Загальні основи менеджменту, поняття місії організації і фактори, що впливають на її формування

Поняття місії організації обумовлюється її цілями і факторами, що впливають на її формування. Місія - формулює напрямок руху організації з урахуванням внутрішніх і зовнішніх умов. Вона формується і відточується роками, рідко змінюється.

На формулювання місії впливають такі фактори, як: історичні традиції, конкурентні переваги і загрози, існуючий потенціал організації, думка партнерів, влади, погляди вищого керівництва. Наприклад, у відомій японській компанії «Мацусіта» до складу місії входять наступні моменти: зростання завдяки взаємній вигоді для фірми і споживачів; отримання прибутку шляхом служіння суспільству; чесна конкуренція на ринку; взаємна вигода для фірми, постачальників і партнерів; участь в управлінні всіх працівників.

На основі місії формулюються загальні цілі (зазвичай 4-6), які відображають найважливіші напрямки діяльності організації в цілому і можуть бути інтегральними і функціональними. Перші пов'язані, наприклад, з досягненням її стійкості, забезпеченням необхідного рівня рентабельності, прибутку, продажів, виходом на зовнішні ринки і т.п. Другі - з окремими конкретними сторонами роботи організації: фінансами, маркетингом, кадровою роботою. Вони є завданнями для відповідних служб.

У менеджментепод метою розуміється ідеальне або бажаний стан об'єкта управленія.На досягнення такого стану і орієнтована насамперед управлінська діяльність. Великі організації мають не одну, а безліч цілей, зазвичай доповнюють і підтримують один одного. Ці цілі або відкрито проголошуються вищим керівництвом, або неофіційно реалізуються в діяльності організації. Досягнення цілей повинно бути корисно організації, кожному її члену окремо, а також тим, хто з нею співпрацює, - діловим партнерам, владі і суспільству в цілому.

У той же час реальний результат людської діяльності, як правило, не збігається з наміченою метою, оскільки в процесі руху до неї завжди можуть мати місце різні відхилення.

Цілі організації змінюються під впливом зовнішніх умов її діяльності, техніки і технології, зміни поглядів керівництва. Така переорієнтація багато в чому забезпечує їй виживання.

Вперше питання про мету організації був, мабуть, поставлений великим Аристотелем. «Так як дій, мистецтв і наук багато, - писав він, - багато виникає і цілей. У лікування - це здоров'я, у суднобудування - судно, у военачалія - ​​перемога, у господарювання - багатство ». Однак сьогодні настільки пряма постановка мети господарювання відходить у минуле.

По-перше, поряд з комерційними з'явилися некомерційні організації, наприклад благодійні фонди і т.п. Чи не орієнтуйтеся на приріст багатства.

По-друге, сьогодні в більшості великих організацій при владі стоять не власники, а наймані керуючі. Ці особи мають свої цілі, які далеко не завжди безпосередньо пов'язані тільки з збагаченням.

По-третє, сама прибуток сьогодні в більшій мірі залежить не стільки від уміння продати створений товар, скільки від здатності зробити те, що потрібно в даний момент людям і задовольняє їхні потреби. Хто справляється з таким завданням краще за інших, може розраховувати і на більший прибуток, яка у ролі безпосередньої мети комерційних організацій фігурує все рідше.

«Той, хто найкращим чином служить суспільству, вигадує більше всіх», - ці слова найбільшого японського підприємця і теоретика бізнесу К. Татеісі є основоположною ідеєю, на якій в сучасних умовах грунтується формулювання мети комерційної організації.

Цілі організації формуються тими, хто розпоряджається ключовими ресурсами. У той же час, формулювання їх не довільна, виходить не тільки з особистих поглядів керівництва, але і з тієї ролі, яку організація відіграє в суспільстві, характеру її виробничого і кадрового потенціалу. Наприклад, мета автомобільного заводу не може полягати в виробництві ковбаси, а ткацької фабрики в ремонті побутової техніки. Вони не мають для цього необхідним обладнанням, а співробітники - відповідними знаннями та досвідом. Маленька організація не може прагнути стати національним, а тим більше світовим лідером у своїй галузі, так як для цього у неї просто не вистачить ресурсів. Нарешті, організація не може ставити перед собою мету робити те, що нікому не потрібно.

На формулювання цілей істотно впливають також інтереси суб'єктів, пов'язаних з діяльністю організації. До них, крім її власників або керівників, відносяться співробітники, яким організація дає гроші на прожиття; ділові партнери, чиє благополуччя також в чималому ступені від неї залежить; місцева влада, яким організація допомагає вирішувати багато їх проблеми; суспільство в цілому. Наприклад, якщо велика організація не зможе реалізувати своїх цілей і розориться, роботу можуть одночасно втратити десятки, а то і сотні тисяч людей, що неминуче створить величезні труднощі навіть для держав з розвиненою економікою.

Звичайно, іноді умови діяльності організації сприймаються її керівництвом не цілком адекватно, а звідси і виникають помилки при постановці цілей і визначенні способів їх досягнення, що призводять до неефективних рішень, марнотратства ресурсів.

В рамках управління організацією цілі виконують такі функції.

1. Цілі відображають її філософію, концепцію діяльності та розвитку, а отже, в кінцевому підсумку, визначають структуру організації та управління нею. Досить згадати, що підрозділи створюються перш за все відповідно до основних напрямків діяльності.

2. Цілі зменшують невизначеність поточної діяльності як організації, так і окремої людини, стаючи для них орієнтирами в навколишньому світі. Вони допомагають сконцентруватися на досягненні потрібних результатів, протистояти миттєвим поривам та бажанням, регулювати власну поведінку. Це допомагає діяти швидше, домагаючись наміченого з мінімальними витратами.

3. Цілі становлять основу критеріїв для виділення проблем, прийняття рішень, контролю і оцінки результатів діяльності, матеріального і морального заохочення співробітників, які при цьому найбільшою мірою відзначилися.

4. Цілі, які містять в собі виклик, згуртовують навколо себе ентузіастів, спонукають їх брати на себе добровільно нелегкі обов'язки і докладати всіх можливих зусиль для їх виконання. Причому складні і важкі цілі ведуть до більш високої результативності в порівнянні з дрібними або відсутністю цілей, їх постановкою в загальному вигляді.

5. Офіційно проголошені цілі служать виправданням в очах громадськості необхідності і законності існування даної організації, особливо якщо її діяльність викликає несприятливі наслідки, наприклад забруднення навколишнього середовища.

До цілей організації пред'являються певні вимоги:

1) конкретність і вимірність. Це дозволяє висловити їх не тільки в якісних, а й в кількісних показниках. В результаті полегшується оцінка процесу їх досягнення, їх сприйняття людьми, узгодження, а тому знижується конфліктність;

2) реальність для даних умов, забезпеченість відповідними ресурсами організації, що оцінюється в процесі складання планових бюджетів і розподілу ресурсів. Інакше розсудливі люди не стануть даремно витрачати час на їх досягнення і втратять довіру до керівництва;

3) гнучкість, здатність до трансформації відповідно до стрімко мінливих умов діяльності організації;

4) прізнанност' персоналом як особистих цілей. Оскільки цілі зазвичай досягаються в результаті спільної діяльності людей, вони повинні бути відомими, зрозумілими, близькими більшості членів організації;

5) проверяемость - обумовлена ​​необхідністю оцінювати ступінь досягнення цілей і здійснювати відповідне стимулювання людей;

6) сумісність працівників один з одним у часі і просторі, взаємна підтримка. Вона орієнтує поточну діяльність керівників.

Специфічні цілі розробляються в кожному підрозділі (стратегічної господарської одиниці) і визначають основні напрямки його діяльності в світлі реалізації їх спільних цілей. Зазвичай вони охоплюють вже середньо- і короткостроковий періоди і обов'язково виражаються в кількісних показниках, складаючи основу планів.

Оскільки специфічні цілі відображають інтереси відносно самостійних підрозділів, вони неминуче вступають в певні протиріччя з загальними. У зв'язку з цим виникає необхідність їх взаємної ув'язки в інтересах досягнення максимуму загальорганізаційних результатів.

Процес формування цілей в залежності від особливостей організації може відбуватися як централізовано, так і децентралізовано. У першому випадку забезпечується їх єдина орієнтація в рамках організації, але тоді для нижчих рівнів управління цілі виявляються нав'язаними, що може викликати опір виконавців. У другому випадку ці проблеми знімаються, але виникають складнощі, пов'язані з координацією цілей, напрямком їх в єдине русло.

В сучасних умовах місія і загальноорганізаційні цілі часто формуються в спільному діалозі вищих менеджерів, керівників підрозділів, консультантів з питань управління.

Постійні зміни в зовнішньому і внутрішньому середовищі організації призводять до того, що цілі доводиться коригувати або переглядати. Одні організації це роблять у міру накопичення таких змін; інші - в залежності від конкретної ситуації; треті - систематично, на основі відстеження тенденцій, не чекаючи серйозних потрясінь.

Найчастіше при коригуванні застосовується тактика «наповзання» однієї мети на іншу. Наприклад, спочатку розробляється довгострокова мета, а виходячи з неї - короткострокова. При досягненні останньої з урахуванням накопичених змін розробляється нова довгострокова мета, а на її основі - чергова короткострокова.

В результаті, в організації складається певна система цілей, а також механізм її постійного оновлення. В її рамках мети впорядковані і збалансовані. Систему цілей можна уявити декількома способами.

1. Як «дерево цілей», від «стволи» якого, відповідного місії організації, відходить кілька великих «гілок», що символізують загальноорганізаційні цілі, які в подальшому розгалужуються на більш дрібні, відповідні специфічним, причому «крона» такого дерева може галузитися до нескінченності (рис. 4.1).

Мал. 4.1. «Дерево цілей»

Таким чином, більшість цілей є одночасно і засобом досягнення для інших. Недоліком «дерева цілей» є значна схематичність і ієрархічність.

2. Як ієрархію цілей, в якій цілі вищого рівня виявляються більш важливими і широкими за охопленням і часу існування, ніж цілі нижчого рівня. У той же час на послідовність їх реалізації, на відміну від попереднього випадку, ця обставина не впливає.

3. Шляхом ранжування за такими підставами, як внесок в реалізацію місії організації; можливість досягнення в заданий термін в умовах обмеженості ресурсів; величина вигоди, яка може бути отримана в процесі їх реалізації; число попутно розв'язуваних проблем і т.п.

Ранжуються цілі, наприклад, шляхом перемноження визначаються на основі експертних оцінок ступеня важливості для організації кожної з них (в балах) та їх вкладу в підсумковий результат (у відсотках або в частках одиниці), а потім розташування в порядку убування отриманих величин.

На основі цілей організація формулює завдання, які повинні бути вирішені в процесі їх досягнення. Завдання - це сукупність вимог для прийняття дій в конкретній ситуації. Вона реалізується як серія робіт, робота або її частина, які повинні бути виконані заздалегідь встановленим способом в обумовлені терміни.

Завдання також містять обмеження, тобто перерахування дій, від яких необхідно утримуватися, наприклад, від порушення антимонопольного законодавства. Крім того, в порівнянні з цілями завдання є більшою мірою індивідуалізованими і персоніфікованими, включають елементи, що дозволяють їм бути привабливими для виконавців.

Якщо місія і цілі формуються керівниками і консультантами, то завдання на їх основі - плановиками.

Ієрархія цілей. Цілі, що стоять перед організацією, можна класифікувати наступним чином.

1. За джерелами:

- внутрішні цілі - цілі самого колективу, що орієнтуються на задоволення його потреб. Вони формуються або як рівнодіюча, або як збігається частина індивідуальних цілей його учасників, що багато в чому полегшує процес управління.

2. З точки зору комплексності: прості, складні цілі, які в свою чергу розбиваються на підцілі.

3. За ступенем важливості:

- стратегічні цілі орієнтовані на рішення перспективних масштабних проблем, якісно змінюють вигляд організації, наприклад, заняття лідируючого положення в своїй сфері діяльності;

- тактичні цілі відображають окремі етапи досягнення стратегічних, наприклад, проведення капітального ремонту. Вони бувають оперативними (цілі річного плану) і операційними (поточні завдання).

4. За тривалістю дії:

- довгострокові цілі (понад п'ять років);

- середньострокові (від року до п'яти років);

- короткострокові (до одного року).

Для короткострокових цілей характерна значно більша, ніж для довгострокових, деталізація і конкретизація необхідних дій, і самі по собі вони є підцілі на шляху реалізації довгострокових.

До технологічних цілей можна віднести комп'ютеризацію, впровадження гнучких технологій, будівництво нових виробничих будівель.

Прикладом економічних цілей є зміцнення фінансової стійкості організації, зростання прибутковості роботи, збільшення ринкової вартості акціонерного капіталу.

Виробничі цілі можуть складатися у випуску певного обсягу товарів і послуг, підвищення їх якості, збільшення ефективності виробництва, зниженні собівартості.

Адміністративні цілі припускають, наприклад, досягнення високої керованості організацією, надійної взаємодії між співробітниками, хорошою їх дисципліни, злагодженості в роботі.

Маркетингові цілі пов'язані з завоюванням тих чи інших ринків збуту, залученням нових покупців, клієнтів, продовженням життєвого циклу товарів і послуг, досягненням лідерства в цінах і ін.

Науково-технічні цілі фіксуються на створенні та впровадженні у виробництво нових зразків продукції і удосконалення існуючих, доведення їх до рівня вимог світових стандартів.

6. З точки зору пріоритетності:

- необхідні цілі, досягнення яких вирішальним чином впливає на стан організації, підрозділу або окремого працівника;

- бажані цілі, реалізація яких дозволяє певною мірою поліпшити стан справ і створити додаткові гарантії стабільності;

- можливі цілі, досягнення яких в даний момент нічого не змінює.

7. По спрямованості:

- на кінцевий результат, наприклад, випуск певного обсягу продукції;

- на здійснення тієї чи іншої діяльності, наприклад, підвищення кваліфікації;

- на досягнення певного стану об'єкта управління - реконструкцію підприємства.

8. За формою вираження:

- цілі, що характеризуються кількісними показниками (наприклад, отримання обсягу продукції);

- цілі, описувані якісно (наприклад, досягнення сприятливого морально-психологічного клімату в колективі, який нічим виміряти не можна).

9. З точки зору особливостей взаємодії: байдужі по відношенню один до одного (індиферентні); конкуруючі; доповнюють (компліментарні); виключають один одного (антагоністичні); збігаються (ідентичні).

- загальноорганізаційні і специфічні цілі.