застаріла лексика
Архаізми- це слова, які називають існуючі реалії, але витіснення з ужитку синонімічні словами. Історизм - це слова, що вийшли з ужитку в зв'язку зі зникненням позначалися ними понять. Вживання таких слів в управлінській документації неприпустимо, їх слід замінювати сучасними словами і оборотами:
Замість Слід писати
при цьому направляємо направляємо
цей самий (вищезазначений) названий
вишепоіменованних вказаний (названий)
цього року цього року (поточного року)
справжнім повідомляємо повідомляємо
цей акт складений акт складений
неологізми
Неологізми першого типу мають повне право на існування в ділового мовлення. Це слова типу: супутникова інформація, автосе-лон, прес-секретар, префектура, депозитарій, телефакс та ін.
Неологізми другого типу не повинні вживатися в официаль-ної ділового мовлення.
Запозичені слова
Слова з «універсальним» значенням
Особливість ділового стилю - вживання так званих уні-версальная слів, т. Е. Слів зі стертим, невизначеним значенням. Універсальні слова є багатозначними, що дозволяє ис-користувати їх у різних контекстах замість точних смислових оп-ределенном, наприклад:
«До теперішнього часу слабо ведуться підготовчі роботи по реконструкції та ремонту інженерних мереж» (слово слабо означає, що роботи ведуться повільно, неритмічно, неорганізовано, погано). «Протокол слабо відображає позиції сторін в питанні формирова-ня паркової зони на території житлового району Мар'їно» (слово слабо означає «неточно», а може бути, і «упереджено»). Якщо в інших стилях мови вживання таких слів сприймаються-ється як небажане явище, то в ділових текстах воно є нор-мій. Вони вживаються, як правило, в описовій частині тексту, мета якої - викласти події, дати загальну оцінку ситуації.
скорочені слова
Довгі слова і словосполучення ускладнюють їх вживання, тому в усній і письмовій мові з метою компресії (стиснення) мови для позначення понять використовуються скорочення.
Розрізняються два основних види скорочених слів:
-лексичні скорочення (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв або шляхом поєднання частин слів: СНД, Москапремонт, заст. спец-зв і ін .;
-графічні скорочення, т. е. застосовуються в письмовій мові скорочені позначення слів: пан, точка, ж.-д. кв. м. л. прим. та ін.
Абревіатури функціонують як самостійні слова. Гра-фические скорочення словами не є, застосовуються тільки на листі і при читанні розшифровуються, Новомосковскются повністю.
- ініціальні скорочення - скорочення, утворені з початкових літер слів, що позначають поняття; вони, в свою чергу, поділяються на: літерні (при читанні вимовляються букви): МНС, ЖБК, АКБ, СП, МП, КБ;
- звукові (при читанні вимовляються звуки): ГОСТ, ДАІ, ТЕО, РЕУ, ДЕЗ, ТЕЦ, ЛЕП, АЕС, МОС ОТІС, ВОСВОД, вуз;
- буквено-звукові (при читанні частина слова по буквах, частина - звуками): ГУВС, ТОО, ЦТСА, НІОПІК;
- складові скорочення - утворені з частин, складів слів: зам-перед, Москомзем, Мосзеленстрой, Дорінвест, Мосжілстрой, Мосін-тур, техред, головбух, завгар;
- частічносокращенние слова - утворені з частини або частин I слові повного слова: Мослесопарка, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, госпрозрахунок, Рембаза;
- усічення: заст. зав. спец. перед .;
- телескопічні скорочення - утворені з початку і кінця складових слів: рація (ра [діостан] ція), біоніка (біо [логія і електро] ніка);
- змішаного типу: ВНІІторгмаш, МосАЕРО, МосгорБТІ.
Тіпиграфіческіх скорочень:
- точкові: стор. - сторінка, ін. - інші, т. п. - тому подібні, див. - дивись, пов. - поверх, вул. - вулиця і ін .;
- дефісное: пан - пан, гр-н - громадянин;
- косолінейние: п / о - поштове відділення, б / г - без року і ін .;
- нульові, або курсивні (як правило, так позначаються физичес-кі величини: т, кг, см, л);
- комбіновані: ж.-д. - залізничний, пн.-зх. - північно-західний і ін.
Складові і частічносокращенние абревіатури пишуться з біль-шою букви, якщо позначають індивідуальні назви організацій, установ, підприємств: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство і ін.
Родові назви пишуться з малої літери: держархів, вуз і ін.
Ініціальні абревіатури незалежно від того, чи є вони позначенням власного імені або номінального, пишуться великими літерами: ЕСД, МЕП, СНИП, ГТК.
Звукові абревіатури пишуться прописними буквами, якщо утворені від імені власного, і малими, якщо утворені від загального слова: РАУ - українська академія управління, але: перша частина абревіатур змішаного типу, утворених частково з початкових букв і усічених слів, пишеться великими літерами, друга частина - малими: НІІТмаш, ВНІІоргтехнікі - абревіатури, утворені з усічених слів (або повного слова і з початкових букв, пишуться в такий спосіб: в першій частині перша буква заголовна (якщо абревіатура позначена ет ім'я собст-дарське), інші - рядкові; якщо абревіатура позначає на-від'ємне слово, всі букви першої частини малі, а букви вто-рій частини - заголовні: КунцевоКРТ, міське БТІ.
При вживанні графічних скорочень слід пам'ятати, що вони не повинні закінчуватися на голосну.
Допускається вживати тільки загальноприйняті графічні скорочення, зафіксовані в державних стандартах і словниках.
Графічні скорочення в множині, як правило, не подвоюються, виняток становлять: рр. - роки, пп. - пункти і деякі інші.
Не допускається перевантажувати текст графічними скороченнями, не рекомендується застосовувати кілька графічних скорочень в короткому тексті.
При включенні в текст документа скорочення слід тщатель-но проаналізувати: чи зручно таке скорочення для виголошення, запам'ятовування; не збігається дане скорочення з уже існуючим скор-щением для позначення іншого поняття в тій же області або з на-званням фірми, організації, торговим найменуванням та ін.