У держустановах все структуровано, стабільно і зрозуміло, а в великих компаніях робота вимагає іншого ставлення і рівня відповідальності. Правда, і дохід у приватній фірмі в кілька разів вище.

* У вашому відділі є план з управління документами? Наш новий RM Planning Tool
допоможе вам дістатися до бажаної мети. Подробиці на records.unit.edu/planning.

У новому середовищі архівісту доводиться постійно самоосвічуватися, підвищувати кваліфікацію і шукати нестандартні шляхи вирішення архівних завдань. Це не просто, але важливо розуміти, що на ринку дійсно не вистачає фахівців, а значить, справжній професіонал абсолютно точно зможе працевлаштуватися, причому працевлаштуватися дуже вдало.

Сьогодні архівіст - це робота на передовій бізнесу, і тому це престижно. Без документів (не важливо, в паперовому або електронному вигляді) бізнес не може існувати. У сучасних реаліях архівіст стає не тільки хранителем, а й управлінцем. Він безпосередньо бере участь в обміні інформацією, а значить, може певною мірою впливати на економічні чинники своєї компанії.

Сучасний архівіст - живий і безпосередній учасник бізнесу, готовий розвиватися і вдосконалюватися разом з ним. Це більше не професія, замкнута на самій собі. У ній присутній динаміка, яка передбачає здатність вибудовувати комунікацію, швидко освоювати сучасні технології і вміти втілювати їх в життя. До цього потрібно бути готовим. Сучасному бізнесу не потрібні громіздкі структури. Йому потрібні фахівці, здатні переключити свідомість на інтенсивне існування в діловому середовищі. Компанії будуть боротися за тих, хто усвідомлено отримує професію, хто цінує отримані знання і знає, як правильно їх застосувати. Це дуже важливий психологічний момент. Студентам часто говорять: «Такого бути не може». А я вам скажу, що в бізнесі буває все.

генеральний директор компанії