Зміст введення 3 - лекції з діловодства
1. ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА 3
1.1. Поняття діловодства та документаційного забезпечення управління. 3
1.2. Вимоги чинних нормативних актів до документаційного забезпечення діяльності підприємства. 4
1.3.Классіфікація документів 6
1.4. Уніфікація документів. 7
1.5. Поняття про документообіг. 8
2. ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ 9
2.1. Загальні вимоги до оформлення документів 9
Оформлення документів 17
2.4. Особливості складання та оформлення основних документів управління 18
2.5 Загальні поняття про міжнародні стандарти на документацію. 22
^ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ 26
3.1. Організація роботи з документами на підприємстві 26
3.2.Особенності роботи із вступниками, що відправляються і внутрішніми документами. 27
3.3. Реєстрація документів. 30
3.4. Складання номенклатури справ 32
3.5. Поняття про архівному збереженні 33
^ 4. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, які містять конфіденційну інформацію 35
4.1. Поняття про документи, що містять інформацію з обмеженим доступом 35
4.2. Комерційна таємниця 36
4.3. Захист документів, що містять комерційну таємницю 38
4.4.Організація роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію 39
^ 5. РОБОТА ВИКОНАВЦІВ З ДОКУМЕНТАМИ 42
5.1. Роль виконавця документів в постановці діловодства 42
5.2. Поняття виконання документа 42
5.3. Контроль виконання документів 43
5.4. Використання персонального комп'ютера в діловодстві 45
^ КОРОТКИЙ СЛОВНИК ТЕРМІНІВ 49
Навчальний посібник містить необхідну інформацію про документування діяльності сучасної організації та роботі з документами відповідно до вимог чинних законодавчих актів і нормативно-методичних матеріалів. Управління організацією неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішити завдання планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського обліку та звітності організації і т.п. Так, колегіальна діяльність засновників фіксується в протоколах; розпорядча діяльність директора - в наказах і розпорядженнях з основної діяльності та з особового складу; робота ревізійних комісій - в актах; виробничо-господарська діяльність - в договорах, контрактах, комерційної листуванні і т.д.
Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати, служать основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками підприємства в народному суді.
Багато видів управлінських документів підприємство зобов'язане пред'являти при перевірках з боку Державної податкової інспекції, при комплексних документальних ревізіях, що проводяться аудиторами.
Документи організацій, що відображають виробничо-господарську діяльність, представляють певну науково-історичну цінність, відносяться до пам'ятників культурної спадщини нашого часу, є частиною Архівного фондаУкаіни і підлягають подальшому зберіганню в державних архівах.
1. ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА
1.1. Поняття діловодства та документаційного забезпечення управління.
Термін «діловодство» бере свій початок від старого поняття «виробництво справ». Це поняття включало в себе безпосередній процес прийняття рішень на підставі документів. Справа в тому, що за старих часів у державних учрежденіяхУкаіни процес розгляду і вирішення тих чи інших питань «справ» називався «виробництвом справ». Поняттю «діловодство» можна дати наступне визначення:
Діловодство - це діяльність апарату управління, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій.
Тут під «документуванням» розуміється запис за встановленими формами управлінських рішень та дій з метою їх закріплення і передачі, а під «організацією роботи з документами» - створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в діловодстві.
Останнім часом, з ускладненням управлінської діяльності установи, діловодство стає особливою галуззю адміністративної та управлінської діяльності підприємства, установи.
Останнім часом термін «діловодство» все частіше став замінюватися поняттям «документаційне забезпечення управління (ДОП)». Цей термін виник у зв'язку з удосконаленням організаційно-технічної основи діловодства, в зв'язку з впровадженням в роботу з документами коштів обчислювальної техніки, сучасних інформаційних технологій збору, обробки, зберігання і використання інформації.
^ Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, за якими можна її ідентифікувати.
Всі офіційні документи мають загальні і спеціальні функції.
1.2. Вимоги чинних нормативних актів до документаційного забезпечення діяльності підприємства.
Документаційне забезпечення управління підприємства здійснює спеціальний структурний підрозділ. Цей структурний підрозділ може називатися: управління справами; загальний відділ; канцелярія; діловодство; секретаріат. В організаціях, де обсяг документів невеликий, роботу з документами виконує секретар. Далі в цій лекції всі ці підрозділи будемо називати «служба ДОУ». Структура служби ДОУ залежить від обсягу завдань і технологічного ланцюжка операцій, що проводяться з документами.
Цілі служби ДОУ:
Керівництво документаційному потоками;
Координація видів робіт з документами;
Контроль за послідовністю роботи з документами;
Організація робіт з документаційного забезпечення управління.
Завдання служби ДОУ
вдосконалення форм і методів роботи з документами
забезпечення єдиного порядку документування;
забезпечення єдиного порядку роботи з документами;
контроль за виконанням документів;
зберігання документів;
уніфікація форм документів;
пошук способів скорочення документообігу;
методична робота по вдосконаленню документаційного забезпечення в організацій;
впровадження прогресивних технологій на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки.
Усі законодавчі акти і нормативно-методичні документи з ведення діловодства повинні враховуватися в своїй роботі фахівцями організацій та підприємств усіх організаційно-правових форм.
1.3.Классіфікація документів
Перш ніж говорити про класифікацію документів, необхідно відзначити, що існує кілька систем документування: адміністративна, статистична, комерційна та ін. Предметом даного курсу є адміністративна система документування.
Адміністративна система документування може (як і інші системи) класифікуватися за різними ознаками. Мета класифікації, у всіх випадках, - підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів і обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації.
Класифікація документів можлива за такими ознаками:
1. За видами: - організаційно-розпорядчі;
- по особовому складу.
2. За формою: - індивідуальні;